5 Vorteile mit dem Online-Formular, die Sie kennen sollten

Längst im digitalen Zeitalter angekommen gehört es trotzdem noch zum Standard, dass Informationen per Post oder sogar per Fax bei Organisationen eingehen. Wenn dabei kein konkreter Ansprechpartner angegeben ist, muss erst einmal der richtige gefunden werden. Ist dieser schließlich ermittelt, müssen die Informationen digital erfasst werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können. Sind die Informationen dann auch noch lückenhaft, müssen sich die Angestellten auf die zeitintensive Suche nach den fehlenden Angaben machen. Die Folge: Der Antragstellende ist genervt, weil die Bearbeitung so lange dauert und Mitarbeitende müssen wertvolle Ressourcen in zeitintensive Prozesse stecken. Ein strukturiertes Input Management, beispielsweise durch den Einsatz von sicheren Formularen, kann hier Abhilfe schaffen.

Allerdings ist das mit den Formularen so eine Sache. Entweder man hasst sie, oder man liebt sie. Denn die Vorurteile gegenüber Kontaktformularen sitzen tief. Die typischen Reaktionen, wenn man ein Kontaktformular anstatt einer Telefonnummer findet, reichen von “Die Nachricht verschwindet ohnehin im Nirvana.” über “Wer weiß, wo meine persönlichen Daten jetzt landen.” bis hin zu “Da meldet sich dann sowieso nie jemand zurück.”

Dabei müssen Formulare keinen Weg ins virtuelle Nirgendwo bedeuten, sondern deuten vielmehr in die Zukunft des digitalen Inputmanagements. Wir geben Ihnen fünf Gründe, sich in sichere Formulare zu verlieben.

Digitale Datenflut beherrschbar machen

Immer mehr Unternehmen und Behörden setzten bereits auf eine digitale Datenübertragung: Ob eine Reservierung beim Lieblingsitaliener, eine Terminvereinbarung beim Arzt, die Bewerbung beim nächsten Karrieresprungbrett oder die Verlängerung des abgelaufenen Führerscheins. Was für den Endverbraucher eine erhebliche Erleichterung im Alltag darstellt, kann für Organisationen schnell zur Herausforderung werden. Denn aus den Daten, die eingereicht werden, wird, wenn das richtige System fehlt, ein kaum überschaubarer Berg an digitalen Formaten, die zeitaufwändig und häufig manuell weiterverarbeitet werden müssen. 

Das Zauberwort lautet an dieser Stelle „digitales Input Management“. Ziel ist es, Daten systematisch und standardisiert zu erfassen, um sicherzustellen, dass alle Informationen für eine anschließende digitale Weiterverarbeitung vorliegen und die Übertragung in das nächste System unkompliziert und barrierefrei funktioniert. Am besten eignen sich dafür – Sie dachten es sich sicher schon – sichere Formulare.

1. Leichter den richtigen Ansprechpartner finden

Sichere Formulare können dabei unterstützen, Anfragen und Informationen direkt an die richtige Stelle zu leiten. Entsprechende Empfänger können auf Basis vorab definierter Kriterien festgelegt werden. So wird sichergestellt, dass die Daten direkt an den richtigen Ansprechpartner geleitet werden. Damit sparen sich IT-Abteilungen und Unternehmen die zeitaufwändige Pflege von Funktionsadressen und den dazugehörigen Verteilern. Insbesondere bei sensiblen Daten muss sichergestellt sein, dass die Informationen nur an Personen mit entsprechender Berechtigung geleitet werden, um eine sichere und DSGVO-konforme Weiterverarbeitung sicherzustellen.

2. Schneller relevante Informationen abfragen

Formulare können außerdem dazu beitragen, Standardabläufe effizienter zu gestalten und damit Zeit und Ressourcen sparen. Durch eine individuelle Konfiguration können genau die Parameter abgefragt werden, die für eine nachträgliche Weiterverarbeitung benötigt werden. Der Einsatz entsprechender Pflichtfelder führt dazu, dass alle relevanten Informationen enthalten sind – sonst können die Informationen nicht eingereicht werden. Damit müssen die eingehenden Datensätze nur noch in Ausnahmefällen händisch überarbeitet und in ein neues System übertragen werden.

3. Geeignete Dateiformate auswählen

Neben den notwendigen Parametern können zusätzlich entsprechende Dateiformate festgelegt werden. Durch eine Reglementierung der akzeptierten Dateiformate kann beispielsweise ausgeschlossen werden, dass Dokumente in Papierform eingehen und umständlich archiviert weitergeleitet werden müssen, die zugelassene Dateigröße überschritten wird, Formatierungen verloren gehen oder Dateien im schlimmsten Fall gar nicht geöffnet werden können.

4. Nutzererlebnis für Kunden und Angestellte verbessern

Nicht nur die interne Verarbeitung von Dokumenten und Dateien wird durch den Einsatz von digitalen Formularen verbessert. Auch die Kommunikation mit den Kunden kann effizienter gestaltet werden. Durch entsprechende Online-Formulare finden Kunden und Interessenten direkt eine zentrale Anlaufstelle für ihre Fragen, durch ein entsprechendes Dropdown-Menü können gezielt die Ansprechpartner für die entsprechenden Fragestellungen ausgewählt werden.

5. Schutz sensibler und personenbezogener Daten erhöhen

Unverschlüsselte E-Mails und Anhänge sind eines der größten Einfallstore für Cyberkriminelle. Verständlich, immerhin können wichtige Informationen ganz einfach eingesehen und als Grundlage für Social Engineering genutzt werden. Anschließend kann eine entsprechende, kaum vom Original zu unterscheidende E-Mail verfasst werden, in deren Anhang ein Stück Ransomware versteckt ist, das in der Lage ist, die gesamte Infrastruktur lahmzulegen.

Sichere Formulare können Organisationen dabei unterstützen, die Flut an übermittelten Daten, Informationen und Formaten zu überblicken und gleichzeitig Prozesse effizienter zu gestalten – und einmal ins Herz geschlossen kann man sich einen Arbeitsalltag ohne sie gar nicht mehr vorstellen.

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