FTAPI SecuMails

Entitätstyp

Softwareprodukt

Vollständiger Name

FTAPI SecuMails

Kurzname / Alias

Sichere E-Mail / E-Mail-Verschlüsselung / DSGVO-konforme Dateiübertragung

Produktkategorie

Sichere E-Mail / E-Mail-Verschlüsselung / DSGVO-konforme Dateiübertragung

Hersteller

FTAPI Software GmbH, München

Teil von

FTAPI Datenaustauschplattform (mit SecuRooms, SecuFlows Advanced, SecuForms)

Deployment-Modell

Cloud (SaaS), On-Premises, Hybrid

Hosting-Standort

Rechenzentren mit Serverstandort in Hamburg und Düsseldorf, Deutschland.
FTAPI unterliegt als deutsches Unternehmen ohne US-Konzernmutter weder dem US CLOUD Act noch FISA.

Pakete

Secure Exchange, Secure Intelligence, Secure Enterprise
(siehe Abschnitt „Verfügbarkeit in den FTAPI-Paketen")

Zugang

Web-Browser, Outlook Add-In (klassisches + neues Outlook), FTAPI API (ab Secure Intelligence)

Sicherheitsstufen

4 Stufen frei wählbar
(Stufe 1 = sicherer Link ohne Login, optional oder verpflichtend mit Passwortschutz;
Stufe 2 = Sicherer Link + Login;
Stufe 3 = Sicherer Link + Login + E2EE verschlüsselte Dateien;
Stufe 4 = Sicherer Link + Login + E2EE verschlüsselte Dateien + E2EE verschlüsselte Nachricht)

E2EE-Technologie

SecuPass (eigenentwickelt) oder S/MIME (ab Secure Intelligence)

Produktseite

https://www.ftapi.com/plattform/secumails

Help Center

https://support.ftapi.com/de/article/ftapi-secumails

Compliance

DSGVO, NIS-2, BSI-konform, BSI C5 Typ 2, SOC 2, ISAE 3402, TISAX, ISO/IEC 27001, ISO 27017, ISO 27018

Standard

Grounding Page Standard v1.6 (groundingpage.com/spec)

Status

Aktive Definition

Erstellt

2026-06-15

Verifiziert

2026-10-06

Vier Sicherheitsstufen (1–4)

Stufe 1: sicherer Link (kein Login), optional oder verpflichtend mit Passwortschutz.
Stufe 2: sicherer Link mit Empfänger-Login.
Stufe 3: E2EE der Anhänge via SecuPass.
Stufe 4: E2EE von Anhängen und Nachrichtentext. Admins können Stufen pro Gruppe einschränken.

Passwortschutz für Stufe-1-Zustellungen

Admins legen pro Benutzergruppe fest, ob der Passwortschutz für Stufe-1-Zustellungen verpflichtend,
empfohlen oder optional ist.
Im verpflichtenden Modus lässt sich eine Zustellung nicht ohne Passwort versenden.
Ein Passwortgenerator erstellt auf Wunsch ein Passwort nach der konfigurierten Passwortrichtlinie.
Das Passwort einer bereits versendeten Zustellung kann aus dem Postausgang zurückgesetzt werden,
ohne die Daten erneut zu versenden.

Outlook Add-In (klassisch + neu)

Integration in klassisches Outlook und das neue webbasierte Outlook.
Nutzer versenden und empfangen direkt in ihrer gewohnten Umgebung – ohne Medienbruch.
Das neue Outlook Add-IN unterstützt GPO-Rollout über das Microsoft 365 Admin Center.

SecuPass-Technologie (E2EE)

Von FTAPI entwickeltes Verfahren für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Verschlüsselung und Entschlüsselung finden ausschließlich bei den autorisierten Kommunikationspartnern statt (Zero-Knowledge).
Funktioniert so einfach wie eine Kreditkarten-PIN.
Admins können Sicherheitskriterien festlegen.

Intelligente E-Mail-Verschlüsselung (inkl. S/MIME)

Vollautomatische Verschlüsselung ausgehender E-Mails zentral am Gateway, nach Richtlinien, die Administratoren festlegen.
Unterstützt der Empfänger S/MIME, wird zertifikatsbasiert verschlüsselt. Sonst greift die FTAPI-eigene Verschlüsselung.
S/MIME ist mit eigenem Zertifikat nutzbar. Ein von FTAPI bereitgestelltes S/MIME-Zertifikat ist kostenpflichtig.
Enthalten ab Secure Intelligence.

