ROLAND Schutzbrief entwickelt das Schadenmanagement digital weiter

Die Herausforderung

Einreichung über unterschiedliche Kanäle, Medienbruch durch PDF-Formulare

Im Schaden- und Servicealltag von ROLAND Schutzbrief gehen täglich Unterlagen ein, zum Beispiel Rechnungen, Schadenfotos, Fahrzeugdaten und weitere sensible Dokumente. Das Ziel: einfach einreichen, sicher übermitteln, eindeutig zuordnen.

Die Einreichung lief bisher über unterschiedliche Kanäle mit uneinheitlichen Formaten und Qualitäten. PDF-Formulare führten zu einem Medienbruch durch Ausdruck, Scan oder Foto. Häufig waren die Angaben unvollständig, was Rückfragen und manuelle Prüfung nach sich zog. Für sensible Daten war zudem eine sichere Alternative zur Einreichung per E-Mail nötig.

Die Lösung

Webformulare mit Pflichtfeldern und automatischem Routing

ROLAND Schutzbrief setzt auf gehostete Webformulare von FTAPI für strukturierte Datenerfassung und sicheren Dokumenten-Upload. Es gibt 15 standardisierte Formulare je Schadenbereich sowie Sonderformulare für besondere Prozesse. Pflichtfelder sichern die Vollständigkeit der Angaben und eine eindeutige Zuordnung. Die Einreichung erfolgt in einem Schritt, mit Upload und optionaler Bankverbindung für die Erstattung. Über Keyword-Filter läuft jede Einreichung automatisch an die zuständige Abteilung, ohne manuelles Weiterleiten. Die Übermittlung ist zu 100 Prozent Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

„Für die Anforderungen wollten wir eine Lösung schaffen, die für Kundinnen und Kunden einfacher nutzbar ist und zugleich unsere hohen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit erfüllt“, so Jan Hohlmann, Innovationsmanager bei ROLAND Schutzbrief.

Auch intern hat sich das ausgezahlt: Die Lösung hat die Governance-Prüfung auf Anhieb bestanden.

Das Ergebnis

Strukturierte Einreichungen und weniger manuelle Schritte

Durch Pflichtfelder und eine klare Fallzuordnung kommen die Einreichungen strukturiert und vollständig an. Die strukturierten Daten stehen der Sachbearbeitung direkt für die Bearbeitung zur Verfügung. Durch die bessere Datenqualität und die einheitlichen Formulare gibt es weniger Rückfragen.

Das automatische Routing bringt jede Einreichung an die zuständige Stelle und reduziert manuelle Zuordnungsschritte. Sensible Unterlagen werden sicher und nachvollziehbar übermittelt.