Mit automatisierten Daten-Workflows zum digitalen Vorreiter im Finanzsektor

Die zunehmende Digitalisierung bringt viele Vorteile – gleichzeitig verschärft sich mit ihr aber auch der Wettbewerb. Besonders in der Finanzbranche steigt der Druck: FinTechs können durch agilere Strukturen schnell auf Veränderungen am Markt reagieren. Bei traditionellen Banken und Versicherungen hingegen mahlen die Mühlen häufig noch analog und damit deutlich langsamer. 

Viele Finanzdienstleister reagieren auf die veränderten Marktbewegungen mit einer neu gedachten Fokussierung auf interne Abläufe und Prozesse. Dafür setzen auch in der Finanzbranche immer mehr Unternehmen auf den Einsatz von automatisierten Daten-Workflows, um ständig wiederkehrende Geschäftsabläufe, in denen Daten über unterschiedlichste Kanäle transferiert werden, effizienter zu gestalten. Für die Automatisierung von zeitintensiven Prozessen werden Finanzunternehmen durch drei zentrale Erfolgsfaktoren belohnt, die die Wettbewerbssituation nachhaltig verbessern: verschlankte Workflows, freigesetzte personelle Ressourcen und ein verbessertes Kundenerlebnis. 

1. Workflows verschlanken und vereinfachen 

Noch bevor Finanzunternehmen beginnen, ihre Prozesse zu automatisieren, erfolgt vorab eine Bestandsaufnahme der zu automatisierenden Prozesse. Banken und Versicherungen identifizieren dabei interne Daten-Workflows, die sich für eine Standardisierung und Automatisierung eigenen. Dabei stellen Unternehmen häufig fest, dass Prozesse im digitalen Zeitalter deutlich schlanker gestaltet werden können.

So können Daten-Workflows noch vor der Automatisierung vereinfacht und beschleunigt werden. Beispielsweise, indem unnötige Schritte weggelassen, der Empfängerkreis reduziert oder inkompatible Dateiformate direkt aus der Kommunikation verbannt werden. Durch die Eliminierung unnötiger Schritte können Prozesse und Daten-Workflows in einem nächsten Schritt standardisiert und automatisiert werden. 

2. Vertrauensverhältnisse aufbauen und pflegen

Nach einer Bestandsaufnahme zeichnet sich gerade im Finanzwesen ein deutliches Bild: das höchste Automatisierungspotenzial liegt in der Regelkommunikation und dem Inputmanagement. Diese Prozesse zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie sich laufend wiederholen, ein hohes Maß an Genauigkeit erfordern und gleichzeitig eher monoton sind.

Zeitaufwendige Prozesse wie die Aktualisierung der Stammdaten oder die analoge Prüfung digitaler Dokumenten-Eingänge, binden wertvolle Kapazitäten bei den zuständigen Sachbearbeitenden. Solche Daten-Workflows und Geschäftsprozesse zu automatisieren schafft freie Kapazitäten, die zielgerichteter eingesetzt werden können. Im Finanz- und Versicherungsbereich spielt eine persönliche Kundenbeziehung eine wichtige Rolle. Doch ein Vertrauensverhältnis zu den Mandant*innen aufzubauen ist sehr zeitintensiv. Zeit, die häufig fehlt, wenn Mitarbeitende damit beschäftigt sind, Daten in Systeme zu übertragen oder unvollständigen Unterlagen hinterherzujagen. Die Automatisierung von standardisierten Prozessen können Finanzunternehmen nutzen, um die Kundenbindung zu stärken und sich damit langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. 

3. Digitale Angebote aus dem Lebensalltag entwickeln

Neben einer verbesserten Kundenbeziehung kann eine Digitalisierung der Abläufe das Kundenerlebnis nachhaltig verbessern. Inzwischen erwarten Kundinnen und Kunden von ihren Dienstleistern die gleichen digitalen Angebote, die sie auch aus ihrem Alltag gewohnt sind. Lange Vor-Ort-Termine und unübersichtliche Papierschlachten, in denen unzählige Formulare ausgefüllt werden müssen, nur, um am Ende festzustellen, dass ein wichtiges Dokument für die Antragstellung nun doch noch fehlt und man in 3 Wochen eine neuen Termin vereinbaren soll – in den normalen Alltag sind solche Abläufe kaum zu integrieren. Mit der digitalen Transformation haben sich auch die Anforderungen der Endverbrauchenden gewandelt. Die Anpassung der Stammdaten oder der Kreditantrag sollen ebenso einfach und intuitiv funktionieren wie die Bestellung des Abendessens.

Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen aus dem Finanzsektor auf den Einsatz digitale Formulare. Die Vollständigkeit der notwendigen Daten wird noch vor der Übertragung automatisch überprüft. Anschließend werden die Informationen an die betreffende Stelle weitergeleitet und automatisiert in das weiterverarbeitende System übertragen. Quasi zeitgleich erhalten sowohl Antragstellende wie auch Sachbearbeitende die Information, dass die Daten vollständig eingegangen sind und weiterverarbeitet werden können. 

Neben einer gesteigerten Effizienz kann durch eine entsprechende Verschlüsselung auch die Sicherheit der Workflows gesteigert werden. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung und der Speicherung schützt die höchst sensiblen Daten an jeder Stelle des Workflows und entspricht damit den hohen Anforderungen an den Datenschutz. Kundinnen und Kunden können so darauf vertrauen, dass das Finanzunternehmen die Sicherheit ihrer Daten ernst nimmt, was zusätzliches Vertrauen und damit einen klaren Wettbewerbsvorteil schafft.

Denn bei der Wahl des Finanzdienstleisters und den persönlichen Finanzdaten spielt Datenschutz für viele Endverbraucher eine weit größere Rolle als beim Pizzabestellen.

Bild: https://www.shutterstock.com/de/g/PopTika

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