Kommunaler Sozialverband Sachsen

Die Herausforderung.

Datenschutz und Medienbrüche im Verwaltungsalltag.

Wie viele öffentliche Einrichtungen stand auch der KSV Sachsen vor der Herausforderung, den hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gerecht zu werden und gleichzeitig die Kommunikation effizienter zu gestalten. Dokumente und Anträge wurden bislang häufig per Post oder unverschlüsselter E-Mail übermittelt, was sowohl aus Datenschutzsicht als auch hinsichtlich der Prozessgeschwindigkeit unzureichend war.

„Unser Ziel war es, einen Weg zu finden, sensible Daten DSGVO-konform und gleichzeitig benutzerfreundlich zu übermitteln“, erklärt Mike Felber des KSV Sachsen. „Wir wollten eine Lösung, die Mitarbeitern und Bürgern gleichermaßen den Alltag erleichtert.“

Zudem sollten redundante Prozesse reduziert, Medienbrüche vermieden und die Grundlage für eine künftige DMS-Integration geschaffen werden.

Die Lösung.

FTAPI als Basis für sichere Kommunikation und Datenaustausch.

Zur Umsetzung dieser Ziele setzte der Kommunale Sozialverband Sachsen auf die Produkte der FTAPI Software GmbH. Mit FTAPI SecuMails können Mitarbeiter direkt aus Outlook heraus E-Mails und Anhänge verschlüsselt versenden – ein wichtiger Schritt, um die Kommunikation mit Bürgern, Krankenkassen und Pflegeeinrichtungen sicher zu gestalten.

Parallel dazu sorgt FTAPI SecuForms für eine einfache und sichere Übermittlung von Anträgen, Bewerbungen, Rechnungen und Widersprüchen über Online-Formulare. Diese digitalen Formulare ersetzen papierbasierte Prozesse und gewährleisten, dass Daten strukturiert und verschlüsselt übermittelt werden.

Darüber hinaus nutzt der KSV Sachsen FTAPI SecuRooms, um Dateieingänge von Partnern und Dienstleistern zu strukturieren und das bisherige Sammelpostfach abzulösen. Träger von Pflegeeinrichtungen können Rechnungen digital einreichen; die Dokumente werden automatisch importiert und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiterverarbeitet.

„Gerade im Bereich Pflege und Sozialwesen müssen Daten besonders sensibel behandelt werden“, heißt es aus dem Projektteam. „Mit FTAPI haben wir eine Lösung gefunden, die Datenschutz und Alltagstauglichkeit optimal verbindet.“

Das Ergebnis.

Mehrwert: Effizienzsteigerung, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Der Einsatz der FTAPI-Lösungen hat die internen Prozesse im KSV Sachsen deutlich vereinfacht. Durch die sichere digitale Übermittlung entfällt der Aufwand für das Scannen von Papierdokumenten, und die Verarbeitung erfolgt unmittelbar im DMS. Damit werden Zeitaufwand, Fehlerquellen und Verwaltungskosten nachhaltig reduziert.

Zudem profitieren die Mitarbeiter von einer intuitiven Bedienung und einem hohen Automatisierungsgrad. Die Cloudlösung wurde nach dem BSI C5 Typ 2 Standard zertifiziert – ein wichtiger Nachweis für Informationssicherheit und Compliance.

Auch für die Bürger bedeutet der Schritt zur digitalen Kommunikation einen echten Mehrwert: Formulare können jederzeit online eingereicht werden, während die sichere Verschlüsselung Vertrauen schafft.

Fazit und Ausblick.

Die Erfahrungen des Kommunalen Sozialverbands Sachsen zeigen, wie digitale Lösungen zur Vereinfachung und Absicherung von Verwaltungsprozessen beitragen können. FTAPI SecuMails, SecuForms und SecuRooms werden inzwischen flächendeckend für die Kommunikation zwischen Ämtern, Krankenkassen, Einrichtungen und Bürger:innen eingesetzt.

Künftig soll insbesondere der Einsatz von SecuRooms weiter ausgebaut werden – etwa für die Bereitstellung von Vergabeunterlagen oder die digitale Angebotseinreichung. Ebenso ist geplant, mit FTAPI weitere Formulare für Mängelmeldungen und Beschwerdeverfahren zu realisieren.

„Wir haben mit diesen Lösungen die Basis geschaffen, um Verwaltungsprozesse sicher und bürgernah zu gestalten – und können darauf in Zukunft weiter aufbauen“, fasst der KSV Sachsen zusammen.