Fünf Mythen über Prozessautomatisierung

Laut Einschätzung von McKinsey gehört Automatisierung zu den wichtigsten IT-Trends im Jahr 2022. Dennoch zögern einige Unternehmen beim Einsatz von Tools zur sicheren Workflow Automation. FTAPI entwickelt und vertreibt Technologien für den sicheren Datenaustausch und kennt die – oft unbegründeten – Bedenken, die Mitarbeitende in Behörden und Unternehmen beim Thema Prozessautomatisierung haben. In unserem aktuellen Blog-Beitrag wollen wir mit diesen Mythen aufräumen. 

Mythos 1 – Automatisierung kostet Arbeitsplätze

Viele Mitarbeitende zucken zusammen, wenn der Chef sagt, dass Prozesse in Zukunft automatisiert werden sollen. Die Angst, wegrationalisiert zu werden, weil ein Stück Software die Arbeit übernimmt, ist real – aber unbegründet. Bei einer sicheren Workflow Automatisierung geht es nicht darum, Stellen abzubauen. Vielmehr geht es darum, repetitive, zeitintensive und monotone Arbeitsabläufe zu standardisieren. Ziel ist es, Mitarbeitende zu entlasten und Potenziale freizusetzen, die derzeit noch in manuellen Prozessen gebunden sind. 

Mythos 2 – Automatisierung lohnt sich nur für große Unternehmen

Hartnäckig hält sich auch das Gerücht, dass sich Prozessautomatisierung nur für große Unternehmen lohnt. Entscheider befürchten, dass die Implementierung von Automatisierungsmechanismen nicht nur teuer ist, sondern auch ein fundiertes IT-Fachwissen voraussetzt – beides Ressourcen, mit denen gerade kleine Unternehmen besonders wirtschaftlich umgehen müssen. Dabei sind Tools zur Workflow Automation weder teuer noch kompliziert in der Implementierung, da keine umfangreichen Veränderungen an der bereits bestehenden Infrastruktur notwendig sind. Trotzdem sollte die Unternehmens-interne IT-Abteilung immer in derartige Entscheidungen mit einbezogen werden. Denn niemand kennt die Strukturen und Sicherheitsanforderungen Ihrer Systeme besser als Ihre IT. 

Mythos 3 – Automatisierung hemmt die Kreativität 

Einige Unternehmen fürchten, dass mit einer zunehmenden Automatisierung ein Verlust an Kreativität und Innovation einher geht. Allerdings bedeutet eine Automatisierung der “Das haben wir schon immer so gemacht”-Prozesse nicht, dass diese Prozesse zukünftig in Stein gemeißelt sind. Im Gegenteil: Durch Workflow Automation werden Potenziale bei Mitarbeitenden freigesetzt, die genutzt werden können, um Innovationen voranzutreiben, neue Lösungswege zu entwickeln und diese agil in die digitalen Prozesse zu überführen. Denn automatisierte Prozesse können flexibel an neue Anforderungen oder Unternehmensstrukturen angepasst werden. Oft sogar einfacher als manuelle. Denn für die Software ist “Aber das haben wir doch schon immer so gemacht!” kein Argument.  

Mythos 4 – Automatisierung senkt ausschließlich Kosten

Ja, durch die Automatisierung von Prozessen können Kosten gespart werden. Doch das ist längst nicht alles und sollte auch nicht der einzige Beweggrund für den Einsatz von Workflow Automation sein. Neben der Einsparung von Kosten kann durch das Freisetzen von Potenzialen die Effizienz von Unternehmen gesteigert werden. Beispielsweise dann, wenn plötzlich mehrere Prozesse parallel ausgeführt werden können. In vielen Organisationen führt die Workflow Automation auch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da die personellen Kapazitäten nicht mehr durch die manuelle Übertragung und Überprüfung einzelner Datensätze gebunden werden, sondern gewinnbringend für das Unternehmen und damit sinnstiftenden für den einzelnen Mitarbeitenden eingesetzt werden können. 

Mythos 5 – Automatisierung endet in Kontrollverlust

Die Automatisierung geschäftskritischer Prozesse fällt vielen Verantwortlichen besonders schwer. Sie haben das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren und die Verantwortung in die datengesteuerten Hände einer Software zu legen. Dabei ist das Gegenteil der Fall. Durch Automatisierung lässt sich die Kontrolle sogar noch steigern. Sichere Workflow Automation unterstützt Unternehmen dabei, die Sicherheit von Prozessen maßgeblich zu verbessern. Gerade bei der Verarbeitung von personenbezogenen oder geschäftskritischen Daten ist ein hohes Maß an Sicherheit gefordert – nicht zuletzt gesetzlich durch die DSGVO. Bei der Auswahl der Dienstleister sollten Unternehmen deswegen unbedingt auf einen sicheren Austausch der für die Prozessautomatisierung benötigten Daten achten – beispielsweise durch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl beim Transfer als auch bei der Speicherung der Daten.

Kein Mythos, sondern ganz real: sichere Prozessautomatisierung unterstützt Unternehmen dabei, die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern und die Potenziale der Digitalisierung optimal zu nutzen. 

^{Bild: shutterstock.com/Daniel+Fung}