Maschinen- und Anlagenbauer bündelt externen Datenaustausch

Die Herausforderung

Zwei Transferlösungen im Parallelbetrieb

Für große Datenmengen liefen zwei Transferlösungen nebeneinander. Das bedeutete doppelte Administration und doppelte Kosten. Dateien wurden nach Bedarf verschickt, ohne Automatisierung, Freigaben und Nutzerverwaltung liefen von Hand. Technische Dokumentation ging per Mail oder auf Datenträgern raus, und der Speicher wurde zum Engpass.

Gleichzeitig musste die IT-Gesellschaft die automatisierten Übergaben aus dem ERP-Umfeld neu aufsetzen und technische Dokumentation digital bereitstellen. Ihre Anforderungen: Berechtigungen auf Ordnerebene, Single Sign-on, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und offene Schnittstellen.

Die Lösung

Ein Weg für den gesamten externen Austausch

Die Datenräume hängen per SAML an der bestehenden Identitätsverwaltung. Nutzer melden sich per Single Sign-on an, Berechtigungen und Löschregeln gelten pro Datenraum. Daten aus dem ERP-Umfeld landen automatisch im richtigen Kundendatenraum, niemand muss sie mehr von Hand verschieben.

Externe Partner reichen Dateien strukturiert über Formulare ein. Kundendokumentation ist über verlinkte Datenräume erreichbar, per QR-Code direkt am Gerät. Der Speicher wird in Schritten erweitert, mit der Nutzung.

Das Ergebnis

Vom Parallelbetrieb zum definierten Prozess

Am Anfang standen 500 Lizenzen und ein klar umrissener Anwendungsfall. Danach hat sich die Nutzung aus den Fachbereichen heraus verbreitet: Einkauf, Vertrieb, Projektmanagement und technische Dokumentation kamen nacheinander dazu. Heute nutzen über 2.000 Personen FTAPI im externen Datenaustausch, fünfmal so viele wie vor zwei Jahren.

Entscheidend war, dass sich die Lösung in die bestehenden Systeme einfügt und mit der Nutzung wächst. Eine konzernweite Einführungskampagne gab es nie.