Automatisierung von HR-Prozessen

Automatisieren Sie zeitraubende Arbeiten und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben

Ihre Situation

Personal zu finden und zu binden gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Recruiting und Personalplanung werden immer anspruchsvoller. Entsprechend hoch sind Ihre Verantwortung und Ihre Arbeitsbelastung in der Personalabteilung.

Doch Ihr Team ist mit Routineaufgaben beschäftigt: Anfragen und Anträge, Dokumentation und Aktenablage nehmen einen Großteil des Tages ein. Es bleibt kaum Zeit, strategisch zu arbeiten oder sich persönlich um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu kümmern. Dadurch fällt es Ihnen schwer, die HR-Ziele zu erreichen. Eigentlich bräuchten Sie ein größeres Team und mehr Ressourcen, um alles zu schaffen…

Die Lösung

Sie stellen von manuellen auf digitale Prozesse um und automatisieren sie teilweise oder ganz. Wiederkehrende Aufgaben wie Stammdatenerfassung, Bestätigung von Bewerbungen oder der Versand von Lohnabrechnungen sind prädestiniert dafür.

Ihr HR-Team wird dadurch von einer Menge Arbeit entlastet. Den gewonnenen Freiraum nutzen Sie, um mehr an strategisch wichtigen Aufgaben zu arbeiten: Sie tragen sichtbar höheren Wert zum Unternehmen bei. Zusätzlich bieten Sie Bewerbenden und Mitarbeitenden mit digitalen HR-Prozessen besseren Service und positionieren sich als moderner Arbeitgeber.

So profitieren Sie als Personalabteilung von der HR-Automatisierung

Ihre Vorteile, wenn Sie Ihre Personalprozesse automatisieren

  • Deutlich weniger Verwaltungsaufwand

    Beschleunigen und automatisieren Sie wiederkehrende Routineaufgaben, die Sie bisher manuell durchgeführt haben. Studien belegen, dass Personalabteilungen durch Automatisierung 30-40 % des Verwaltungsaufwands einsparen können.

  • Vollständig DSGVO-konform

    Personaldaten müssen besonders geschützt werden. Mit Papierakten erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen kaum. Viele digitale Lösungen dagegen sind DSGVO-konform, etwa durch verschlüsselte Datensicherung und geschützte Zugänge.

  • Nachhaltiger und günstiger

    Durch den Verzicht auf Papierakten und Postversand senken Sie nicht nur Ihre Kosten – sondern auch Ihren Ressourcenverbrauch und den CO₂-Ausstoß. Sie leben als Personalabteilung vor, was nachhaltiges und verantwortungsvolles Handeln bedeutet.

  • Zufriedenere Mitarbeitende

    Aufwendige Verwaltungsprozesse nerven nicht nur Sie, sondern alle. Moderne, digitale Prozesse entlasten Ihre Mitarbeitenden und tragen zur Zufriedenheit bei. Ihre Personalmanager*innen haben wieder Zeit, sich intensiv um die einzelnen Menschen zu kümmern.

  • Mehr Erfolg im Recruiting

    Der Wettbewerb um qualifizierte Kandidat*innen ist hart. Durch Automatisierung können Sie auf Bewerbungen schnell reagieren und keine Anfrage bleibt liegen. Bewerber*innen fühlen sich von Anfang an gut betreut und Sie erhöhen ihre Chancen im Recruiting.

  • Höheres Ansehen im Unternehmen

    Statt mit Papierkram beschäftigen sich Ihre Personalmanager*innen mit Themen, die Ihr Unternehmen wirklich weiterbringen: etwa mit Personalentwicklung oder -planung. Sie liefern bessere Ergebnisse und werden zum geschätzten Partner von Geschäftsführung und Mitarbeitenden.

So führen Sie automatisierte Prozesse in der Personalabteilung ein

Unser Whitepaper zum Thema erklärt die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung im HR-Bereich, welche Use Cases sich für den Einstieg eignen und worauf Sie bei der Softwareauswahl achten sollten

Automatisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit FTAPI

Folgende Aufgaben können Sie mit den Lösungen von FTAPI innerhalb weniger Tage einfach und sicher digitalisieren.

