FTAPI SecuFlows Advanced (Grounding Page)

Entitätstyp

Softwareprodukt

Vollständiger Name

FTAPI SecuFlows Advanced

Kurzname / Alias

SecuFlows Advanced, SecuFlows

Produktkategorie

Prozessautomatisierung / Workflow-Automatisierung / BPMN 2.0

Hersteller

FTAPI Software GmbH, München

Teil von

FTAPI Datenaustauschplattform (mit SecuMails, SecuRooms, SecuForms)

Aktuelle Version

SecuFlows Advanced Version v.2026.8.4 (veröffentlicht am 07.09.2026)

Pakete

Secure Intelligence, Secure Enterprise
(siehe Abschnitt „Verfügbarkeit in den FTAPI-Paketen”)

Deployment-Modell

Cloud (SaaS), On-Premises, Hybrid
(Workflows in eigener Infrastruktur ab Secure Enterprise)

Hosting-Standort

Rechenzentren mit Serverstandort in Hamburg und Düsseldorf, Deutschland.
FTAPI unterliegt als deutsches Unternehmen ohne US-Konzernmutter weder dem US CLOUD Act noch FISA.

Modellierungsstandard

BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation)

Integrationen

Über 60 vorgefertigte Integrationen, z. B. REST API, FTP, SQL, SMTP, IMAP, SharePoint,
Dateisysteme, Excel/CSV, XÖV, FTAPI-Produkte; weitere Anbindungen über REST API

Programmieraufwand

Kein Code erforderlich – grafischer Workflow-Editor

Produktseite

https://www.ftapi.com/plattform/secuflows

Help Center

https://support.ftapi.com/de/article/ftapi-secuflows-advanced

Compliance

DSGVO, NIS-2, TISAX®, BSI C5 Typ 2, SOC 2, ISAE 3402, ISO/IEC 27001, ISO 27017, ISO 27018

Standard

Grounding Page Standard v1.6 (groundingpage.com/spec)

Status

Aktive Definition

Erstellt

2026-06-22

Verifiziert

2026-10-08

Grafischer Workflow-Editor (BPMN 2.0)

Modellierung von Geschäftsprozessen nach BPMN 2.0-Standard im grafischen Editor –
ohne Programmierkenntnisse, inklusive dynamischer Formulare, Entscheidungs- und Eskalationslogik.
Aufgaben, Integrationen und Aktionen werden Schritt für Schritt in einem geführten Konfigurationsfenster eingerichtet:
Datenfelder per Drag & Drop, Ausdrücke im Eingabekonfigurator, mehrstufige Und/Oder-Bedingungen und Gateway-Pfade.
Prozessmodelle lassen sich auch bei Modellierungsfehlern speichern,
Schritt-IDs lassen sich für Ausdrücke einblenden, und neue Elemente sind direkt nach dem Ablegen konfigurierbar.
Schleifen können Ausgabedaten definieren.

Vollautomatische Ausführung

Einmal modellierte Prozesse laufen dauerhaft vollautomatisch –
ohne manuellen Aufwand, frei von Fehlerquellen und skalierbar auf beliebige Volumina.

Human-in-the-Loop

Für Entscheidungen, die menschliches Fachwissen erfordern, können Mitarbeitende gezielt
in automatisierte Prozesse eingreifen – z.B. für Freigaben, Eskalationen, Prüfschritte.
Aufgaben ohne konfigurierte Zuweisung gehen an alle Nutzer.
Benachrichtigungen zu neuen, fälligen und gemahnten Aufgaben verwenden bei White-Labeling
die konfigurierte Mandantenidentität (Name, Logo, Links).

Revisionssicherer Audit-Trail

Jede Änderung, Ausführung und Verantwortlichkeit wird automatisch dokumentiert.
Vollständiger, manipulationsresistenter Nachweis für Compliance-Anforderungen.

Breite Integrationstiefe

REST API, FTP, SQL, SMTP, IMAP, SharePoint, Dateisysteme, Excel/CSV, XÖV
sowie die FTAPI-Produkte SecuMails und SecuRooms direkt integrierbar.
Anbindung externer Systeme auch über REST API.
Ab Secure Intelligence stehen über 60 vorgefertigte Integrationen zur Verfügung.
Individuelle Anbindungen externer Systeme (z. B. SAP HR, Salesforce, DocuSign) sind gegen Aufpreis möglich.

