Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Sparen Sie Zeit und Geld durch den elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Ihre Situation

Sie erstellen jeden Monat hunderte oder tausende Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Arbeitnehmenden und versenden sie per Post. Das beansprucht Sie unzählige Stunden an jedem Monatsende und blockiert wertvolle Ressourcen – ganz zu schweigen von den Kosten. Ihre Mitarbeitenden erhalten die Abrechnungen erst einige Tage später.

Ihnen ist bewusst: Das ist nicht mehr zeitgemäß. Außerdem ist die Abrechnung in Papierform in puncto Datenschutz kritisch: Sie kann leicht von unbefugten Personen eingesehen werden. Deshalb suchen Sie nach einer Lösung, um den Abrechnungsversand zu digitalisieren.

Die Lösung

Sie versenden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen komplett digital mit der FTAPI-Software. Der gesamte Prozess läuft automatisiert ab. Manuelle Arbeiten sind nicht mehr nötig: eine große Erleichterung und Zeitersparnis! Alle Daten werden verschlüsselt übermittelt: auf dem Weg vom HR-System bis zu den einzelnen Empfangenden. Damit erfüllen Sie ohne weitere Maßnahmen alle Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz.

Statt mit Papier beschäftigen Sie sich in der HR-Abteilung in Zukunft mit wichtigeren Aufgaben – und bieten Ihren Mitarbeitenden als Arbeitgeber den Service, den sie erwarten.

Ihre Vorteile durch die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wie profitieren Sie konkret, wenn Sie den Versand der Unterlagen für Ihre Angestellten digitalisieren?

  • Innerhalb weniger Minuten erledigt

    Es dauert nur wenige Klicks und Minuten, bis die Lohnabrechnungen aus Ihrem System zu Ihren Angestellten kommen – egal, wie viele es sind. Sie sparen sich Stunden an Arbeitsaufwand fürs Ausdrucken, Sortieren, Kuvertieren, Versenden oder Verteilen der Briefe. Auch auf die manuelle Ablage der Papierunterlagen im Archiv können Sie in Zukunft verzichten.

  • Vollständig DSGVO-konform

    Nur mit einer digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich strenge Datenschutzvorgaben wirklich einhalten. Die Dokumente werden verschlüsselt aufbewahrt und versendet und können nur von den Empfangenden geöffnet werden. Anhand automatischer Empfangsbestätigungen können Sie die Zustellung jedes einzelnen Dokuments nachvollziehen.

  • Top Service für die Mitarbeitenden

    Die meisten Arbeitnehmenden bevorzugen digitale Dokumente: sie benötigen keine Aktenordner zur Ablage und die Umwelt wird geschont. Außerdem stehen die Informationen sofort zur Verfügung und sind auch später noch abrufbar. Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören zum Service-Angebot jedes modernen Arbeitgebers. Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse erhalten die Entgeltabrechnung weiterhin per Post, als ePost-Brief – natürlich genauso automatisiert.

  • Null Euro Druck- und Portokosten

    Durch den Verzicht auf die Papierform sparen Sie hohe Kosten: nämlich für Papier, Druck, Kuverts und Briefporto. Allein dadurch – ohne die weiteren Vorteile zu berücksichtigen – zahlt sich die Umstellung auf eine Software-Lösung schnell aus: die Kosten für die Anschaffung holen Sie in 12-24 Monaten wieder herein. Gerade heute in Zeiten steigender Preise zählt dieses Argument doppelt.

Elektronischer Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit FTAPI: So einfach geht’s

Sie müssen den Versand mit wenigen Klicks anstoßen – den Rest übernimmt FTAPI vollautomatisch.

FTAPI funktioniert mit jedem Abrechnungssystem

Wir binden FTAPI auch an Ihr Lohnsystem an. Dafür nutzen wir Standardschnittstellen als auch native Integrationen.

Wie groß ist das Einsparpotenzial durch die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Unser Whitepaper zum Thema rechnet vor, wie viel Sie im Unternehmen durch die Umstellung von Papierform auf digital pro Jahr einsparen können und erklärt weitere Vorteile einer Software-Lösung.

Warum mit FTAPI arbeiten?

Warum sollten Sie sich dafür entscheiden, FTAPI für die automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verwenden?

  • Integriert sich in Ihre Systeme

    FTAPI lässt sich über Standardschnittstellen (sog. REST-API) in Ihre bestehenden IT-Systeme integrieren. Sie arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Umgebung und müssen nicht ständig mehrere Tools nutzen. FTAPI arbeitet reibungslos im Hintergrund.

  • Einsatzbereit innerhalb von wenigen Tagen

    Nach Ihrer Bestellung richten wir Ihre FTAPI-Lösung innerhalb weniger Tage bei Ihnen ein – danach können Sie sofort mit der Arbeit loslegen. Dieser schnelle Start begeistert unsere Kunden jedes Mal aufs Neue.

  • Zertifiziert nach ISO 27001

    FTAPI ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit. Damit sind wir ein zuverlässiger Partner auch für Unternehmen in sicherheitskritischen Umfeldern.