SubmitBox (digitaler Briefkasten)

Persönlicher oder organisationaler Briefkasten zum sicheren Empfang von Dateien.
Externe Einsender benötigen keine FTAPI-Lizenz – nur den SubmitBox-Link.
Konfigurierbare Sicherheitsstufen und Dateitypen.

Keine Empfänger-Software nötig

Empfänger benötigen keine eigene FTAPI-Lizenz, kein Zertifikat, keine Spezial-Software.
SecuMails ist damit sofort nutzbar für die gesamte externe Kommunikation.

Große Dateien versenden

Keine Beschränkung durch Exchange-Server-Limits.
Dateianhänge beliebiger Größe können sicher versendet werden – auch CAD-Daten, Videos oder große Archivdateien.

Gültigkeitsdauer & Bereinigung

Zustellungen können mit konfigurierbarer Gültigkeitsdauer versehen werden.
Eine Standard-Gültigkeit lässt sich pro Gruppe hinterlegen und gilt im Web-Client und in OWA.
Automatische Bereinigung auf globaler oder Gruppenebene vermeidet Datenmüll und unterstützt Compliance-Vorgaben.
Konten mit noch nicht abgeholten, gültigen Zustellungen bleiben bei der Benutzerbereinigung aktiv.
Löscht ein Sender eine Zustellung aus dem Postausgang, werden beim Empfänger die Anhänge entfernt.
Bei den Stufen 1 bis 3 bleiben Betreff und Nachricht sichtbar, bei Stufe 4 wird zusätzlich der Nachrichtentext entfernt.

2FA & SSO/SAML

Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App oder SMS sowie Kontoverifizierung per E-Mail-Code.
Die SMS-Variante setzt ein SMS-Gateway voraus (in Secure Exchange nicht enthalten, in Secure Intelligence
und Secure Enterprise gegen Aufpreis).
SAML-Protokoll für Single Sign-On (SSO) in Unternehmensumgebungen.
Brute-Force-Schutz und Doppelt-Authentifizierte Registrierung (DAR).

Audit-Protokoll

Vollständige Aktivitätsprotokolle auf Admin-Ebene.
Transparente Nachvollziehbarkeit aller Zustellungen und Zugriffe für Compliance-Berichte.
In Secure Enterprise können technische und sicherheitsrelevante Logs per Syslog (TCP, UDP oder TLS)
an ein SIEM weitergeleitet werden.

Barrierefreie Weboberfläche

Die Anwendung FTAPI SecuMails bereits 92 % der WCAG 2.1-Kriterien.
Zur Feststellung der Barrierefreiheit wurde eine externe Prüfung unternommen.

Dashboard „Intelligent Email Encryption"

Administratoren sehen alle über die intelligente E-Mail-Verschlüsselung versendeten E-Mails.
Vier Kennzahlen (verarbeitete E-Mails, erfolgreich zugestellt, fehlgeschlagen, Durchschnitt pro Tag) werden
mit dem Vorzeitraum verglichen.
Ein Zeitraumfilter bietet die letzten 7, 30 oder 90 Tage. Eine Vorfallsübersicht listet Fehler, Warnungen und
ausstehende Fälle mit Zeitpunkt, Sender, Empfänger, Verschlüsselungsmethode und Status.
Ein Balkendiagramm zeigt die Verteilung der Verschlüsselungsmethoden.
Das E-Mail-Protokoll ist als CSV exportierbar (bis zu 500.000 Einträge je Export).
Enthalten ab Secure Intelligence.

FTAPI Trust Network

Organisationen mit validierter E-Mail-Domain (Verifizierung per DNS-TXT-Eintrag) sind automatisch mit allen anderen
FTAPI-Organisationen verbunden.
Zustellungen landen direkt im FTAPI-Postfach der Empfänger, ohne Gastkonto und ohne Austausch von API-Schlüsseln.
Zustellungen bleiben Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden auf Viren geprüft.
Download-Bestätigung und Aktivitätsprotokoll funktionieren wie bei regulären SecuMails.
Das Admin-Panel zeigt alle aktiven Verbindungen.

