Jetzt quasi amtlich – Fax ist nicht DSGVO-konform
Beim sicheren digitalen Datenaustausch ist Bremen weiter als der Rest der Republik. Die Landesdatenschutzbeauftragte Dr. Imke Sommer erteilt dem Telefax beim Datenschutz in einem aktuellen Leitfaden eine klare Absage.
Zum einen gehen Faxe nicht mehr nur zwischen zwei Telefonleitungen hin und her (Ende-zu-Ende). Hier kommt jetzt das Internet zum Einsatz. Zum anderen landen viele direkt in E-Mail-Postfächern. Von dort aus können sie problemlos, aber eben auch unverschlüsselt, weitergeleitet werden. Nach der DSGVO ist das besonders für die Übertragung von besonderen personenbezogenen Daten unzulässig. So urteilt zumindest Dr. Sommer.
Ein Fax ist wie eine unverschlüsselte E-Mail
Das Ergebnis: Ein Fax ist für vertrauliche Daten so sicher wie eine unverschlüsselte E-Mail. Will man solche Daten austauschen, empfiehlt die Dr. Sommer sichere Verfahren. Dazu gehören etwa Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails (E2E).
Firmen, die trotz aller Unkenrufe dem Fax treu bleiben, sollten in sich gehen. Zwar gibt es noch keine Aussagen anderer Behörden. Auch fehlen Gerichtsurteile. Allerdings pfeift das Fax in einer zunehmend digitalen Welt auf dem letzten Loch. Schwer vorstellbar, dass es dank wachsendem Bewusstsein beim Datenschutz noch einmal Luft bekommt.
Kein Fax, kein Problem?
Auch wenn Sie kein Fax mehr nutzen, sollten Sie handeln. Die gute alte E-Mail ist oft nicht mehr sicher genug. Besonders für alles mit Personenbezug. Und der Berg an solch sensiblen Daten wächst. Das heißt, dass immer mehr unter die DSGVO fallen. Ihr Austausch muss immer sicher und vertraulich sein. Hier aber geht es nur um die rechtlichen Pflichten. Denken Sie etwa an Personalakten oder Lohnzettel.
Es muss aber nicht immer die oft zitierte DSGVO sein. Interna oder große Dateien ohne E2E zu verschicken ist heute fast schon fahrlässig. Kritisch ist es dann auch, wenn Sie nicht wissen, in welchem Land der Server steht, der die Daten speichert. Im besten Fall setzt man hier auf ein Angebot aus der EU. Damit werden Sie Anforderungen an die Datensicherheit gerecht.
Der sichere Datentransfer lohnt sich für alle Firmen. Gerne sprechen wir mit Ihnen in einem persönlichen Termin über Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche.