Digitaler Rechnungseingang

Sichere Workflows für Ihre Eingangs-rechnungen.

Mit FTAPI den elektronischen Rechnungseingang schnell und erfolgreich automatisieren.

Sie kennen das: Den üblichen Rechnungseingang im Unternehmen per Hand zu erledigen ist ein Ressourcenfresser – für alle Beteiligten. Zahlreiche Briefe und E-Mails öffnen, sichten und den richtigen Ansprechpartnern weiterzuleiten, kostet Zeit, Geld und Motivation. Dabei sind die Dokumente dann nicht einmal ordentlich in etwaige digitale Buchhaltungssysteme eingepflegt, obwohl sie bereits zeitaufwändig angefasst wurden.

Die FTAPI SecuFoms und die FTAPI SecuFlows für den digitalen Rechnungseingang entlasten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen von kostspieligen Routineaufgaben. Ein digitales Formular für Rechnungen sorgt für einen strukturierten und sicheren digitalen Dateneingangskanal. Damit optimieren Sie interne Prozesse, reduzieren Umlaufzeiten und senken Kosten von Mahngebühren und Skontoverlusten.

Mit dem digitalen Rechnungseingang von FTAPI steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens – schnell und nachhaltig.

Weshalb sollte ich meinen Rechnungseingang rasch digitalisieren und automatisieren?

Die Digitalisierung sorgt für deutliche Fortschritte in der Produktivität und sichert den entscheidenden Wettbewerbsvorsprung. Darüber hinaus bieten der elektronische Rechnungseingang und die automatisierte Weiterverarbeitung folgende Vorteile:

Sie sparen Kosten.
Durch die Umstellung von Rechnungen in Papierform hin zum digitalen Rechnungseingang und der Automatisierung von Rechnungs-Workflows sparen Sie 60 bis 70 % der aktuellen Kosten, so das Schweizer Unternehmen Billentis. Ihre Mitarbeiter*innen werden spürbar von Routineaufgaben entlastet und die Umlaufzeiten reduziert. Arbeiten Sie konstruktiv und reibungslos mit Ihren Lieferanten und profitieren Sie davon, dass künftig weniger Skontoverluste entstehen und kaum noch Mahngebühren anfallen.
Sie stellen Transparenz her.
Auf Wunsch werden die zuständigen Ansprechpartner*innen sofort über den Eingang neuer Rechnungen benachrichtigt. Der Rechnungseingangsprozess integriert sich nahtlos in Ihr ERP-System. Alle Beteiligten haben stets den Überblick über den Stand der Rechnungsverarbeitung.
Sie vermeiden Fehler.
Die einheitliche und strukturierte Eingabe wichtiger Daten stellt sicher, dass die Rechnungen von Anfang an richtig zugeordnet werden. Indem Ihre Lieferanten ein klar verständliches Formular ausfüllen, wird verhindert, dass wichtige Informationen zum Weiterverarbeiten des Dokuments fehlen. Anhänge, die unterwegs verloren gehen, gehören der Vergangenheit an.
Sie arbeiten sicher und rechtskonform.
Der gesamte Prozess, vom automatischen Rechnungseingang bis zur Archivierung ist bestens geschützt, revisionssicher und DSGVO-konform. Alle Daten sind durchgängig verschlüsselt, in hochsicheren Rechenzentren mit Standort Deutschland. Die FTAPI und ihre Software-Produkte sind nach aktuellen Sicherheitsstandards zertifiziert.

Nahtlose Integration in Ihr ERP-System.

Stellen Sie jetzt Ihre Rechnungseingangs-Workflows nachhaltig auf E-Invoicing um.

Die Lösung für effiziente Rechnungs-Workflows.

Lösen Sie teure papiergebundene Rechnungsprozesse durch elektronische Verfahren ab und heben Sie ohne großen Aufwand rasch bisher ungenutzte Potenziale. Wir von FTAPI helfen Ihnen und Ihrer Finanzabteilung, durch die Optimierung interner und externer Prozesse wettbewerbsfähig zu bleiben. Damit Sie sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Empfangen, verarbeiten und archivieren. Ohne Aufwand.

So funktioniert der digitale Rechnungseingang mit FTAPI.

