Fax im Gesundheitswesen: Herausforderungen beim Wechsel – und wie man sie löst

Obwohl die Digitalisierung voranschreitet, ist das Fax in vielen Arztpraxen, Kliniken und Laboren noch immer im Dauereinsatz. Doch die Luft für das analoge Relikt wird dünn: In Österreich ist der Versand personenbezogener Gesundheitsdaten per Fax seit dem 1. Januar 2025 durch das Gesundheitstelematikgesetz untersagt. Auch in Deutschland und der Schweiz verschärfen Datenschutzbehörden die Gangart und stufen das Standard-Fax zunehmend als nicht mehr DSGVO-konform ein.

Diese Änderung ist sinnvoll und zeitgemäß – stellt medizinische Einrichtungen aber vor die Herausforderung, ihre Kommunikation umzustellen. Ohne einheitliche Strategie stehen viele Organisationen vor Unsicherheiten und riskieren bei improvisierten Übergangslösungen rechtliche Konsequenzen.

Welche Herausforderungen das "Aus" für das Fax im Gesundheitswesen mit sich bringt und was Einrichtungen jetzt unternehmen sollten, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst – inklusive Checkliste für die nächsten Schritte.

Die Herausforderungen der Faxablöse

Faxgeräte wurden jahrzehntelang genutzt, um Befunde, Arztbriefe und Patientendaten schnell und unkompliziert auszutauschen. Das Problem: Das Fax ist nicht DSGVO-konform – und damit schon lange nicht mehr zeitgemäß. Sensible Daten landen damit oft unkontrolliert auf Geräten in öffentlich zugänglichen Fluren.

Dort, wo bereits ein Faxverbot besteht (z. B. in Österreich) oder wo das Fax aus Sicherheitsgründen abgeschaltet wird, entstehen oft folgende Hürden:

• Kommunikationsprobleme und Verzögerungen: Wenn Einrichtungen nicht rechtzeitig auf kompatible digitale Systeme umstellen, entstehen Informationslücken. In der Not werden Befunde teils per Post verschickt oder physisch per Kurier transportiert. Das verzögert die Patientenversorgung und ist teuer.

• Technische Hürden: Neue digitale Lösungen müssen mit bestehenden IT-Infrastrukturen (KIS oder PVS) kompatibel sein. Ist dies nicht gegeben, droht ein "Flickenteppich" an Insellösungen, die nicht miteinander kommunizieren können.

• Akzeptanz und Schulungsaufwand: Viele Mitarbeiter im Gesundheitswesen, insbesondere ältere Fachkräfte, sind an das Fax gewöhnt. Digitale Lösungen empfinden sie im Vergleich dazu als eher kompliziert in der Handhabung. Das führt zu Unsicherheiten und erhöhtem Schulungsbedarf beim medizinischen Personal.

• Organisatorische und finanzielle Belastungen: Auf neue Kommunikationswege umzustellen, erfordert neben technischen Anpassungen auch finanzielle Investitionen. Viele Einrichtungen sehen sich mit hohen Kosten für neue Software und Schulungen konfrontiert.

Zusätzlich zieht sich ein zentrales Problem durch alle Bereiche: In den Häusern werden auf der Suche nach Fax-Alternativen immer mehr Einzellösungen für den digitalen Datenaustausch angeschafft, die nicht miteinander kompatibel sind. Das führt zu einem Flickenteppich an Technologien, der es schwer macht, Daten reibungslos auszutauschen und eine effektive, einheitliche Lösung umzusetzen.

Was ist jetzt zu tun? Checkliste für medizinische Einrichtungen

Angesichts der rechtlichen Risiken zählt jetzt durchdachtes Handeln. Die folgenden Schritte helfen Kliniken, Laboren, Versicherungen und Praxen, die Umstellung auf eine datenschutzkonforme Alternative zur Befundübermittlung per Fax zu meistern:

1. Bestehende Kommunikationswege analysieren

Zuerst sollten Verantwortliche alle aktuellen Faxnutzungen dokumentieren:

• Welche Dokumente wurden bisher per Fax versendet?

• Wer sind die Hauptempfänger (andere Arztpraxen, Kliniken, Labore, Versicherungen)?

• Welche IT-Infrastrukturen sind bereits vorhanden und könnten genutzt werden?

Diese Bestandsaufnahme hilft, den tatsächlichen Bedarf zu verstehen und eine individuelle Strategie für die Umstellung zu entwickeln.

