CeGaT setzt auf höchste Compliance im digitalen Gesundheitswesen

Die Herausforderung

Sensible Gesundheitsdaten, hohe Regulierung und wachsendes Versandvolumen

CeGaT versendet jährlich eine fünfstellige Anzahl genetischer Befunde an Ärzte und andere berechtigte Empfänger. Vor 2017 wurden unterschiedliche Versandwege genutzt, darunter Post, Fax und verschlüsselte E-Mails. Diese heterogenen Kanäle erschwerten eine einheitliche Umsetzung von Compliance-Vorgaben, da Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz und Dokumentation je nach Versandart unterschiedlich ausgestaltet waren. Zudem waren einzelne Wege zeitaufwendig und boten nur begrenzte Transparenz darüber, wann und durch wen ein Befund tatsächlich zugestellt oder abgerufen wurde.

Mit der Einführung von FTAPI SecuMails wurde der digitale Befundversand auf eine sichere, nachvollziehbare und durchgängig verschlüsselte Grundlage gestellt. Die Plattform erfüllte von Beginn an die hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

Allerdings wurden die Mailings lange Zeit manuell erstellt. PDF-Dokumente und Empfängerinformationen mussten aus Drittsystemen übernommen und händisch in FTAPI übertragen werden. Dieser Prozess war zwar sicher, jedoch aufwändig und mit potenziellen Fehlerquellen verbunden – etwa bei der Übernahme von E-Mail-Adressen oder Dokumentenzuordnungen.

Mit zunehmendem Wachstum wurde deutlich, dass nicht die Sicherheit der Plattform, sondern die manuellen Zwischenschritte das eigentliche Skalierungsrisiko darstellten. Ziel war es daher, diese potenziellen Fehlerquellen konsequent zu reduzieren und den Versandprozess vollständig zu automatisieren.

End-to-End-Verschlüsselung ohne Kompromisse

CeGaT hat früh auf FTAPI gesetzt und damit einen sicheren, nachvollziehbaren Befundversand etabliert. Ausschlaggebend war die Möglichkeit, eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu realisieren. Gerade in einem Umfeld, in dem Empfänger häufig wechseln, ist dieser Punkt zentral.

„Sichere, durchgängig verschlüsselte Kommunikation für beliebige Kommunikationspartner, das ist für uns der entscheidende Mehrwert“, beschreibt Tim Scheurenbrand, Director IT bei CeGaT.

Eine rein E-Mail-basierte Lösung kam nicht infrage, da verschlüsselte Anhänge für Empfänger häufig zusätzliche Schritte erfordern, wie etwa das Öffnen separater Dateien oder die Eingabe von Passwörtern. Gleichzeitig versendet CeGaT Befunde an eine Vielzahl wechselnder Kommunikationspartner. Entsprechend war eine Lösung gefragt, die sichere Übermittlung auch ohne feste Nutzerstrukturen ermöglicht und sich flexibel in bestehende Prozesse integrieren lässt. 

In Kombination mit FTAPI SecuFlows Advanced konnte CeGaT einen automatisierten, verschlüsselten Versand etablieren, der direkt an die Vorsysteme angebunden ist. Die Anwendung ersetzt dabei mehrere manuelle Arbeitsschritte, die zuvor in unterschiedlichen Systemen durchgeführt werden mussten: Mitarbeitende führten Befund-PDF und Empfängerinformationen aus Drittsystemen zusammen und stießen den Versand manuell an. Zudem entstand bei Fehlern zusätzliche manuelle Nacharbeit.

Die Lösung

Automatisierter Befundversand mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Nach Freigabe eines Befundes im Laborinformationssystem wird die entsprechende PDF automatisiert über die FTAPI-Instanz als E-Mail an den definierten Empfänger versendet.

Der Process Client, der den automatisierten Versand technisch ansteuert, übernimmt dabei die technische Erstellung der SecuMail über eine authentifizierte Verbindung zum FTAPI-Server und speichert eine eindeutige Versand-ID. Dadurch kann der Versandstatus systemseitig nachverfolgt und den verantwortlichen Mitarbeitenden angezeigt werden, einschließlich der Information, ob und wann ein Befund vom Empfänger abgerufen wurde.

Für CeGaT ist diese Transparenz geschäftskritisch. Ein erfolgreich versendeter und abgerufener Befund markiert den Abschluss eines Auftrags und ist damit abrechenbar. Gleichzeitig schafft die klare Dokumentation eine verlässliche Grundlage für Rückfragen durch Ärzte oder Einsender.

Im Projektverlauf war für CeGaT auch die enge Zusammenarbeit mit den zuständigen Ansprechpartnern bei FTAPI ein wichtiger Faktor. „Die Ansprechpartner bei FTAPI sind unglaublich engagiert und kollegial. Gerade bei speziellen Anforderungen haben wir gemerkt, dass wir nicht einfach ein Ticket schreiben, sondern gemeinsam nach einer Lösung suchen“, sagt Scheurenbrand.

Compliance-Fähigkeit als strategisches Asset

Durch die Automatisierung und die Systemintegration sind Datenpannen, wie das Eingeben falscher E-Mail-Adressen, nahezu ausgeschlossen. Gleichzeitig ist der manuelle Abgleichaufwand im Befundversand gesunken.

Schon im laufenden Rollout zeigt sich zudem ein deutlicher Effizienzgewinn. Aktuell werden rund 30 Prozent der Befunde über das neue System versendet, da die vollständige Ausweitung an vorgelagerte Prozessschritte gekoppelt ist. In dem bereits umgestellten Teilbereich berichten die Teams durchweg von einer sehr großen Zeitersparnis. Pro Befund entfallen mehrere Minuten manueller Arbeit, die zuvor für das Zusammenstellen, Übertragen und Prüfen der Versandinformationen notwendig waren. Bereits bei einer fünfstelligen Anzahl von Befunden pro Jahr und aktuell rund 30 Prozent automatisiertem Versand ergibt sich daraus eine Zeitersparnis in der Größenordnung von mehreren hundert Arbeitsstunden. 

Weniger manuelle Eingriffe bedeuten zugleich weniger potenzielle Fehlerquellen. Dadurch wurde auch ein zusätzlicher Kontrollaufwand, etwa durch ein 4-Augen-Prinzip, im Versandprozess weitgehend überflüssig. „Weniger Fehler bedeuten weniger Datenpannen. Und in unserem sensiblen Umfeld schützt das unmittelbar unsere Reputation als vertrauenswürdiger Anbieter“, so Scheurenbrand.

Besonders in Audits ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein klarer Vorteil. CeGaT kann in Prüf- und Auditprozessen transparent darlegen, dass Befunde durchgängig verschlüsselt übertragen werden. Damit ist FTAPI nicht nur ein technisches Werkzeug, sondern ein integraler Bestandteil der Compliance-Strategie des Unternehmens.

Das Ergebnis

Sichere Skalierung im regulierten Umfeld

Mit FTAPI hat CeGaT eine Lösung implementiert, die Wachstum und regulatorische Anforderungen miteinander vereinbar macht. Trotz steigender Befundzahlen bleibt die Übermittlung sicher, nachvollziehbar und auditfähig dokumentiert.

 „Ohne FTAPI hätten wir ein Skalierungsproblem gehabt oder auf Compliance verzichten müssen. Sie haben für uns die Compliance-Fähigkeit erhöht”, sagt Scheurenbrand.

Die Kombination aus echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, automatisierter Prozessintegration und systemgestützter Nachverfolgbarkeit macht FTAPI für CeGaT zu einem zentralen Baustein im digitalen Befundversand.