De-Mail-Alternative – was jetzt nach der Abschaltung zählt

Mittlerweile ist es beschlossene Sache: De-Mail wurde eingestellt. Nach der Deutschen Telekom nimmt auch die Bundesregierung De-Mail schrittweise aus dem Verwaltungseinsatz. Auch 1&1 hat den Service beendet. Was bedeutet das für Behörden, Unternehmen und Organisationen, die sichere digitale Kommunikation benötigen? Und welche Optionen stehen als De-Mail-Alternative zur Verfügung?

Was war De-Mail – und warum wurde sie eingestellt?

De-Mail wurde 2011 von der Bundesregierung eingeführt und sollte „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen“. Gedacht war der Service vor allem für die Behördenkommunikation. Grundlage für das Projekt war das De-Mail-Gesetz, das Authentifizierung, Transportverschlüsselung und Nachweisbarkeit regelte.

Die Lösung war „überkompliziert“

Der Dienst hatte aber trotz erheblicher Investitionen – etwa durch die Deutsche Telekom, die nach eigenen Aussagen einen dreistelligen Millionenbetrag zahlte – nie ausreichend Nutzer.

Gründe dafür sind unter anderem:

• Technische Komplexität: De-Mails und normale E-Mails waren nicht kompatibel zueinander. Nutzer brauchten also separate De-Mail-Adressen und mussten aufwendige Registrierungsprozesse durchlaufen. Die Telekom selbst bezeichnete De-Mail als „überkompliziert“ (Quelle: faz.net).

• Geringe Integration: Während andere Lösungen komplett in bekannte E-Mail-Umgebungen integrierbar sind, gab es für De-Mail keine Einbindung in gängige Mailclients.

• Kostenstruktur: Funktionen wie Signatur, Empfang oder Versand waren teilweise kostenpflichtig.

• Begrenzter Nutzen: Die Kommunikation war auf andere De-Mail-Postfächer beschränkt. Im Verhältnis zum technischen Aufwand war der Nutzen des Angebots dadurch zu gering.

Dieses Scheitern von De-Mail zeigt eines ganz deutlich: Wenn es um sicheren Datentransfer geht, müssen Lösungen einfach und verständlich sein.

Umständliches schreckt Nutzer ab

Ein Beispiel: E-Mail-Verschlüsselung beim sicheren Datenaustausch in Behörden. Die meisten Nutzer, egal ob es sich um Bürger oder Angestellte handelt, legen Wert auf Sicherheit. Neue Anwendungen werden deutlich schneller angenommen, wenn sie sich an vertrauten Prozessen orientieren und sich wie etwas anfühlen, das man kennt.

Ist das nicht der Fall und kommen dann noch eine umfassende kostenpflichtige Anmeldung sowie wichtige, aber ebenfalls kostenpflichtige Funktionen hinzu, geht die Kosten-Nutzen-Rechnung aus Sicht der Nutzer überhaupt nicht mehr auf.

Moderne Alternative zu De-Mail

Wer jetzt auf der Suche nach einer Alternative zu De-Mail ist, findet sie in FTAPI SecuMails. Die Lösung zum sicheren Datenaustausch mit E-Mail-Verschlüsselung lässt sich problemlos in Outlook integrieren. Sie benötigt keinen händischen Zertifikattausch und bietet komplette Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Der Vorteil: Für Nutzer ändert sich nichts – sie arbeiten wie gewohnt weiter und können dennoch aus der gewohnten Umgebung jede E-Mail und auch große Dateien sicher versenden.

De-Mail im direkten Vergleich mit FTAPI SecuMails

FTAPI SecuMails legt den Fokus auf sichere Kommunikation, die im Alltag einfach funktioniert – ohne Umwege oder technische Hürden.

Im Vergleich wird deutlich, wo die größten Unterschiede zur früheren De-Mail liegen:

• Integration: De-Mail benötigte ein eigenes Postfach. FTAPI SecuMails lässt sich direkt in Outlook einbinden und einfach im Browser verwenden – ohne Zusatzsoftware.

• Kompatibilität: Mit De-Mail waren nur andere De-Mail-Adressen erreichbar. FTAPI funktioniert mit jeder regulären E-Mail-Adresse – intern wie extern.

• Benutzerfreundlichkeit: Die Anmeldung bei De-Mail war aufwendig. FTAPI funktioniert ohne Zertifikatsaustausch und ermöglicht verschlüsseltes Senden mit nur einem Klick.

• Sicherheit: De-Mail setzte auf Transportverschlüsselung. FTAPI schützt Inhalte und Anhänge mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

• Versand großer Dateien: Bei De-Mail war der Dateiversand begrenzt. FTAPI ermöglicht den sicheren Versand großer Dateien direkt aus Outlook oder dem Browser.

• Einsatzbereiche: De-Mail war vor allem für die Behördenkommunikation gedacht. FTAPI eignet sich gleichermaßen für Behörden, Unternehmen und Organisationen – überall dort, wo sicherer Datentransfer gefragt ist.

Es gibt heute also nutzerfreundliche Alternativen, die sich einfacher in den Arbeitsalltag integrieren lassen. So können Organisationen auch nach dem Ende von De-Mail verlässlich und datenschutzkonform kommunizieren.

FAQ – De-Mail kompakt erklärt

Was ist eine De-Mail?

De-Mail war ein E-Mail-Dienst, der auf dem De-Mail-Gesetz basierte und rechtssichere, nachvollziehbare digitale Kommunikation ermöglichen sollte – insbesondere im Kontakt mit Behörden.

Was ist ein De-Mail-Postfach?

Ein De-Mail-Postfach war ein spezieller Account mit einer eigenen De-Mail-Adresse. Es konnte nur nach einem Identitätsnachweis (z. B. bei der Post oder per Online-Ausweis) eingerichtet werden und erlaubte ausschließlich die Kommunikation mit anderen De-Mail-Nutzern.

Wie funktioniert De-Mail?

Die Kommunikation lief über zertifizierte Anbieter und war auf Transportebene verschlüsselt. De-Mail-Nachrichten galten als rechtssicher zugestellt (ähnlich wie ein digitales Einschreiben), allerdings nur innerhalb des De-Mail-Systems.

Wurde De-Mail eingestellt?

Ja. Die Deutsche Telekom stellte ihren Dienst bereits 2022 ein. Auch die 1&1 De-Mail GmbH – zuständig für WEB.DE und GMX – hat ihren Service beendet. Die letzten Postfächer wurden im Oktober 2024 deaktiviert. Parallel dazu kündigte die Bundesregierung das Auslaufen der Nutzung in der öffentlichen Verwaltung an. Seit Februar 2025 ist De-Mail vollständig abgeschaltet.