Paracelsus Medizinische Privatuniversität: Sichere Kommunikation ohne Medienbruch

Über das Unternehmen.

Die 2002 in Salzburg gegründete Paracelsus Medizinische Privatuniversität (PMU) beschäftigt derzeit rund 450 Mitarbeitende in den drei Bereichen Forschung, Lehre und Verwaltung. Rund 2.000 Studierende werden in den drei zentralen Disziplinen Humanmedizin, Pflegewissenschaft und Pharmazie ausgebildet.

In Kooperation mit dem Klinikum Nürnberg wurde 2014 in Nürnberg ein zweiter Standort der PMU für den Fachbereich Humanmedizin gegründet. Ziel der PMU ist es, Mediziner:innen, Pflegewissenschaftler:innen und Pharmazeut:innen aus- und weiterzubilden, die sich in der Praxis durch hohe Handlungskompetenz und soziale Verantwortung auszeichnen und befähigt sind, besondere Leistungen in Forschung und Lehre zu erbringen.

Der Digitalisierungsgrad der Universität ist hoch: zahlreiche Prozesse sind bereits digitalisiert. Das ermöglicht es der PMU, den gesamten Student Life Cycle im Hochschulmanagement-System abzubilden. Die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten spielt dabei eine große Rolle, um den Anforderungen an den Datenschutz zu entsprechen.

Kurz und knapp.

Die Herausforderung.

Sichere Lösung mit großem Mehrwert für Mitarbeitende.

Da viele Prozesse bereits digital abgebildet werden, werden auch Dokumente und Informationen zunehmend digital an die PMU übermittelt. Die Sicherheit der übermittelten Daten wurde dabei immer mehr zur Herausforderung: Unverschlüsselte E-Mails im Klartext zu verschicken kam aufgrund der DSGVO nicht in Frage und auch der Workaround für große Dateien, die über WeTransfer verschickt wurden, entspricht nicht den europäischen Datenschutzanforderungen.

Als Teil des ACOnet Verbunds kann die PMU auf den ACOnet FileSender zugreifen, der einen verschlüsselten Versand von Daten und Informationen ermöglicht – diese kann allerdings nicht in die gewohnte Arbeitsumgebung wie Outlook integriert werden, sondern muss separat aufgerufen werden.

Um im Alltag der Mitarbeitenden möglichst viel Mehrwert zu bieten, wurde nach einer Lösung gesucht, die eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation und die sichere Ablage von Dokumenten in virtuellen Datenräumen ermöglicht – und das aus einer Hand und aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Aufgrund der unterschiedlichen Zuständigkeitsbereiche und der zahlreichen Institute war ein feingranulares Berechtigungskonzept unerlässlich, um die entsprechenden Zugriffsberechtigungen zentral zu verwalten.

"Entscheidend war für mich das Outloook-Add-In.”
Daniel Nobis
CIO bei PMU

Die Lösung.

Verschlüsselte Kommunikation ohne Medienbruch.

Durch die Integration in Outlook können Dateien ohne Medienbruch einfach mit Drag&Drop oder über die altbekannte Büroklammer angehängt und verschlüsselt verschickt werden. Bereits nach der ersten Produkt-Demonstration war klar, dass FTAPI das richtige Tool für PMU ist. Auch die verschiedenen Verschlüsselungsstufen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung waren ausschlaggebend dafür, dass sich PMU für FTAPI entschieden hat.

Insbesondere in der Rechtsabteilung und der Finanzabteilung, sowie im Personalwesen, werden die FTAPI SecuMails genutzt, um Daten sicher zu verschicken. Dabei ist die Empfangsbestätigung ein hilfreiches Feature: als Versender weiß man direkt, dass die Dokumente sicher angekommen und auch heruntergeladen wurden. Auch die automatischen Löschfristen sind eine erhebliche Arbeitserleichterung im Alltag.

Die integrierte SubmitBox, der digitale Briefkasten von FTAPI, hat gleichzeitig die Kommunikation in beide Richtungen stark vereinfacht: Über einen versendeten Link können auch große Dokumente einfach eingereicht werden, um sicherzustellen, dass es direkt an der richtigen Stelle ankommt und mit der richtigen Verschlüsselung übermittelt wird. Das macht die Zusammenarbeit einfach und sicher.

Das Ergebnis.

Große Akzeptanz durch hohe Nutzungsfreundlichkeit.

Seit dem Rollout melden sich auch weitere Abteilungen proaktiv und wollen FTAPI für ihre Abteilungen nutzen. “Ein Tool, das gut funktioniert, muss man nicht großartig bewerben”, sagt Nobis.

Eine große Rolle spielt dabei seiner Meinung nach die hohe Nutzungsfreundlichkeit. Die Integration ins Outlook ist ein großer Mehrwert und trägt wesentlich dazu bei, dass die Produkte von FTAPI so schnell in die Nutzung gebracht wurden. Umfassende Schulungen waren nicht nötig: Die Abteilungen, die verstärkt mit sensiblen, personenbezogenen Daten zu tun haben, haben sich aus eigenem Interesse mit den Tools von FTAPI beschäftigt, angrenzende Abteilungen ziehen nach, weil die Anwendung so einfach ist.

Die einfache Skalierbarkeit ist ein weiterer Pluspunkt von FTAPI: Bei Bedarf können Lizenzen oder ganze Produkte ganz einfach nachgekauft werden. 

Weitere Anwendungsbereiche.

Vereinfachter Bewerbungsprozess mit den FTAPI SecuRooms.

Die FTAPI SecuRooms werden aktuell insbesondere am Institut für Pharmazie für den Anerkennungsprozess verwendet. Studierende, die zu PMU wechseln wollen, müssen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens einen Antrag auf die Anerkennung ihrer Vorleistungen stellen. In Zusammenhang damit müssen sie zahlreiche Unterlagen zur Verfügung stellen, die teilweise einen sehr großen Datenumfang haben.

Mit den FTAPI SecuRooms wurde der Prozess für Bewerbende und Lehrende extrem vereinfacht: die potenziellen Quereinsteiger:innen bekommen einen temporären Ordner in der FTAPI Cloud, in den alle erforderlichen Unterlagen verschlüsselt hochgeladen werden. Bei Bedarf werden die Ordner mit Lehrenden geteilt, welche die Unterlagen im Anerkennungsprozess prüfen müssen.

Sobald das Bewerbungsverfahren beendet ist, werden die virtuellen Datenräume geschlossen, die Daten entsprechend gelöscht und die geforderten Löschfristen automatisch eingehalten. Wenn die Bewerbenden angenommen werden, werden die Dokumente automatisch in das Universitätssystem überführt.

Ein Tool, das gut funktioniert, muss man nicht großartig bewerben.”
Daniel Nobis
CIO bei PMU

Sie möchten FTAPI in Aktion erleben?

Bitte geben Sie hier Ihre vollständigen Daten ein und lassen Sie uns bereits vorab wissen, welche Herausforderungen Sie lösen möchten. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.

Unsere Expert:innen zeigen Ihnen in einer persönlichen Online-Präsentation Funktionsweise und Vorteile der FTAPI Secure Cloud und gehen gezielt auf Ihre Anforderungen ein.