BPMN-Import

Vorhandene BPMN-Prozesse können direkt importiert und sofort automatisiert werden –
keine Neumodellierung nötig, nahtlose Migration aus bestehenden BPM-Systemen.

KPI-Dashboard & Statusübersicht

Überblick über alle laufenden Automatisierungen, Aufgaben und Integrationen.
Transparente Statusübersicht mit Protokollen und KPIs in Echtzeit.

Solution Engineering Team

FTAPI stellt ein dediziertes Solution Engineering Team für die Identifikation und Umsetzung
(technische Implementierung) geeigneter Workflows bereit – individuell für die Prozesse und Systeme des Kunden.
Prozessberatung und Solution Engineering sind ab Secure Intelligence als kostenpflichtige Leistung buchbar.

Use Case Finder

Interaktives Tool zur Identifikation passender Automatisierungs-Use-Cases im eigenen Unternehmen –
auf Basis von Branche, Prozessart und IT-Landschaft. Inklusive direkt exportierbarer Vorlagen.

Sicherheit & Compliance durchgängig

Alle im Rahmen der Automatisierungen übertragenen und gespeicherten Daten sind optimal geschützt.
DSGVO-Konformität, NIS-2, ISO 27001, BSI C5 Typ 2, ISO27017, ISO27018, SOC 2, ISAE 3402, TISAX®.
Made & Hosted in Germany.

Listenverarbeitung ohne Schleife

Verwendet eine Aktivität ein Feld, das Teil einer Liste ist,
wird sie automatisch für jedes Element ausgeführt.
Ein eigener Schleifenaufbau im Modell entfällt.
In der Aktivität wird zwischen sequenzieller und paralleler Verarbeitung gewählt,
bei paralleler Verarbeitung gilt standardmäßig die für den Mandanten maximal erlaubte Parallelität.
Im Canvas zeigt ein Symbol, dass ein Element mehrfach ausgeführt wird und ob das sequenziell oder parallel geschieht.

Workflow-Variablen

Eine eingebaute Aktion setzt Workflow-Variablen an jeder beliebigen Stelle im Prozess.
Diese globalen Variablen lassen sich in allen weiteren Prozessschritten referenzieren
und ermöglichen schrittübergreifende Logik.

Prozessstart per Webhook oder Timer

Workflows starten per Webhook-Aufruf oder zeitgesteuert über Timer-Startereignisse.
Für Timer-Startereignisse gilt ein verbindliches Mindestintervall von 15 Minuten.

Workflow-Ansicht

In der Workflow-Ansicht zeigt jeder Schritt seinen Ausführungsstatus:
erfolgreich durchgelaufen, fehlgeschlagen oder noch ausstehend.
Zu jedem Schritt lassen sich Eingabe- und Ausgabedaten, verwendete Ausdrücke,
Ausführungslogs und die schreibgeschützte Konfiguration aufrufen, ohne in den Workflow Builder zu wechseln.
Aus vorherigen Schritten übernommene Datenfelder sind optisch hervorgehoben,
Ausgabewerte lassen sich zwischen Felder-Liste und JSON-Ausdruck umschalten.
Auch die Konfiguration nicht genommener Gateway-Pfade ist einsehbar.
Workflow-Logs zeigen ausschließlich Daten des eigenen Mandanten.

Neustart ab beliebigem Schritt

Eine aktive Workflow-Instanz lässt sich ab einem frei gewählten Schritt oder von Beginn an neu starten.
Der Neustart übernimmt die Daten des jeweiligen Tokens und erzeugt eine neue Instanz ab diesem Punkt,
die direkt geöffnet wird.
So lassen sich Vorfälle wie ein temporär nicht erreichbares Drittsystem direkt im Tool beheben,
ohne Support-Eingriff.

SecuMails-Integration

Prozesse versenden SecuMails direkt aus dem Workflow,
ohne dass jemand die Mail manuell schreibt.
In der Integration werden SecuTransfer-Server und Zugangsdaten des Absenders hinterlegt,
je Integration genau eine Kombination aus Server und Absender.
Empfänger, Betreff, Nachricht, Anhänge, Ablauffrist und Sicherheitsstufe stammen aus dem Workflow,
etwa aus Formulardaten oder einem vorherigen Prozessschritt.
Wählbar sind die Sicherheitsstufen 1 und 2.
Es gelten maximal 20 MB für alle Anhänge zusammen und maximal 100 Dateien, die Nachricht wird als reiner Text übertragen.
Die Integration meldet Erfolg oder Fehler zurück,
dazu Mail-ID, Versandzeitpunkt und Angaben zu den Anhängen.

