Automatisiertes Update von Personaldaten

Die korrekte Erfassung und Pflege von Personaldaten bieten wichtige Grundlagen für Unternehmen, die immer stärker digital arbeiten. Da zahlreiche IT-Systeme und Programme mit diesen Daten arbeiten, müssen Änderungen im Idealfall rasch eingepflegt werden. Gleichzeitig gilt es, dabei Fehler zu vermeiden.

Der SecuFlow für die automatisierte Stammdatenerfassung entlastet Unternehmen hier an den richtigen Stellen. Er reduziert Übertragungsfehler sowie die Zeit für die Einpflege. Damit können alle angeschlossenen Systeme direkt die entscheidenden Änderungen berücksichtigen und problemlos weiterlaufen.

Ihre Vorteile mit dem automatisierten Update von Personaldaten

  • DSGVO-konform

    Die verschlüsselte Übertragung der Daten schafft Vertrauen und erfüllt gesetzliche Vorgaben.

  • 24/7-Übermittlung

    Mitarbeiter können ihre Daten von überall und zu jederzeit abändern. Damit sind alle Daten stets up to date.

  • Erhöhte Produktivität

    Das HR wird von administrativen Aufgaben entlastet und hat mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

  • Automatisierte Datenpflege

    Die automatische Verarbeitung spart Zeit, reduziert potentielle Fehlerquellen und Berge an E-Mails.

  • Effizienzsteigerung

    Durch die systemübergreifende Vernetzung entfällt die Mehrfacherfassung von Daten.

  • Rasch einsatzbereit

    Schneller Rollout, kein langwieriges Projekt, mit nur wenig Klicks startklar.

Was passiert beim automatisierten Update von Personaldaten?

Erfahren Sie, wie FTAPI Ihre Personaldaten automatisiert aktualisiert.
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Häufig gestellte Fragen zum automatisierten Update von Personaldaten

Welche Vorteile bringt das automatisierte Update von Personaldaten?

Das Erfassen und Pflegen von Personaldaten ist ein aufwändiger Prozess, der in der Personalabteilung nach wie vor wertvolle Ressourcen blockiert. Hinzu kommt, dass die Daten meist nicht nur in einem, sondern gleich in mehreren Systemen aktualisiert werden müssen. Das kostet Zeit und birgt ein enormes Fehlerpotential.

Durch die automatisierte Stammdatenerfassung werden Ihre Systeme intelligent miteinander vernetzt, wodurch die Mehrfacherfassung von Daten entfällt und sie in allen Systeme stets auf dem gleichen Stand sind. Ihre HR-Mitarbeiter werden von administrativen Aufgaben entlastete und Übertragungsfehler vermieden. Das erhöht die Produktivität und die Effizienz in Ihrem Unternehmen und treibt die Digitalisierung maßgeblich voran.

Welche IT-Systeme können angebunden werden?

Die über das Formular eingegebenen Informationen des Mitarbeiters können in einer JSON oder CSV Datei bereitgestellt oder per http Aufruf direkt an ein Drittsystem weitergegeben werden. Typische Systeme, die in den Prozess eingebunden werden können, sind zum Beispiel Personio und SAP HCM. Gerne sprechen wir mit Ihnen in einem persönlichen Beratungstermin über die Anbindung Ihres IT-Systems in unseren Prozess.

Wie erfolgt die Implementierung und wie lange dauert das?

Den Prozess “automatisiertes Update von Personaldaten” bieten wir standardisiert an. Das heißt, dass lediglich ein kurzer Check Ihrer spezifischen Voraussetzungen (Drittsysteme, Schnittstellen) notwendig ist und unser Team anschließend sofort in die Umsetzung einsteigen kann. Die Implementierung ist üblicherweise innerhalb weniger Tage möglich.

Unser Versprechen: Wir bringen alles Nötige mit, um den Prozess schnell in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Es entsteht kein langwieriges Projekt und es ist kein Code notwendig. Alle Ihre Daten sind sicher und werden vertraulich behandelt.

Müssen sich die Mitarbeiter extra registrieren oder einloggen?

Nein, ein Login oder eine Registrierung ist nicht notwendig.

Wie werden die zu aktualisierenden Daten den richtigen Mitarbeitern zugeordnet?

Die Zuordnung erfolgt anhand eines eindeutigen Merkmals wie der Personalnummer, die über das Online-Formular ebenfalls abgefragt wird. Nach Absenden des Formulars greift das FTAPI-System auf die eingegebenen Daten zu und überprüft, ob im Drittsystem ein Datensatz zur Personalnummer passt. Ist der Abgleich positiv, ersetzen die eingegebenen Änderungen die bestehen Angaben im Drittsystem.

Mit welcher Sicherheitsstufe werden die Daten übertragen?

Sie können selbst festlegen, mit welcher Sicherheitsstufe die Daten übertragen werden. Wir empfehlen jedoch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dadurch werden die Daten beim Absenden des Formular noch im Browser verschlüsselt und anschließend vollkommen sicher und datenschutzkonform in die entsprechenden Drittsysteme übertragen. Damit erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern schaffen auch Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern.

Wie werden HR-Mitarbeiter über aktualisierte Daten informiert?

Sobald eine erfolgreiche Aktualisierung der Personaldaten stattgefunden hat, können die zuständigen Ansprechpartner aus der Personalabteilung per E-Mail oder auch per FTAPI Zustellung informiert werden.

Wie wird der Mitarbeiter über die erfolgreiche Übermittlung der Daten informiert?

Nach Absenden des Formulars wird der Mitarbeiter direkt im Browser über die erfolgreiche Übermittlung seiner Daten informiert. Eine weitere Möglichkeit stellt zum Beispiel die Benachrichtigung per E-Mail dar.

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