Sensible Daten sicher versenden – diese Dokumente immer verschlüsseln

Der elektronische Geschäftsverkehr über E-Mails oder Cloud-Services ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Und er wächst rasant. Dabei versenden Angestellte täglich zahlreiche wichtige Arbeitsdokumente mit hochsensiblen Daten. Auf Sicherheitsstandards für eine sichere Datenübertragung achten dabei die wenigsten. So laufen Unternehmen nicht nur Gefahr, dass diese Daten in falsche Hände geraten. Sie verstoßen auch gegen Gesetze wie die DSGVO.

Durchschnittlich 26 Mails gehen täglich in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein, wie eine Befragung des Digitalverbands Bitkom ergeben hat. Und durch die Corona-Krise arbeiten immer mehr Menschen im Home Office, was den Trend verstärkt.

TL;DR – das Wichtigste in Kürze

• Jährlich 103 Milliarden Euro Schaden durch Cyberkriminalität: Hackerangriffe und Industriespionage kosten die deutsche Wirtschaft laut Bitkom jährlich enorme Summen, wobei bei fast jedem zweiten betroffenen Unternehmen E-Mails gestohlen wurden.

• Unverschlüsselter Versand verstößt gegen die DSGVO: Wer sensible Dokumente ungeschützt per Mail oder unsicherer Cloud versendet, riskiert nicht nur Datenverlust, sondern auch rechtliche Konsequenzen.

• Diese Dokumente brauchen besonderen Schutz: Von Personalakten und Gehaltsabrechnungen über Kundendaten und Finanzberichte bis zu Forschungsergebnissen und Vorstandskommunikation – überall fallen hochsensible Daten an, die verschlüsselt übermittelt werden müssen.

Drastische Zunahme von Hackerangriffen: Warum sichere Datenübertragung unverzichtbar wird

Gleichzeitig nehmen kriminelle Attacken auf Unternehmen drastisch zu. Laut Bitkom entsteht der deutschen Wirtschaft durch Sabotage, Datendiebstahl oder Spionage jährlich ein Gesamtschaden von rund 103 Milliarden Euro.

Dabei hatten es die Angreifer bei jeder fünften befragten Firma auf sensible digitale Daten abgesehen. So wurden bei fast der Hälfte der betroffenen Unternehmen Kommunikationsdaten wie E-Mails gestohlen. Bei jedem vierten sind durch digitale Angriffe jeweils Finanzdaten, Mitarbeiterdaten und Kundendaten abgeflossen. Und bei jedem achten kritische Geschäftsinformationen wie Marktanalysen oder Preisgestaltung.

Risiken ohne verschlüsselte Datenübertragung sensibler Daten

Trotzdem versenden viele Firmen immer noch vertrauliche und unternehmenskritische Informationen unverschlüsselt per E-Mail. Denn es geht ja schnell und unkompliziert. Meistens aus der gewohnten Umgebung heraus. Für größere Datenmengen nutzen viele eher unsichere Cloud-Services, statt auf einen sicheren Dateitransfer zu setzen.. Doch gerade im unverschlüsselten Versand sensibler Arbeitsdokumente liegen große Risiken.

Hackerangriffe oder Industriespionage kosten nicht nur sehr viel Geld und Umsatz. Sie wirken sich auch negativ auf das Image und das Vertrauen ins Unternehmen aus. Hinzu kommen wachsende gesetzliche Regelungen beim Datenaustausch. Allen voran greift hier die vieldiskutierte DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten.

Sicherheitsbewusstsein stärken: Dateien sicher teilen im Arbeitsalltag

Hier sind die Unternehmen gefordert. Schärfen Sie das Sicherheitsbewusstsein Ihrer Fachkräfte. Damit gelingt der richtige Umgang mit sensiblen Daten und Dateien lassen sich sicher teilen. Nicht jede E-Mail ist so wichtig, dass sie via E-Mail-Verschlüsselung gesichert werden muss. Aber die Sensibilität für den sorgsamen Umgang mit vertraulichen Geschäftsinformationen muss auch beim Angestellten da sein. Als kleiner Leitfaden finden Sie nachfolgend eine Übersicht von besonders schützenswerten Dokumenten.

Typische Arbeitsdokumente mit hochsensiblen Daten nach Abteilungen

Personalabteilung

Personaler*innen arbeiten fast nur mit sensiblen personenbezogene Daten, die besonders schützenswert sind. Dazu zählen Dokumente wie:

• Arbeitsverträge

• Personalakten

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

• Sozialversicherungsnachweise

• Bewerbungsunterlagen

• Kündigungen

• Aufhebungsverträge

• Zeugnisse

Hier setzt die DSGVO bereits hohe Maßstäbe. Aber auch darüber hinaus möchte kein Unternehmen die Gehaltsstruktur seiner Fach-und Führungskräfte veröffentlicht sehen oder der Konkurrenz preisgeben.