Schritt 1

Lieferanten füllen ein sicheres und DSGVO-konformes Online-Formular mit Ihren Angaben aus und laden die Rechnung(en) als Anhänge hoch.

Schritt 2

Beim Absenden des Formulars werden sämtliche Eingaben und Anhänge noch im Browser verschlüsselt und sicher übertragen.

Die zuständigen Ansprechpartner*innen im Unternehmen erhalten eine Benachrichtigung.

Schritt 3

Alle Daten und Dateien der Lieferanten gelangen direkt in das IT-System des Unternehmens. Es muss nichts von Hand übertragen werden. Die Informationen sind während der gesamten Übertragung zuverlässig geschützt.

Nur ausgewählte Angestellte haben direkten Zugriff über bestehende Systeme.

Schritt 4

Die Unterlagen und deren Daten können automatisiert in weitere Systeme überspielt und darin genutzt werden.

Die Empfangenden können somit in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten.

Um Ihre Rechnungsverarbeitung vollständig zu automatisieren, benötigen Sie folgende zwei Standardprodukte von FTAPI:

FTAPI SecuForms

Richten Sie mit FTAPI SecuFoms ganz unkompliziert ein Rechnungseingangsportal ein. Das Formular für Ihre Lieferanten gestalten Sie ganz nach Ihren Wünschen.

FTAPI SecuFlows

Mit den FTAPI SecuFlows automatisieren Sie die weitere Rechnungsverarbeitung: von der Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen über die Rechnungsfreigabe bis zur revisionssicheren Archivierung.

Whitepaper: "Digitaler Rechnungseingang"

Auch mit kleinen Schritten können Firmen eine große Wirkung erzielen. Die Optimierung von Prozessen durch intelligentes E-Invoicing hilft, Kosten schnell und signifikant zu senken.

So effizient ist der digitale Rechnungseingang.

Ihre Vorteile.

Einheitliche Dateneingabe

Die richtige Information landet immer am richtigen Ort.

Durchgängige Verschlüsselung

Die bewährte FTAPI SecuPass Technologie basiert auf der anerkannten AES 256-Bit-Verschlüsselung.

DSGVO-konform

Halten Sie Datenschutzrichtlinien mit FTAPI ganz einfach ein.

Nutzung ohne Registrierung

Ihre Lieferanten geben alle wichtigen Daten direkt ein.

Effizienzsteigerung

Ihre Mitarbeiter*innen können sich ganz auf das Wesentliche konzentrieren.

Automatische Weiterverarbeitung

Das bewährte FTAPI-System ersetzt viele manuelle Verarbeitungsschritte.

Finanzwesen, Kommunikation und Prozesse – vollständig integriert mit unseren FTAPI-Lösungen.

Automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse und entlasten Sie so Ihre Mitarbeiter*innen von lästigen und fehleranfälligen Routineaufgaben.
Richten Sie die digitale Rechnungsfreigabe ein und verabschieden Sie sich so von teuren, papiergebundenen Abläufen.
Bewahren Sie Rechnungen digital auf und halten Sie alle gesetzlichen Vorgaben ein – mit den zertifizierten Lösungen von FTAPI.

Erfahren Sie, wie FTAPI Ihren Rechnungseingang automatisiert.

Häufige Fragen zum digitalen Rechnungseingang.

Haben elektronische Rechnungen die gleiche Gültigkeit wie Rechnungen in Papierform?

Alle Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen sind grundsätzlich umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Bei dem Empfang von elektronischen Rechnungen muss ein Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger bestehen. Die Zustimmung des Empfängers muss nicht schriftlich erfolgen, sondern es genügt, wenn die E-Rechnungen vom Empfänger akzeptiert und damit stillschweigend das Verfahren gebilligt wird.

Welche Vorteile ergeben sich durch E-Rechnungen für Lieferanten?

Die Einreichung von Rechnungen über ein digitales Rechnungseingangsportal liefert den Lieferanten einen eindeutigen Eingang für Rechnungen. Zudem kann für eine erfolgreiche Einreichung festgelegt werden, welche Dateiformate akzeptiert werden und welche Anforderungen an die Rechnungsdatei erfüllt sein müssen.