Datenschutz bei E-Mails: 7 Maßnahmen für DSGVO-konformen Versand

In Kliniken, Behörden oder Unternehmen werden täglich sensible Daten per E-Mail versendet – oft unverschlüsselt und ohne Nachvollziehbarkeit. Doch schon E-Mail-Adressen sind schützenswert im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Inhalte oft noch sensibler.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wann E-Mails ohne Schutz nicht DSGVO-konform sind und was Organisationen konkret tun können, um ihre Kommunikation sicher, nachvollziehbar und regelkonform zu gestalten – inklusive kompakter Checkliste für die Praxis.

Warum greift die DSGVO beim E-Mail-Versand?

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten – und dazu zählen nicht nur Gesundheitsakten oder Ausweisdaten, sondern bereits einfache E-Mail-Adressen mit Klarnamen wie max.muster@firma.de. Auch die Inhalte von E-Mail-Nachrichten, Dateianhänge, Betreffzeilen und sogar Metadaten (z. B. Zeitstempel, IP-Adressen) können sensible Informationen enthalten.

Werden solche Informationen einfach im Klartext verschickt, ist das ein erhebliches Datenschutzrisiko. Denn E-Mails funktionieren technisch wie eine digitale Postkarte: Der Inhalt kann auf dem Weg mitgelesen, kopiert oder fehlgeleitet werden. Zudem fehlt oft die Kontrolle über spätere Zugriffe, Speicherfristen oder Löschung.

Unternehmen, Behörden und andere Organisationen sind daher verpflichtet, personenbezogene Daten gemäß Art. 32 DSGVO durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu schützen. Dazu zählen:

• Verschlüsselung bei Versand und Speicherung

• Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Rechte

• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des E-Mail-Verkehrs

Zusätzlich schreibt Art. 5 DSGVO vor, dass Daten nur für klar definierte Zwecke verarbeitet und nicht länger als erforderlich gespeichert werden dürfen.

Ergänzt wird die DSGVO durch nationale Regelungen wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) im Beschäftigungskontext sowie das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG), das die Vertraulichkeit digitaler Kommunikation schützt.

Datenschutz & E-Mail: Typische Fehler – und warum sie kritisch sind

Viele Datenschutzverstöße im beruflichen Alltag entstehen nicht mutwillig, sondern durch Routine – oder fehlende Prozesse. Die Regeln der DSGVO werden bei E-Mails oft übersehen oder unterschätzt. Die folgenden Punkte zählen zu den häufigsten Schwachstellen:

• Offene E-Mail-Verteiler (CC statt BCC): Wer E-Mails mittels CC an mehrere Empfänger verschickt, gibt deren Adressen für alle sichtbar weiter – ein klarer DSGVO-Verstoß. Besonders heikel bei Bürgerkontakten, Patienten oder externen Partnern.

• Sensible Inhalte unverschlüsselt versendet: Gesundheitsdaten, Verträge oder interne Unterlagen werden häufig ohne jegliche Verschlüsselung als Anhang versendet. Bei einem Fehlversand oder abgefangener Mail ist das ein massiver Datenschutzverstoß.

• Weiterleitung an private E-Mail-Konten: Viele leiten dienstliche E-Mails auch ohne Freigabe an private Accounts wie Gmail oder GMX weiter. Das ist datenschutzrechtlich problematisch, besonders bei sensiblen Inhalten. Unternehmen verlieren so die Kontrolle über den Datenfluss.

• Keine Nachvollziehbarkeit: Fehlen Versandprotokolle oder Zugriffsnachweise, lässt sich nicht belegen, wann und von wem eine E-Mail empfangen oder geöffnet wurde. Diese Lücken erschweren es, die Rechenschaftspflicht nach DSGVO einzuhalten.

• Kein Löschkonzept: E-Mails mit personenbezogenen Daten werden oft dauerhaft gespeichert – ob in Postfächern, Archivsystemen oder Backups. Das widerspricht dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO).

Diese Fehler sind oft systemisch. Wer E-Mail-Kommunikation datenschutzkonform gestalten will, braucht klare Prozesse, Vorgaben und technische Unterstützung. Wie das geht, zeigt die folgende Checkliste.

Checkliste: DSGVO-konforme E-Mails versenden

Wer personenbezogene Daten per E-Mail versendet, trägt Verantwortung. Die DSGVO macht dabei klare Vorgaben. Diese Checkliste zeigt, welche Maßnahmen Unternehmen umsetzen sollten, um auf der sicheren Seite zu sein:

1. BCC statt CC in Verteilern nutzen

Schützen Sie E-Mail-Adressen, indem Sie bei Sammel-E-Mails immer das BCC-Feld verwenden – vor allem, wenn Sie mehrere externe Empfänger anschreiben. So bleiben Empfängeradressen vertraulich. Dokumentieren Sie diese Regel auch in Ihrer E-Mail-Richtlinie.

2. Keine sensiblen Inhalte im Klartext versenden

Versenden Sie personenbezogene Daten wie Verträge, Gesundheitsinfos oder Abrechnungen nur über eine geschützte Verbindung – mindestens mit Transportverschlüsselung, idealerweise Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Richten Sie verbindliche Verschlüsselungsregeln ein, je nach Sensibilität der Inhalte, und integrieren Sie passende Tools für den Datenschutz direkt in bestehende Systeme wie Outlook.

3. Weiterleitungen an private Postfächer klar regeln

Dienstliche Kommunikation sollte nicht an private E-Mail-Konten wie Gmail oder GMX weitergeleitet werden. Dabei geht die Kontrolle über sensible Daten verloren. Stellen Sie deshalb klar, dass Geschäftskommunikation nur über offizielle, abgesicherte Konten laufen darf – und sichern Sie das technisch ab, wo möglich.

