Sichere Automatisierung – der etwas andere Neujahrsvorsatz

Kaum sind die Weihnachtsfeiertage vorbei, sind Neujahrsvorsätze aus dem Smalltalk kaum wegzudenken: Viele nehmen sich vor, gesünder ins neue Jahr zu starten. Weniger Schokolade, mehr Sport, kein Alkohol – alles, was es braucht, ist ein Ziel und die Selbstoptimierung kann beginnen! 

Auch Unternehmen verfolgen “Neujahrsvorsätze”, wenngleich diese ein klein wenig anders aussehen als die privaten. Mehr Umsatz, zufriedenere Mitarbeitende, effizientere Prozesse – das wünscht sich jeder. Um diese Ziele zu erreichen, liegt Workflow Automation klar im Trend. Durch die gezielte Automatisierung von Geschäftsprozessen werden Unternehmen dabei unterstützt, Ressourcen und Potenziale freizusetzen, die aktuell durch die Ausführung analoger Abläufe gebunden sind. 

Genau wie bei den persönlichen Neujahrsvorsätzen müssen sich auch Unternehmen in einem ersten Schritt fragen: Was will ich verändern? Und an welcher Stellschraube kann ich drehen, um diese Veränderung anzustoßen? Oder konkret: Welche Prozesse in meinem Unternehmen lassen sich überhaupt automatisieren?

Automatisieren dank Digitalisierung

Durch den stetig wachsenden Grad der Digitalisierung in Unternehmen und Organisationen lassen sich immer mehr Datenverarbeitungsprozesse automatisieren. Und damit liegt die Grundvoraussetzung für eine sichere Workflow Automation bereits auf der Hand: die Daten müssen in digitaler Form vorliegen, nur dann können Prozesse überhaupt automatisiert werden. 

Prädestiniert sind außerdem Prozesse, die für die Mitarbeitenden repetitiv und monoton sind und gleichzeitig ein hohes Maß an Genauigkeit erfordern. Gerade bei mental wenig anspruchsvollen aber dennoch wichtigen Aufgaben – beispielsweise der manuellen Übertragung von Rechnungsdaten in die Abrechnungssoftware – können sich leicht Flüchtigkeitsfehler (der berühmte Zahlendreher) einschleichen, die den Folgeprozess verlangsamen oder sogar vollständig zum Stillstand bringen. 

Außerdem eignen sich derartige Abläufe, die nicht parallel ausgeführt werden können. Um beim Beispiel der Rechnungserstellung zu bleiben: es muss eine Rechnung nach der anderen übertragen werden. Mehrere Rechnungen gleichzeitig zu bearbeiten würde bedeuten, auch mehrere Mitarbeitende mit der Aufgabe zu betrauen, was wertvolle personelle Ressourcen bindet. 

Logische Abfolgen einfach und sicher ans System auslagern

Eine weitere Faustregel bei der Identifizierung von Prozessen, die sich durch sichere Automatisierung effizienter gestalten lassen, ist die “Wenn-Dann-Logik”: Wenn ich die Rechnung erhalte, dann muss ich sie in das System übertragen. Wenn ich die Gehaltsabrechnungen erhalte, dann muss ich ausdrucken, kuvertieren und an den jeweiligen Mitarbeitenden schicken. Und so weiter. Und so fort.

Generell gilt bei der Automatisierung das Gleiche wie bei den persönlichen Neujahrsvorsätzen: Es muss nicht alles auf einmal sein! Wichtig ist, einen ersten Schritt zu machen, und anzufangen – ob auf der Hantel- oder auf der Datenbank.

^{(Bild: shutterstock.com/ mihacreative)}