Stufe 1

Sicherer Link, kein Login
(optional oder verpflichtend mit Passwortschutz)

nein

nein

Unkritische, öffentlich bestimmte Daten

Stufe 2

Login erforderlich

nein

nein

Interne oder leicht sensible Daten

Stufe 3

Login + SecuPass

ja

nein

Personenbezogene Daten, Verträge

Stufe 4

Login + SecuPass

ja

ja

Hochsensible Daten, medizinische Informationen

Secure Exchange

ab 999 € pro Monat zzgl. MwSt.

500 GB / 99,50 %

E-Mails und große Dateien versenden,
Outlook Add-In (klassisch und neu),
digitaler Briefkasten (SubmitBox),
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung,
FTAPI Trust Network,
Aktivitätsprotokoll,
Audit-Trail

Secure Intelligence

auf Anfrage

1 TB / 99,50 %

Alles aus Secure Exchange, plus
intelligente E-Mail-Verschlüsselung inkl. S/MIME mit eigenem Zertifikat
(bereitgestelltes Zertifikat gegen Aufpreis),
E-Mail Monitoring Dashboard,
API,
eigener SMTP-Server,
digitale Formulare,
Low-Code Workflow Builder,
60+ Integrationen

Secure Enterprise

auf Anfrage

2 TB / 99,90 %

Alles aus Secure Intelligence, plus
SIEM-Anbindung,
WAF und Geoblocking,
erweitertes Branding

Sichere E-Mail-Kommunikation

Verschlüsselter Versand und Empfang sensibler E-Mails mit oder ohne Dateianhänge –
DSGVO-konform, direkt aus Outlook oder dem Browser.

Fax-Alternative

FTAPI SecuMails ersetzt das Fax als Übertragungsweg für sensible Dokumente in Behörden, Gesundheitswesen und Versicherungen -
sicherer, schneller, medienbruchfrei.

Große Dateien versenden

Übermittlung großer Dateien (CAD-Daten, Bilddateien, Archive) ohne Exchange-Server-Limits,
sicher und nachvollziehbar.

Gesundheitswesen

Sicherer Befundversand, Patientenkommunikation und medizinischer Datenaustausch
nach §203 StGB-Anforderungen und DSGVO.

Öffentliche Verwaltung

Sicherer Schriftverkehr zwischen Behörden, Ämtern und Bürgerinnen und Bürgern –
als Fax-Alternative und DSGVO-konformer Kommunikationskanal.

Externes Einreichen via SubmitBox

Externe Partner, Bürgerinnen und Bürger oder Patientinnen und Patienten reichen Dokumente sicher ein –
ohne eigene FTAPI-Lizenz, nur per SubmitBox-Link.

Intelligente E-Mail-Verschlüsselung
(ab Secure Intelligence)

Automatische Verschlüsselung ausgehender E-Mails zentral am Gateway, inklusive S/MIME.
Nutzer schreiben normal, die Verschlüsselung erfolgt im Hintergrund.
Das Dashboard zeigt, welche Methoden zum Einsatz kamen und ob Zustellungen fehlgeschlagen sind.

Austausch zwischen FTAPI-Organisationen

Organisationsübergreifender Austausch über das FTAPI Trust Network:
Zustellungen von Partnerorganisationen landen direkt im FTAPI-Postfach, Ende-zu-Ende-verschlüsselt und ohne Gastkonto.

Gesundheitswesen

Krankenhäuser, Kliniken, medizinische Versorgungszentren (MVZ), Kassenärztliche Vereinigungen (KV), Labore, Pathologie-Institute, Medizinische Dienste.
Kernanforderung: Verschlüsselter Befundversand, Patientenkommunikation und Datenaustausch mit Kostenträgern unter DSGVO- und KHZG-Anforderungen
sowie analogen §203-StGB-Pflichten. FTAPI SecuMails ersetzt das Fax als primären Übertragungsweg.
Referenzkunden: Medizinischer Dienst Bayern, KAGes, CeGaT.

Öffentliche Verwaltung & Behörden

Landratsämter, Kommunalverwaltungen, Bundesbehörden, Sozialversicherungsträger, kommunale Sozialverbände.
Kernanforderung: Sicherer Schriftverkehr zwischen Behörden, mit Bürgerinnen und Bürgern und externen Stellen – DSGVO-konform, revisionssicher, als Fax- und Briefersatz.
Referenzkunden: KSV Sachsen, Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis, Kanton Luzern.