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die monatlichen Entgeltabrechnungen versenden Sie in nur wenigen Minuten: Die Dokumente werden automatisch aus dem Abrechnungssystem übernommen und allen Mitarbeitenden digital und sicher zur Verfügung gestellt. Diese rufen ihre Abrechnung über einen verschlüsselten Link ab. Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse erhalten ihre Abrechnung als ePost-Brief.

Sichere Online-Bewerbung

Bewerbende geben ihre Daten in ein DSGVO-konformes Bewerbungsformular auf der Website ein und fügen alle relevanten Dokumente hinzu. Die Daten werden strukturiert im Bewerbermanagementsystem gespeichert, wo sie leicht ausgewertet werden können. Die richtigen Ansprechpartner*innen werden automatisch über den Eingang benachrichtigt und die Bewerbenden erhalten sofort eine Eingangsbestätigung.

Datenerfassung im Onboarding-Prozess

Beim Eintritt von neuen Mitarbeitenden (Onboarding) muss die Personalabteilung eine ganze Reihe von Daten erfassen. Statt Fragebögen auf Papier stellt sie dafür sichere Online-Formulare zur Verfügung. Die eingegebenen Daten werden automatisch an das HR-System übermittelt (z. B. an SAP HCM) und stehen sofort an allen nötigen Stellen zur Verfügung.

Personalstammdaten aktualisieren

Nach einem Umzug, einer Hochzeit oder einem Wechsel des Bankkontos müssen Mitarbeitende dem Arbeitgeber die neuen Stammdaten melden. Mitarbeitende tragen die aktualisierten Daten in ein sicheres Online-Formular ein und senden es an die Personalabteilung. Die Stammdaten werden automatisch in allen angebundenen Systemen aktualisiert.

Hinweisgeber-System für Whistleblower

Unternehmen müssen einen sicheren Weg anbieten, über den Rechtsverstöße gemeldet werden können; das schreibt die sogenannte EU-Whistleblower-Richtlinie vor. FTAPI bietet dafür eine fertige Lösung an: Der Whistleblower schickt seine Meldung über ein DSGVO-konformes Online-Formular ab, das auf der Website eingebunden werden kann.. Die Meldung wird sicher verschlüsselt übermittelt und ist nur für die zum Empfang Berechtigten lesbar.

Erleben Sie FTAPI SecuFlows im Live-Webinar

Wir zeigen Ihnen regelmäßig in unseren kostenlosen Produkt-Demos den Funktionsumfang von FTAPI SecuFlows. Melden Sie sich jetzt zum nächsten Online-Webinar an!

FTAPI arbeitet auch mit Ihrer Personalsoftware zusammen

Wir binden FTAPI auch an Ihre Lösungen für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung an: entweder mit einer Standardanbindung oder wir entwickeln individuelle Schnittstellen. 

Warum mit FTAPI arbeiten?

Profitieren Sie von den Vorteilen, wenn Sie bei der HR-Automatisierung auf FTAPI Lösungen setzen

  • Flexibel und universell einsetzbar

    FTAPI kommuniziert über Schnittstellen mit praktisch jedem anderen System. Sie können es nicht nur für eine Aufgabe verwenden, sondern unzählige Prozesse damit digitalisieren und automatisieren – auch über die HR-Abteilung hinaus.

  • Einsatzbereit innerhalb von wenigen Tagen

    Unsere Lösungen sind sofort einsatzbereit: Nach Ihrer Bestellung richten wir den gewünschten Prozess innerhalb weniger Tage bei Ihnen ein – Sie und Ihre Mitarbeitenden werden sofort Zeit sparen.

  • Zertifiziert nach ISO 27001

    FTAPI ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit. Damit sind wir ein zuverlässiger Partner für die Verwaltung Ihrer sensiblen Personaldaten.

  • Kaum IT-Support erforderlich

    Unsere Flows lassen sich weitgehend ohne Programmierkenntnisse anpassen (No-/Low-Code). Dadurch haben Sie kaum Support-Bedarf.

  • Persönliche Ansprechpartner*innen

    Als Bestandskunde haben Sie feste Ansprech- partner*innen und auch bei dringenden Support- Anfragen erreichen Sie immer echte Menschen bei uns.

  • Entwickelt und gehostet in Deutschland

    Wir entwickeln und betreiben alle FTAPI-Lösungen in Deutschland – und auch Ihre Daten werden in einem deutschen, ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum gespeichert.

Wollen Sie automatisierte Prozesse in Ihrer Personalabteilung umsetzen?

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