4. Versand und Zugriff dokumentieren

Im Streitfall müssen Unternehmen belegen können, wann eine E-Mail verschickt, empfangen oder geöffnet wurde. Nutzen Sie deshalb Tools, die genau das automatisch protokollieren. Achten Sie darauf, dass die Protokolle nicht manipulierbar sind und bei Bedarf exportiert werden können – etwa für interne Prüfungen oder im Fall einer Beschwerde bei der Datenschutzbehörde.

5. Zugriff beschränken – nicht jeder darf alles

Legen Sie fest, wer welche Arten von Daten per E-Mail verschicken darf, welche E-Mails verschlüsselt werden müssen und welche Tools genutzt werden. Schaffen Sie Richtlinien, in denen Sie Zuständigkeiten schriftlich festhalten (z. B. eine interne Datenschutzrichtlinie) und vergeben Sie rollenbasierte Zugriffsrechte. So sorgen Sie dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Inhalte haben und die verwendeten Tools den festgelegten Sicherheitsstandards entsprechen.

6. Automatisierte Löschfristen einrichten

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. E-Mails mit sensiblen Inhalten bleiben aber oft jahrelang im Postfach, weil es keine klaren Regeln gibt, wie lange E-Mails aufbewahrt und wann sie gelöscht oder archiviert werden sollten.

Legen Sie klare Aufbewahrungsfristen für E-Mails mit personenbezogenen Daten fest. Setzen Sie dann automatisierte Lösch- oder Archivierungsprozesse auf technischer Ebene um. Und prüfen Sie regelmäßig, ob E-Mail-Postfächer Altbestände enthalten, die längst gelöscht sein müssten.

7. Mitarbeiter sensibilisieren

Zu guter Letzt: Technik hilft nur, wenn sie richtig eingesetzt wird. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter deshalb regelmäßig zu Datenschutzrisiken beim E-Mail-Versand – verpflichtend bei Onboarding und regelmäßig im Betrieb. Zum Beispiel mit kurzen Praxisbeispielen oder Quick-Guides zum Nachlesen: Was darf per E-Mail verschickt werden, was nicht? Welche Form der Verschlüsselung ist vorgeschrieben?

💡 Tipp: Setzen Sie generell auf Lösungen, die sich direkt in bestehende Tools wie Outlook integrieren lassen – so wird Datenschutz alltagstauglich und nicht zum Hindernis.

DSGVO-konform per E-Mail kommunizieren – mit FTAPI SecuMails

FTAPI SecuMails unterstützt Unternehmen, Behörden und andere Organisationen dabei, E-Mails sicher, verschlüsselt und nachvollziehbar zu versenden. Entweder über die Weboberfläche oder direkt aus Outlook – DSGVO-konform und ohne Medienbrüche. Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse und erfordert keine zusätzliche Software auf Empfängerseite.

So funktioniert's:

• E-Mail einfach schreiben
  Nachricht wie gewohnt verfassen – in Outlook oder im Browser. Dateien können direkt angehängt werden.

• Sicherheitsstufe auswählen
  Der Absender legt vor dem Versand fest, wie stark die Nachricht geschützt werden soll, je nach Bedarf: vom einfachen Download-Link (Stufe 1) bis zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Zugriffskontrolle (Stufe 4).

• Versand und Zugriff werden automatisch protokolliert
  Zustellung, Öffnung und Dateiabrufe lassen sich bei Bedarf jederzeit nachvollziehen – für mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht.

• Zugriff und Gültigkeit steuern
  Absender können festlegen, wie lange Inhalte abrufbar sind. Nach Ablauf werden sie automatisch gelöscht.

FTAPI erfüllt damit alle Anforderungen an eine DSGVO-konforme E-Mail-Verschlüsselung – inklusive Protokollierung und Zugriffskontrolle, ohne Mehraufwand für die Nutzer.

Zusätzlich unterstützt FTAPI künftig auch zertifikatsbasierte Verschlüsselung: Behörden und Unternehmen in regulierten Branchen können ihre ein- und ausgehende E-Mail-Kommunikation automatisch per Add-on für SecuMails über den etablierten S/MIME-Standard ver- und entschlüsseln sowie mit digitalen Signaturen versehen.

So lassen sich verschiedene Anwendungsfälle sicher in einer Lösung abbilden – und aus dem risikobehafteten Medium E-Mail wird mit FTAPI ein sicherer, nachvollziehbarer Kommunikationskanal.

Fazit: Datenschutz bei E-Mails braucht klare Regeln – und praktikable Lösungen

Unter dem Strich sind E-Mails im beruflichen Alltag unverzichtbar – aber ohne Schutzmaßnahmen auch ein datenschutzrechtliches Risiko. Schon alltägliche Fehler wie offene Verteiler, unverschlüsselte Anhänge oder die Weiterleitung an private Konten können zu teuren DSGVO-Verstößen führen.

Um das zu vermeiden, braucht es klare interne Vorgaben, technische Unterstützung – und Lösungen, die sich reibungslos in bestehende Abläufe integrieren lassen. Denn nicht jeder in der Organisation ist IT-Experte – und genau deshalb muss Datenschutz im E-Mail-Verkehr einfach umsetzbar sein.

Mit FTAPI SecuMails gelingt genau das: E-Mails lassen sich sicher versenden – direkt aus Outlook, verschlüsselt und nachvollziehbar. Ohne Schulungsaufwand, ohne Zusatzsoftware auf Empfängerseite, aber mit voller Kontrolle über Sicherheit, Zugriff und Protokollierung.