Die FTAPI-Lösungen für Ihre digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Für den digitalen Versand Ihrer Entgeltabrechnungen kommen unsere zwei unserer Produkte zum Einsatz: FTAPI SecuFlows holt die Dokumente aus Ihrem HR- oder Lohnsystem und FTAPI SecuMails übernimmt den sicheren Versand an Ihre Mitarbeitenden.

Häufig gestellte Fragen zur automatisierten Gehaltsabrechnung

Welche Vorteile bringt die digitale Gehaltsabrechnung?

Gerade der manuelle Versand der Gehaltsabrechnung ist in den meisten Unternehmen noch immer ein besonders kosten- und zeitintensiver Prozess, der jeden Monat aufs Neue wertvolle Ressourcen blockiert.

Durch die Umstellung auf die automatisierte Gehaltsabrechnung machen Sie aus diesem zeitfressenden Papiertiger einen schlanken, schnellen und sicheren digitalen Prozess, von dem Unternehmen wie Angestellte profitieren. Keine Druck- und Portokosten mehr, schneller ROI, deutlicher Zeitgewinn, zufriedene Mitarbeitende, Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und ein Top-Service für Ihre Angestellten sind nur einige der zahlreichen Mehrwerte, die die automatisierte Gehaltsabrechnung mit sich bringt.

Welche Abrechnungssysteme können angebunden werden?

In unserem Prozess der automatisierten Gehaltsabrechnung können sämtliche Abrechnungssysteme eingebunden werden. Zu den gängigsten Systemen, die wir bereits integriert haben, gehören unter anderem Datev, SAP, Sage, Loga und Varial. Gerne sprechen wir mit Ihnen in einem persönlichen Beratungstermin über die Anbindung Ihres Abrechnungssystems.

Wie erfolgt die Implementierung und wie lange dauert das?

Den Prozess der automatisierten Gehaltsabrechnung bieten wir standardisiert an. Das heißt, dass lediglich ein kurzer Check Ihrer spezifischen Voraussetzungen (Drittsysteme, Schnittstellen, Art und Bereitstellung der Daten) notwendig ist und unser Team anschließend sofort in die Umsetzung einsteigen kann. Die Implementierung ist üblicherweise innerhalb weniger Tage möglich.

Unser Versprechen: Wir bringen alles Nötige mit, um den Prozess schnell in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Es entsteht kein langwieriges Projekt und es ist kein Code notwendig. Alle Ihre Daten sind sicher und werden vertraulich behandelt.

Wie erhalten Mitarbeiter ohne (eigene) E-Mail-Adresse die Gehaltsabrechnung?

Mit der automatisierten Gehaltsabrechnung bieten wir Ihnen eine einheitliche Lösung für alle Mitarbeitenden an – auch für die, die über keine eigene E-Mail-Adresse verfügen (Verkäufer im Laden, Mitarbeiter in der Produktion, …). Die Gehaltsabrechnung kann dann zum Beispiel als ePost-Brief zugestellt werden. Ganz automatisch und ohne Mehraufwand. Alternativ könnte aber auch ein “Dummy”-User verwendet werden. Dazu wird ein Benutzer im FTAPI-System mit einer nicht existierenden E-Mail-Adresse angelegt. Der Mitarbeiter kann so auf das System zugreifen und seine Abrechnung digital einsehen und bei Bedarf drucken.

Wie lange bleiben die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter verfügbar?

Das hängt von der jeweiligen Einstellung am Server ab – also von den Anforderungen Ihres Unternehmens. Grundsätzlich ist von 1 Tag bis unendlich alles möglich.

In welcher Sicherheitsstufe können die Gehaltsabrechnungen verschickt werden?

Wie klassische FTAPI Zustellungen auch, können die Gehaltsabrechnungen mit den Sicherheitsstufen 1,2,3 oder 4 versendet werden. Je nach Anforderung empfehlen wir den Versand mit Sicherheitsstufe 2 (Sicherer Link + Login) oder 3 (Ende-zu-Ende verschlüsselt).

Müssen die Empfänger der Gehaltsabrechnung einen FTAPI-Account besitzen?

Haben die Empfänger der digitalen Gehaltsabrechnung noch keinen FTAPI-Account, erhalten sie einen Gastzugriff auf das FTAPI-System. Für den Gastzugriff fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an.

Besteht ein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform?

Nein, es gibt kein Gesetz, das die Ausstellung der Gehaltsabrechnung in Papierform vorschreibt. Festgelegt ist lediglich die Ausstellung in Textform. Diese Vorgabe erfüllt die digitale Gehaltsabrechnung.

Ist die automatisierte Gehaltsabrechnung datenschutzkonform?

Die gesamte FTAPI Plattform hat Datenschutz und IT-Sicherheit als oberstes Ziel. Den SecuFlow der automatisierten Gehaltsabrechnung haben wir durch externe Datenschützer prüfen lassen und als datenschutzkonformen Prozess eingeführt.

Weitere Informationen

Erleben Sie FTAPI SecuFlows im Live-Webinar

Wir zeigen Ihnen regelmäßig in unseren kostenlosen Produkt-Demos den Funktionsumfang von FTAPI SecuFlows. Melden Sie sich jetzt zum nächsten Online-Webinar an!