E-Mail-Anhang verschlüsseln: Wie es sicher geht

Ob Verträge, Angebote oder interne Dokumente – E-Mail-Anhänge enthalten oft vertrauliche Informationen. Was dabei viele unterschätzen: Normale E-Mails sind nicht von Natur aus sicher. Wer also Datenschutz ernst nimmt oder gesetzlich dazu verpflichtet ist (zum Beispiel durch die DSGVO), sollte Anhänge nicht einfach unverschlüsselt versenden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum verschlüsselte Anhänge wichtig sind, welche Methoden es gibt – inklusive ihrer Vor- und Nachteile – und wie Sie mit FTAPI sicher und einfach einen E-Mail-Anhang verschlüsseln können.

Warum man einen E-Mail-Anhang verschlüsseln sollte

Der Versand einer ungeschützten E-Mail ist vergleichbar mit einer Postkarte: Jeder, der auf dem Weg oder am Bestimmungsort Zugriff hat, kann mitlesen. Sensible Inhalte im Anhang – etwa Verträge, Angebote oder personenbezogene Daten – landen damit unverschlüsselt in Postfächern, sofern sie überhaupt beim richtigen Empfänger ankommen und nicht abgefangen werden.

Hinzu kommt: E-Mails sind nach wie vor die bevorzugte Angriffsmethode von Cyberkriminellen. Laut Bitkom werden zahlreiche Cyberangriffe auf Unternehmen per E-Mail initiiert – bei Datendiebstählen sind in 63 Prozent der Fälle allgemeine Kommunikationsdaten wie E-Mails betroffen.

Das macht unverschlüsselte Anhänge besonders riskant – sei es durch falsch adressierte Mails, offene WLANs oder kompromittierte Accounts. Selbst passwortgeschützte ZIPs oder PDFs bieten nur echten Schutz, wenn das Passwort getrennt und sicher auf einem anderen Kanal (z. B. telefonisch, nicht nur in einer separaten E-Mail) übermittelt wird. In der Praxis passiert das aber selten.

Auch rechtlich ist Verschlüsselung Pflicht: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten durch geeignete technische Maßnahmen geschützt werden – dazu zählen auch Anhänge, wenn sie solche Daten enthalten. Unternehmen, die hier nachlässig sind, riskieren Bußgelder, Reputationsverluste und Kontrollverlust über ihre Daten.

Die gute Nachricht: Sichere Kommunikation muss heute nicht mehr kompliziert sein. Es gibt inzwischen einige Lösungen, die es ermöglichen, Anhänge verschlüsselt, nachvollziehbar und ohne technische Hürden zu versenden.

Wie das aussehen kann, schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Wie lassen sich Anhänge in E-Mails verschlüsseln?

Grundsätzlich soll E-Mail-Verschlüsselung verhindern, dass Unbefugte auf die Daten in einer E-Mail zugreifen können. Diese Daten sind zum Beispiel E-Mail-Adressen, der Nachrichtentext selbst (mehr dazu in unserem Artikel rund um Datenschutz bei E-Mails) oder Anhänge. Letztere enthalten oft besonders sensible Informationen und werden beim Schutz häufig übersehen.

Um Anhänge in E-Mails zu schützen, gibt es verschiedene Verschlüsselungsverfahren und grundsätzlich zwei Schutzarten: Transportverschlüsselung (z. B. TLS) und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. PGP und S/MIME).

Welches Verfahren wann sinnvoll ist und welche Vor- und Nachteile sie haben, zeigen die nächsten Abschnitte.

Transportverschlüsselung (TLS)

Transportverschlüsselung, auch Punkt-zu-Punkt-Verschlüsselung genannt, via TLS (Transport Layer Security) ist der Standard bei den meisten E-Mail-Anbietern. Geschützt wird dabei nur der Übertragungsweg, also die Verbindung von einem E-Mail-Server zum anderen. Die Inhalte der E-Mail – also Text und Anhang – bleiben unverschlüsselt.

Beispiel: Eine E-Mail mit Anhang wird von Server A zu Server B gesendet. TLS stellt sicher, dass niemand auf der Leitung mitlesen kann. Liegt die E-Mail dann aber auf dem Server des Absenders, zwischengespeichert auf Knotenpunkten im Netz oder im Postfach des Empfängers, ist sie dort im Klartext und somit angreifbar, zum Beispiel bei einem kompromittierten Postfach oder Man-in-the-Middle-Angriffen.