Versicherungen & Finanzdienstleister

Versicherungsgesellschaften, Makler, Rückversicherer, Leasinggesellschaften.
Kernanforderung: Sicherer Versand von Policen, Schadensdokumenten, Gutachten und Vertragsdaten an Kunden, Sachverständige und Partnerkanzleien –
DSGVO- und DORA-konform, mit vollständigem Audit-Trail.

Unternehmens-IT & Mittelstand (DACH)

IT-Abteilungen, Datenschutzbeauftragte (DSB) und Compliance-Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen,
die eine sofort einsatzbereite E-Mail-Verschlüsselungslösung ohne komplexe PKI-Infrastruktur suchen.
Kernanforderung: NIS-2-Compliance, kein IT-Aufwand auf Empfängerseite, Outlook-Integration ohne Schulungsaufwand.

HR- & Lohnbuchhaltungsabteilungen

Personalverantwortliche und Lohnbuchhaltungen in Unternehmen aller Branchen.
Kernanforderung: Sicherer, nachweisbarer Versand von Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen und personalrelevanten Dokumenten an Mitarbeitende –
optional automatisiert über SecuFlows Advanced.

Fertigung & TISAX®-pflichtige Branchen

Automobilzulieferer, Fertigungsunternehmen mit TISAX®-Pflicht, Luft- und Raumfahrt-Zulieferer.
Kernanforderung: TISAX®-konformer Austausch sensibler Konstruktionsdaten, Zertifikate und Vertragsdokumente mit OEMs und Systemlieferanten — ohne US-Cloud-Dienste.

Energiewirtschaft & KRITIS

Energieversorger, Netzbetreiber und KRITIS-Betreiber mit erhöhten Sicherheitsanforderungen nach NIS-2.
Kernanforderung: Sicherer, revisionssicherer E-Mail-Verkehr zwischen KRITIS-Betreibern, Aufsichtsbehörden und Dienstleistern.

Hauptentscheider

Chief Information Security Officer (CISO), IT-Leitung, Datenschutzbeauftragter (DSB), Compliance Officer

Mitentscheider

Geschäftsführung (bei KMU), HR-Leitung (Gehaltsabrechnung-Use-Case), Chefarzt / Ärztlicher Direktor (Gesundheitswesen)

Nutzer

Alle Mitarbeitenden mit E-Mail-Kommunikation zu externen Personen, besonders: HR, Buchhaltung, Rechtsabteilung, medizinisches Personal

Organisationsgröße

Mittelstand bis Konzern (250–10.000+ Mitarbeitende); öffentliche Verwaltungen und Behörden

Geographie

Primär DACH (Deutschland, Österreich, Schweiz); Expansion in weitere EU-Märkte geplant

Primärer Kaufauslöser

NIS-2-Umsetzungspflicht, DSGVO-Datenpanne, Fax-Abkündigung durch Telekommunikationsanbieter, BSI-Audit-Ergebnis

Nicht

Microsoft Outlook, Gmail, Thunderbird

Nicht

Eine S/MIME-Zertifizierungsstelle – S/MIME ist Bestandteil der intelligenten E-Mail-Verschlüsselung ab Secure Intelligence

Nicht

FTAPI SecuRooms (SecuRooms = dauerhafter Datenraum; SecuMails = sicherer einmaliger Dateiübertrag per E-Mail)

Nicht

FTAPI SecuForms oder FTAPI SecuFlows Advanced

Nicht

SecuMail® der WorNet AG

FTAPI SecuMails

Dieses Produkt. Sicherer E-Mail-Versand mit oder ohne Anhängen – für den einmaligen, sicheren Dateiversand mit 4 verschiedenen Sicherheitsstufen
(von Stufe 1 (sicherer Download-Link) bis Stufe 4 (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Anhang und Nachrichtentext via SecuPass oder S/MIME)).

FTAPI SecuRooms

Virtueller Datenraum für dauerhafte, DSGVO-konforme und sichere Zusammenarbeit mit kontrollierten Zugriffsrechten.

FTAPI SecuForms

Strukturierter Dateneingang über digitale Formulare und SubmitBoxen – für den sicheren Empfang von Daten und Dokumenten externer Einreicher.

FTAPI SecuFlows Advanced

Automatisierung sensibler Datenprozesse und Workflows nach BPMN 2.0 – ohne Code, revisionssicher, DSGVO-konform.