Über das Unternehmen.
Die Ernst REINER® GmbH & Co. KG (REINER®) ist ein Unternehmen, das weltweit als kompetenter Partner anerkannt ist und ein breites Angebot an Produkten und Dienstleistungen bietet. Zu den Geschäftsfeldern gehören unter anderem Kennzeichnungstechnik, Präzisionstechnik, Scantechnik und Stempelherstellung. Das Unternehmen wurde 1913 von Ernst Reiner gegründet und hat seinen Sitz seitdem in Furtwangen im Schwarzwald. Im Laufe von 110 Jahren hat REINER® sich von einem regionalen Handwerksbetrieb zu einem international tätigen Unternehmen mit drei Tochterunternehmen, Horray, ip Systeme und REINER® SCT, entwickelt. Derzeit beschäftigt die Ernst REINER® Gruppe etwa 300 Mitarbeiter:innen.
- Fertigung
- Deutschland
- 300 Mitarbeitende
- ZIELE:
- Unternehmensdigitalisierung
- sichere Übertragung großer Datenmengen
- digitalisierte Gehaltsabrechnung
- sicherer und DSGVO-konformer Datenaustausch
Kurz und knapp.
- 300 Gehaltsabrechnungen 70% schneller versendet.
- Frankierkosten um etwa 3.100 Euro pro Jahr gespart.
- In nur einem Monat vom Kauf bis zur vollständigen Implementierung.
- Wechsel von OnPremise in die Cloud, um Personalressourcen in der IT besser zu nutzen.
Die Herausforderung.
Sicherer Datentransfer und Automatisierung von Prozessen
Ursprünglich war REINER® auf der Suche nach einer Lösung für die sichere Übertragung großer Datenmengen. Zu diesem Zeitpunkt nutzte das Unternehmen einen FTP-Server für den Versand großer Dateien, der über eine https-Schnittstelle angebunden war. Das System wurde von den Mitarbeitende allerdings als zu kompliziert empfunden. Dadurch wurden neben dem eigentlichen Transfersystem andere, nicht autorisierte Lösungen für den Versand von Daten genutzt. Um diesem Wildwuchs und damit der Entstehung von Schatten-IT entgegenzuwirken, fiel der Entschluss, dass eine einfache Lösung für den Filetransfer benötigt wird, die sicheren Datentransfer auch über Unternehmensgrenzen hinweg ermöglicht.
Grundsätzlich bestand auch zu diesem Zeitpunkt schon das Interesse an einer Lösung für die Automatisierung manueller Prozesse, speziell im HR-Bereich, wie man es auch schon aus der Produktion kannte. Dass FTAPI sich auch dafür eignet, wurde erst im Rahmen der Produktvorstellung klar und ermöglichte weitere Einsatzmöglichkeiten für die FTAPI Plattform.
Die Lösung.
Chancen der Digitalisierung nutzen.
Schnell ist klar: für den sicheren und unkomplizierten Datenaustausch ist FTAPI SecuMails die richtige Lösung. “FTAPI bietet das optimale Werkzeug, weil es unterschiedliche Sicherheitslevel bietet – und das direkt aus dem Outlook heraus.”, sagt Jürgen Hund, IT-Leiter bei REINER®. Sobald Anhänge in der E-Mail enthalten sind, werden E-Mails über FTAPI verschickt. Das entlastet nicht nur die Exchange-Server, sondern ermöglicht auch den Versand großer Daten. Mitarbeitende müssen sich keine Gedanken mehr machen, ob Dateien zu groß für den Versand via E-Mail sind. Externe können Dateien und Unterlagen einfach und sicher über die SubmitBox, den digitalen Briefkasten von FTAPI, einreichen.
Aber wo soll man anfangen, wenn man die Potenziale der Digitalisierung noch besser nutzen will?
Wie viele andere Unternehmen stellte sich auch REINER® genau diese Frage. Bei einer Bestandsaufnahme und Evaluierung bestehender Prozesse wird das Optimierungspotenzial der monatlichen Gehaltsabrechnung erkannt.
Die monatliche Gehaltsabrechnung, die bis dahin manuell durchgeführt wird und wertvolle Kapazitäten in der Personalabteilung bindet, ist ein idealer Ansatzpunkt für eine sichere und einfache Prozessoptimierung.
“Das Einsparpotenzial bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist enorm. Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ist einfach ein lästiger Prozess. Und sehr zeitintensiv – deshalb bot sich dieser Prozess als Einstieg in die digitale Automatisierung an”, sagt Jürgen Hund, IT-Leiter bei REINER®.
Das Ergebnis.
Von OnPremise in die Cloud.
Vor der digitalen Automatisierung war die Personalabteilung mehrere Tage damit beschäftigt, die Gehaltsabrechnungen zu erstellen, auszudrucken, zu kontrollieren, zu verpacken und zu frankieren, um sie anschließend per Post zu versenden.
Das Einsparpotenzial durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses wiederkehrenden Prozesses spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Kosten für den monatlichen Versand der Gehaltsabrechnungen drastisch. Insgesamt konnten die Personalkosten mit FTAPI um mehr als 70 Prozent gesenkt werden.
Auch Mitarbeitende, die ihre Gehaltsabrechnung weiterhin nicht digital erhalten möchten, können in den neuen Prozess eingebunden werden. Eine Anbindung an die ePost-Schnittstelle ermöglicht die Digitalisierung des Aufwands, obwohl die Gehaltsabrechnung in Papierform zugestellt wird. Die Prozessabwicklung wurde vereinheitlicht und der Aufwand für die Personalabteilung auf Null reduziert.
Die Implementierung von FTAPI war sehr einfach und unkompliziert: Bereits einen Monat nach der Entscheidung für FTAPI war das System produktiv in Betrieb.
Zunächst lief das System noch OnPremise im Rechenzentrum von REINER®. Doch die Vorteile des Cloud-Betriebs in den Hochsicherheitsrechenzentren von FTAPI lagen schnell auf der Hand: keine manuellen Updates, kein manueller Austausch von Zertifikaten. Zudem waren die personellen Ressourcen in der IT-Abteilung begrenzt – in Zeiten chronischen Fachkräftemangels keine Seltenheit. Deshalb entschied sich das Unternehmen schnell für den Wechsel in die sichere FTAPI-Cloud. Updates und Sicherheitspatches werden nun automatisch eingespielt und das Unternehmen kann sich darauf verlassen, dass die Systeme immer auf dem aktuellen und damit sicheren Stand sind.
Der Ausblick.
Neue Herausforderungen gemeinsam meistern.
Derzeit ist das Unternehmen dabei, weitere Prozesse zu identifizieren, die mit den Lösungen von FTAPI automatisiert und digitalisiert werden können. “Die Themen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie beschäftigen derzeit alle Unternehmen. Wir sind gespannt, wie wir diese Herausforderungen in Zukunft gemeinsam mit FTAPI umsetzen können”, so Jürgen Hund.
Sie möchten FTAPI in Aktion erleben?
Bitte geben Sie hier Ihre vollständigen Daten ein und lassen Sie uns bereits vorab wissen, welche Herausforderungen Sie lösen möchten. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.
Unsere Expert:innen zeigen Ihnen in einer persönlichen Online-Präsentation Funktionsweise und Vorteile der FTAPI Secure Cloud und gehen gezielt auf Ihre Anforderungen ein.