TLS ist also ein Basisschutz – sinnvoll, aber nicht ausreichend für vertrauliche Inhalte.

E-Mail-Anhang mit Passwort schützen (symmetrische Verschlüsselung)

Eine andere Möglichkeit: Nur der Anhang wird verschlüsselt – etwa per ZIP-Archiv oder PDF mit Passwort. Beide Seiten müssen hier dasselbe Passwort kennen. Dieses muss also ebenfalls sicher übermittelt werden.

Das Problem dabei: Wer beides per E-Mail verschickt – Datei und Passwort – schützt seine Daten nicht wirklich. Solche passwortgeschützten Anhänge bieten also ähnlich wie TLS nur begrenzt Schutz. Sie funktionieren nur, wenn das Passwort sicher (z. B. per Telefon oder Messenger) übermittelt und nicht mehrfach verwendet wird. Das ist in der Praxis aber nur selten der Fall.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird der E-Mail-Inhalt inklusive Anhang direkt im E-Mail-Programm des Absenders verschlüsselt und erst auf dem Client des Empfängers wieder entschlüsselt. Die Daten bleiben während der gesamten Übertragung und auch auf den Servern verschlüsselt – Dritte haben keinen Zugriff.

Das Prinzip lässt sich auf verschiedene Weise technisch umsetzen:

• Bei der symmetrischen Verschlüsselung wird ein und dasselbe Passwort zum Ver- und Entschlüsseln verwendet – z. B. bei passwortgeschützten PDFs. Sender und Empfänger müssen das Passwort vorab sicher austauschen.

• Die asymmetrische Verschlüsselung arbeitet mit einem Schlüsselpaar: einem öffentlichen Schlüssel zum Verschlüsseln und einem privaten zum Entschlüsseln, der nicht geteilt wird.

Die bekanntesten Verfahren sind:

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)

S/MIME basiert auf digitalen Zertifikaten, die von einer offiziellen Zertifizierungsstelle ausgestellt und dann als Schlüssel eingesetzt werden. Sender und Empfänger besitzen jeweils ein Schlüsselpaar:

• Der öffentliche Schlüssel wird weitergegeben und zum Verschlüsseln genutzt.

• Der private Schlüssel verbleibt beim Empfänger und wird zum Entschlüsseln verwendet.

Vorteile:

• In gängige E-Mail-Programme integrierbar

• Unterstützt auch digitale Signaturen

• Für dauerhaft abgesicherte Kommunikationsbeziehungen geeignet

Nachteile:

• Einrichtung und Verwaltung der Zertifikate ist aufwendig

• Beide Seiten benötigen gültige Zertifikate

• Wenig flexibel bei der Kommunikation mit externen Empfängern

OpenPGP / PGP (Pretty Good Privacy)

PGP (auch OpenPGP) ist ein offener Standard ohne zentrale Zertifizierungsstellen. Nutzer generieren hier ihre Schlüsselpaare selbst und tauschen die öffentlichen Schlüssel manuell aus oder veröffentlichen sie auf Schlüsselservern.

Vorteile:

• Hohe kryptografische Sicherheit

• Keine Abhängigkeit von Zertifizierungsstellen

• Offener, etablierter Standard

Nachteile:

• Technisch komplex in der Anwendung

• Nicht standardmäßig in E-Mail-Clients integriert

• Eingeschränkt einsetzbar im Unternehmensumfeld

Plattformbasierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. mit FTAPI)

Plattformlösungen wie FTAPI setzen auf automatisierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – ohne Zertifikatsverwaltung oder manuellen Schlüsseltausch. Die Datei wird verschlüsselt hochgeladen und über einen sicheren Link bereitgestellt, auf den nur autorisierte Empfänger zugreifen können. Der Versand kann direkt im Browser oder aus Outlook heraus erfolgen. Wie genau das funktioniert, schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an.

Vorteile:

• Keine Zertifikate oder Schlüsselmanagement notwendig

• Für interne und externe Empfänger einfach nutzbar

• Auch sehr große Dateien möglich

• DSGVO-konform und BSI-orientiert

Nachteile:

• Anhänge werden nicht direkt in der E-Mail gespeichert

• Link-basierte Bereitstellung kann für Empfänger ungewohnt wirken

Zusammenfassung: E-Mail-Verschlüsselung in einfachen Worten

• TLS schützt nur den Weg der E-Mail – nicht den Inhalt.

• Passwortgeschützte Anhänge sind nur dann sicher, wenn das Passwort getrennt (über einen anderen Kanal, nicht in einer separaten E-Mail) übermittelt wird.