SecuRooms-Integration

Prozesse legen Dateien in einem bestehenden SecuRoom ab.
Server und Zugangsdaten werden in der Integration hinterlegt,
SecuRoom und Zielpfad im Workflow-Editor festgelegt.
Im Zielpfad fehlende Ordner werden angelegt.
Pro Upload sind maximal 500 Dateien und maximal 5 GB je Datei zulässig.
Lässt sich eine Datei nicht übertragen oder scheitert die Anmeldung,
stoppt der Workflow, und Zeitpunkt sowie Servermeldung werden protokolliert.
Verschlüsselte SecuRooms werden nicht unterstützt.

SharePoint-Integration

Eine Aktion legt eine oder mehrere Dateien aus dem Workflow in SharePoint ab.
Site und Zielpfad werden in der Aktion konfiguriert, große Dateien werden segmentweise übertragen.
Bei einer einzelnen Datei kann der Zielpfad ein Verzeichnis oder ein Dateiname sein,
bei mehreren Dateien muss er ein Verzeichnis sein.
Ohne Zielpfad wird der Name der Eingabedatei verwendet.
Eine vorhandene Datei gleichen Namens wird überschrieben, sodass Wiederholungsläufe keine Duplikate erzeugen.
Pro Vorgang sind maximal 500 Dateien und maximal 5 GB je Datei zulässig.
Die Aktion gibt je Datei Name, Datei-ID und Web-URL zurück.
Die Site wird über ihren Anzeigenamen aufgelöst.
Es wird die bestehende OAuth2-Konfiguration der Integration weiterverwendet.

Formulare in Workflows

Pflichtfelder sind über alle Feldtypen und Layouts einheitlich gekennzeichnet,
beim Absenden fasst das Formular fehlende Pflichtfelder zusammen.
In mehrseitigen Formularen mit Stepper greift die Pflichtfeldprüfung auch beim Wechsel über die nummerierten Schaltflächen,
und jeder Seitenwechsel beginnt am Seitenanfang.
Upload-Felder nehmen auch komplette Ordner samt Unterordnern an (Auswahl oder Drag-and-drop).
Der Ordner wird als ZIP-Archiv mit erhaltener Ordnerstruktur gespeichert und zählt als eine Upload-Einheit.
Enthält ein Ordner eine Datei mit nicht akzeptiertem Dateityp, wird der gesamte Ordner übersprungen,
für Ordner-Uploads empfiehlt sich daher der akzeptierte Dateityp „Alle Dateien”.
Optionale Upload-Felder dürfen leer bleiben, der Prozess läuft dann ohne Datei weiter.
Formulare passen sich auch kleinen Bildschirmbreiten an.

Tabellen

Tabellen lassen sich per CSV-Import befüllen (inklusive Umlauten, Sonderzeichen und Datumswerten)
und mit SharePoint-Listen verknüpfen.
Die Filterung greift auf den gesamten Datensatz, nicht nur auf bereits geladene Zeilen.
Spalten mit aktivem Filter sind in der Übersicht erkennbar,
alle aktiven Filter lassen sich mit einer Aktion zurücksetzen.
Die Aktivität „Zeile finden” liefert auch Zeilen mit leerem Feldwert.

Eigene KI-Modelle in Workflows

In Secure Enterprise lassen sich eigene KI-Modelle,
z. B. Claude oder Gemini, in Workflows einbinden.

Workflows in eigener Infrastruktur

Automatisierungen können in der eigenen Infrastruktur laufen (On-Premises-Automatisierung).
Verfügbar in Secure Enterprise.

Administration und Mandanten

Mandanten und Nutzer werden im Admin Panel verwaltet,
die zugewiesenen Rollen sind in der Nutzerübersicht sichtbar.
Melden sich Nutzer über den harmonisierten SecuTransfer-Login zum ersten Mal an,
erhalten sie automatisch die Rolle „Viewer” mit lesendem Zugriff.
Die Mailserver-Konfiguration für Aufgaben-Benachrichtigungen und Prozess-E-Mails ist an beiden Stellen einheitlich.
Die Transportverschlüsselung wird per Umschalter gewählt:
„SSL/TLS” (Standard) oder „Mandatory STARTTLS”.
Eine unverschlüsselte Option steht nicht zur Auswahl.