Vertrieb

Im Sales laufen alle Daten zum bestehenden Kundenstamm und potenziellen Neukunden zusammen. Dabei spielen insbesondere folgende Dokumente eine wichtige Rolle:

• Kundendaten

• detaillierte Kundenkommunikation

• die interne Preisgestaltung

• Angebote

• Sonderkonditionen

• die Entwicklung der Umsätze nach Segmenten

• Umsatzziele

Gelangen diese vertraulichen Daten in die Hand der Konkurrenz, können diese ihre Verkaufs- und Preisstrategien daran anpassen. Bei Ausschreibungen können sie Preise der Wettbewerber leichter unterbieten. Oder sie werben Wunschkunden gezielt mit besseren Konditionen ab.

Marketing

Wenn es um Image, Werbung und Produktpositionierungen geht, bieten Marketingabteilungen einen wahren Schatz an Dokumenten, etwa:

• Kunden-, Markt- und Wettbewerbsanalysen

• Marketingkonzepte zum Launch neuer Produkte

• Unterlagen zu neuen Werbestrategien

• Image-Kampagnen zur Gestaltung von Produkten und Preisen

• Produktpräsentationen

Auch hier spielt der Umgang mit personenbezogenen Daten eine Rolle, wenn etwa für Direktmarketing-Aktionen Kontakt- und Adresslisten an Versanddienstleister, Agenturen oder Druckereien gemailt werden.

Betriebliches Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung

Hier fallen höchstsensible Daten an, die detaillierte Auskunft über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und dessen Finanzkraft geben. Wichtige Arbeitsdokumente sind etwa:

• Jahresabschlüsse

• Quartalsberichte

• Bilanzen

• Gewinn- und Verlustrechnungen

• Planungsrechnungen oder Budgetierungen

• Soll-Ist-Vergleiche

• betriebswirtschaftliche Statistiken

Ausgetauscht werden diese Daten regelmäßig mit der Unternehmensführung und anderen internen Abteilungen sowie mit Steuerberatern und Finanzbehörden.

Forschung und Entwicklung

In den F&E-Abteilungen wird der Grundstein für den zukünftigen Unternehmenserfolg gelegt. Hier entstehen Innovationen, mit denen sich Firmen vom Wettbewerb differenzieren und einen Vorsprung am Markt erzielen wollen, etwa rund um:

• Erfindungen

• Verbesserung und Neuentwicklung von Produkten und Dienstleistungen

• Verbesserung und Neuentwicklung von Produktionsprozessen

• Forschungs- und Entwicklungsergebnisse

• Konstruktionspapiere

• Patentanmeldungen

Diese Arbeitsdokumente dürfen natürlich keinesfalls in die Hände der Konkurrenz fallen. Gerade dieser Bereich steht bei der Industriespionage hoch im Kurs.

Vorstand / Geschäftsführung

In Vorstand und Geschäftsführung befindet sich die Leitzentrale von Unternehmen. In der Kommunikation mit anderen Mitgliedern des Vorstandes oder Geschäftsführung, mit den wichtigsten internen Führungskräften, den bedeutendsten Zulieferern, Kunden, Unternehmensberatern und Investoren werden so gut wie ausschließlich folgende vertrauliche Inhalte ausgetauscht:

• strategische Informationen

• Geschäftsgeheimnisse

• sensible Geschäftsdaten

Deswegen sollte die Kommunikation jeglicher Art auf dieser Ebene in jedem Fall ausschließlich verschlüsselt erfolgen.

Kurz zusammengefasst: Ob Personalabteilung, Vertrieb, Marketing, Finanzbuchhaltung, F&E oder Geschäftsführung – in jeder Abteilung fallen hochsensible Daten an, die einen verschlüsselten Datentransfer und eine sichere Datenübertragung zwingend erfordern.

Fazit

Wer vertrauliche Unterlagen unverschlüsselt versendet, riskiert viel. Dabei ist es relativ einfach, hierbei auf sichere und einfache Lösungen, wie z.B. die Datenaustauschplattform von FTAPI zu setzen. Unternehmen, die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ergreifen und alle Mitarbeiter für den sicheren Umgang mit sensiblen Geschäftsdaten sensibilisieren, können nur profitieren.