• S/MIME und PGP schützen vollständig (Weg und Inhalt), sind aber technisch aufwendig.

• Tools wie FTAPI bieten eine pragmatische und sichere Lösung: Der Anhang wird über einen geschützten Link verschickt – verschlüsselt und nur für autorisierte Empfänger abrufbar.

Wie genau sich Dateianhänge in E-Mails mit FTAPI verschlüsseln lassen, wird im nächsten Abschnitt Schritt für Schritt erklärt.

So verschlüsseln Sie einen E-Mail-Anhang mit FTAPI

Mit FTAPI SecuMails versenden Sie Anhänge sicher und DSGVO-konform, direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach heraus. Die Lösung ist nutzbar über Web oder Outlook und ermöglicht es, Dateianhänge jeder Größe verschlüsselt zu übertragen – an interne und externe Empfänger, ohne dass diese eine eigene Infrastruktur benötigen.

So funktioniert der Versand mit SecuMails:

1. E-Mail wie gewohnt schreiben: Geben Sie die Empfängeradresse, den Betreff und Ihre Nachricht ein. In Outlook nutzen Sie dazu wie gewohnt das E-Mail-Fenster. In der Webanwendung klicken Sie auf „Neue Zustellung“ und füllen die entsprechenden Felder aus.

2. Anhänge hinzufügen: Fügen Sie die Dateien, die Sie verschlüsselt versenden möchten, hinzu. In Outlook hängen Sie die Dateien wie gewohnt an. Im Browser laden Sie sie per Drag & Drop oder über die Schaltfläche „Dateien anhängen“ hoch.

3. Sicherheitsstufe und Gültigkeitsdauer wählen (optional): Legen Sie fest, mit welcher Sicherheitsstufe Ihre Dateien versendet werden und wie lange sie zum Download verfügbar sein sollen. Diese Einstellungen können auch zentral im Unternehmen vorgegeben sein.

4. Download-Button einfügen (optional, nur bei Outlook): Wenn Sie via Outlook versenden, können Sie in Ihre E-Mail einen „Download-Button“ für Ihre Anhänge integrieren. Dieser lässt sich manuell platzieren oder wird automatisch am Ende Ihrer Zustellung (über der Signatur) eingefügt.

5. Datei sicher versenden: Klicken Sie auf „Mit FTAPI versenden“ in der Menüleiste, um Ihre E-Mail inklusive Anhang sicher zu übertragen.

Der Empfänger erhält dann eine E-Mail mit dem Abruflink in sein normales Postfach und kann Ihre Dateien sicher herunterladen (je nach gewählter Sicherheitsstufe ist vor dem Download ggf. eine Authentifizierung erforderlich).

Plus: Künftig erweitert FTAPI seine Lösung für sichere E-Mails um zertifikatsbasierte Verschlüsselung. Organisationen können ihre E-Mail-Kommunikation dann mit FTAPI auch über den etablierten S/MIME-Standard absichern – automatisiert, zertifikatsbasiert und direkt integriert in SecuMails. Für Unternehmen und Behörden mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsteht so ein durchgängiger Schutz: E-Mails lassen sich automatisch ver- und entschlüsseln und digital signieren.

Damit wird FTAPI zur zentralen Lösung für verschiedenste Anwendungsfälle – vom spontanen Einzelversand bis zur abgesicherten, strukturierten Kommunikation mit Partnern und öffentlichen Stellen.

Fazit: Verschlüsselte Anhänge sollten selbstverständlich werden

Insgesamt enthalten E-Mail-Anhänge oft besonders sensible Informationen. Ohne passenden Schutz landen sie schnell in den falschen Händen – etwa durch einen falschen Empfänger, ein offenes WLAN oder ein kompromittiertes Postfach. Wer die DSGVO einhalten und Datenschutzverletzungen vermeiden will, sollte Anhänge immer verschlüsseln.

Welche Methode am besten passt, hängt vom Anwendungsfall ab: Während Zertifikatslösungen wie S/MIME für feste Kommunikationsbeziehungen zwischen Unternehmen und Organisationen mit besonders hohen Sicherheitsvorgaben geeignet sind, bieten plattformbasierte Lösungen wie FTAPI mehr Flexibilität – vor allem im Austausch mit externen Empfängern.

Wichtig ist: Verschlüsselung sollte nicht kompliziert sein – sondern fester Bestandteil sicherer Unternehmenskommunikation.