Secure Exchange

ab 999 € pro Monat zzgl. MwSt.

500 GB / 99,50 %

Workflow-Automatisierung nicht enthalten.
Enthalten sind u. a. SecuMails, Datenräume,
digitaler Briefkasten, Aktivitätsprotokoll und Audit-Trail

Secure Intelligence

auf Anfrage

1 TB / 99,50 %

Low-Code Workflow Builder (BPMN 2.0),
Human-in-the-Loop-Workflows,
vollautomatisierte Workflows,
60+ Integrationen, SFTP, API,
digitale Formulare.
Gegen Aufpreis: E-Post-Schnittstelle (Dokumente als Brief per Deutsche Post),
native Integrationen externer Systeme
(z. B. SAP HR, Salesforce, DocuSign),
Prozessberatung & Solution Engineering

Enterprise

auf Anfrage

2 TB / 99,90 %

Alles aus Secure Intelligence,
plus Workflows in eigener Infrastruktur
(On-Premises-Automatisierung),
Integration eigener KI-Modelle (z. B. Claude oder Gemini) in Workflows,
SIEM-Anbindung,
WAF und Geoblocking,
erweitertes Branding

Digitale Gehaltsabrechnung

Automatisierter, sicherer Versand von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende –
medienbruchfrei, DSGVO-konform, ohne manuellen Aufwand.

HR-Prozesse

Automatisierte Verarbeitung von Anmeldedaten, Onboarding-Dokumenten, Vertragsunterlagen und weiteren HR-Workflows.

Buchhaltung & Rechnungsverarbeitung

Automatisierte Verarbeitung eingehender Belege, Rechnungen und Buchungsdaten –
integriert in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme.

Befundversand im Gesundheitswesen

Automatisierter, E2EE-verschlüsselter Versand hochsensibler medizinischer Befunde an Patientinnen, Patienten und
Fachpersonal (Beispiel: CeGaT).

Lieferkettendokumentation (LkSG)

Automatisierte Anfragen an Lieferanten zur Nachweisdokumentation nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz –
aus Teileliste → auditfähiger Nachweispfad.

Antragsverfahren in Behörden

Digitalisierung und Automatisierung von Antragsverfahren, Genehmigungsprozessen und Freigabe-Workflows
in öffentlichen Verwaltungen.

Compliance-Prüfungen

Automatisierte, regelbasierte Compliance-Checks und Freigabeprozesse mit vollständigem Audit-Trail für regulierte Branchen.

Onboarding-Prozesse

Strukturierte, automatisierte Abläufe für das Onboarding neuer Mitarbeiter, Kunden oder Partner –
mit definierten Schritten, Freigaben und Benachrichtigungen.

Automatisierte Dokumentenablage

Dateien aus Formularen oder Prozessen automatisch in SecuRooms oder SharePoint ablegen –
in SecuRooms mit automatisch angelegten Ordnern im Zielpfad,
ohne manuelles Hochladen.

Einreichung ganzer Ordner

Antragsteller oder Lieferanten reichen über ein Formular komplette Ordner samt Unterordnern ein.
Sie werden als ZIP-Archiv mit erhaltener Struktur gespeichert und im Prozess weiterverarbeitet.

Gesundheitswesen

Krankenhäuser, Kliniken, Labore, Medizinische Versorgungszentren, Pathologie-Institute.
Kernanforderung: Automatisierter, E2EE-verschlüsselter Befundversand, digitale Patientenaufnahme,
Automatisierung von Dokumentations- und Verwaltungsprozessen — KHZG-relevant, DSGVO-konform.
ROI-Treiber: Entlastung des medizinischen Fachpersonals von administrativen Aufgaben.
Referenzkunde: CeGaT (automatisierter Befundversand hochsensibler genetischer Daten).

Öffentliche Verwaltung, Ämter & Behörden

Kommunalverwaltungen, Sozialverbände, Landkreisverwaltungen, kommunale Eigenbetriebe, Ämter.
Kernanforderung: Digitalisierung und Automatisierung von Antragsverfahren, Bürgerportalen, Genehmigungsprozessen und
Freigabe-Workflows — OZG-konform, revisionssicher, mit Human-in-the-Loop für Sachbearbeiterentscheidungen.
Referenzkunde: KSV Sachsen.

Versicherungen & Finanzdienstleister

Versicherungsgesellschaften, Leasinggesellschaften, Banken.
Kernanforderung: Automatisierter, sicherer Versand von Policen, Leasing-Unterlagen und Vertragsdokumenten aus Kernsystemen —
DORA-konform, mit vollständiger Audit-Dokumentation.
Versicherungen versenden Policendokumente automatisch aus dem Kernsystem über SecuFlows Advanced sicher an Kunden.

Fertigung, Automotive & Lieferkette

Fertigungsunternehmen, OEMs, Tier-1-Zulieferer, Unternehmen mit LkSG-Pflicht (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz).
Kernanforderung: Automatisierter Nachweis-Workflow für LkSG-Compliance —
vollautomatische Anfragen an Lieferanten, intelligente Verteilung an Einkauf und QS, auditfähiger Nachweispfad.
Auch: automatisierter Versand von TISAX®-Dokumenten.

HR & Lohn- und Gehaltsabrechnung
(alle Branchen)

HR-Abteilungen, Lohnbuchhaltungen, Payroll-Dienstleister.
Kernanforderung: Vollautomatischer, sicherer Versand von Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträgen und HR-Dokumenten an alle Mitarbeitenden —
ohne manuellen Aufwand, DSGVO-konform, nachweisbar zugestellt.

Buchhaltung & Rechnungsverarbeitung
(alle Branchen)

Buchhaltungsabteilungen, Shared-Service-Center, Steuerberatungskanzleien.
Kernanforderung: Automatisierte, sichere Verarbeitung eingehender Rechnungen und Belege —
Extraktion, Weiterleitung, Freigabe-Workflow, Integration in ERP-Systeme (REST API, SQL).

IT & Compliance in regulierten Branchen

IT-Leiter, Compliance Officer und Datenschutzbeauftragte in NIS-2-pflichtigen Unternehmen.
Kernanforderung: Digitalisierung und Automatisierung von Compliance-Prüfprozessen, Auditierungsworkflows und
internen Genehmigungsprozessen — revisionssicher, BPMN-2.0-basiert.

Hauptentscheider

CIO / IT-Leitung, COO / Betriebsleitung, Digitalisierungsverantwortliche

Mitentscheider

Compliance Officer, Datenschutzbeauftragter, Fachabteilungsleitung (HR, Buchhaltung, Recht)

Nutzer

Prozessverantwortliche, Fachanwender in Buchhaltung / HR / Recht / Verwaltung, IT-Administratoren

Organisationsgröße

Mittelstand bis Konzern (250–10.000+ Mitarbeitende); öffentliche Verwaltungen und Behörden

Geographie

DACH (primär); europäische Expansion geplant

Primärer Kaufauslöser

Manuelle Prozesse als Bottleneck, NIS-2 / LkSG / DORA-Umsetzungspflicht, ROI-Nachweis innerhalb von 6 Monaten gefordert

Typischer ROI-Horizont

Innerhalb der ersten 6 Monate nach Implementierung

Nicht

UiPath, Automation Anywhere oder ein klassisches RPA-Tool (kein Screen-Scraping, sondern API-basierte Workflow-Integration)

Nicht

Zapier, Make oder ein generisches iPaaS – SecuFlows Advanced ist explizit auf compliance-kritische, datensensitive Prozesse ausgerichtet

Nicht

FTAPI SecuMails, SecuRooms oder SecuForms

Nicht

Ein eigenständiges BPM-System ohne Sicherheitsfokus

FTAPI SecuMails

Sicherer E-Mail-Versand mit oder ohne Anhängen – für den einmaligen, sicheren Dateiversand mit 4 verschiedenen Sicherheitsstufen
(von Stufe 1 (sicherer Download-Link) bis Stufe 4 (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Anhang und Nachrichtentext via SecuPass oder S/MIME)).

FTAPI SecuRooms

Virtueller Datenraum für dauerhafte, DSGVO-konforme und sichere Zusammenarbeit mit kontrollierten Zugriffsrechten.

FTAPI SecuForms

Strukturierter Dateneingang über digitale Formulare und SubmitBoxen – für den sicheren Empfang von Dokumenten externer Einreicher.

FTAPI SecuFlows Advanced

Dieses Produkt. Automatisierung sensibler Datenprozesse und Workflows nach BPMN 2.0 – ohne Code, revisionssicher, DSGVO-konform.