2. Eine sichere digitale Lösung wählen

Nicht jede medizinische Einrichtung oder Klinik hat dieselben Anforderungen. Entsprechend bieten sich verschiedene digitale Lösungen für den sicheren Datenaustausch im Gesundheitswesen an – von verschlüsselten E-Mails über spezielle Gesundheitsmessenger bis hin zur integrierten Plattform.

Eine moderne Fax-Alternative sollte die unterschiedlichen Bedürfnisse berücksichtigen – von Patienten, die ihre Gesundheitsdaten sicher übermitteln möchten, über Praxisteams, die mit möglichst wenig Aufwand arbeiten wollen, bis hin zur IT, die eine reibungslose Integration anstrebt.

Welche Alternative passt zu wem?

• Kleine Praxen und Labore: Verschlüsselte E-Mails ermöglichen eine schnelle, DSGVO-konforme Kommunikation ohne große IT-Anpassungen. Reine zertifikatsbasierte Arten der E-Mail-Verschlüsselung, z. B. S/MIME, können hier allerdings kompliziert und für einige Nutzer unzugänglich sein, da Sender und Empfänger die passenden Zertifikate und Infrastrukturen brauchen. Einfacher geht es mit Plattformen wie FTAPI, die den S/MIME-Standard direkt nahtlos integriert haben (mehr dazu hier).

• Mittlere und große medizinische Einrichtungen: Krankenhäuser, Labore und größere Gesundheitsdienstleister profitieren von integrierten Lösungen mit Schnittstellen zu Krankenhausinformationssystemen (KIS) oder Praxisverwaltungssystemen, die ihnen das Leben leichter machen. Digitale Plattformlösungen wie FTAPI lassen sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einbinden und bieten zusätzlich die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und sichere Workflows aufzubauen, die den administrativen Aufwand reduzieren

Tipp: Wer eine kurz- und langfristig sinnvolle Lösung sucht, sollte auf Plattformen setzen, die über reine E-Mail-Sicherheit hinausgehen, sich flexibel in bestehende IT-Strukturen integrieren lassen und mit den Anforderungen des Gesundheitswesens wachsen können.

3. Pragmatische Umsetzung statt langer Übergangsphasen

Medizinische Einrichtungen sollten zügig handeln, das Fax ist technologisch längst überholt. Digitale Lösungen sind dabei meist kurzfristig einsatzbereit. Die Umstellung sollte aber natürlich trotzdem durchdacht und angepasst an die Bedürfnisse und den IT-Kenntnisstand des Personals erfolgen, um technische oder organisatorische Probleme zu verhindern.

Das heißt zum Beispiel:

• Mitarbeiter sollten parallel für DSGVO-konforme Kommunikation und die neuen Datenschutzanforderungen sensibilisiert und geschult werden – zum Beispiel mit Trainingsvideos, FAQs und internen Leitlinien.

• In größeren Organisationen kann es sinnvoll sein, zunächst bestimmte Dokumententypen oder die wichtigsten Abteilungen umzustellen, bevor das Fax vollständig abgeschafft wird.

• Auch nach der Umstellung sollte regelmäßig geprüft werden, ob die gewählte Lösung den Anforderungen tatsächlich gerecht wird. So lässt sich bei Bedarf schnell nachjustieren.

Ein geplanter, aber pragmatischer Umstieg innerhalb weniger Wochen ist mit einer digitalen Lösung durchaus realistisch – je nach Ausgangslage kann es aber auch länger dauern, bis die neue Lösung komplett integriert ist und von allen Mitarbeitern angenommen wird. Wichtig ist, bald mit der Umsetzung zu beginnen, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden.

FTAPI: Sofort einsatzbereite Lösung für das Gesundheitswesen

FTAPI bietet eine flexible und pragmatische Lösung für den sicheren Datenaustausch – ohne lange Implementierungszeiten oder komplexe IT-Projekte. Ärzte und medizinische Fachkräfte können direkt auf einen verschlüsselten, DSGVO-konformen Datentransfer umsteigen. Zusätzliche Hardware, Kartenleser oder Zertifikate sind nicht notwendig und Ärzte sowie ihre Teams müssen sich nicht mit komplexer IT auseinandersetzen.

Die Plattform deckt verschiedene Szenarien ab:

• Direkter Versand aus dem Postfach: Krankenhäuser und Arztpraxen können Patientendaten sicher und Ende zu Ende verschlüsselt versenden – per Add-in direkt aus der gewohnten Outlook-Oberfläche oder über den Browser.

• Sichere Einreichung von Gesundheitsdaten: Externe Dienstleister und Patienten können ihre Daten einfach und sicher über FTAPI einreichen – auch wenn sie selbst keine spezielle IT-Infrastruktur haben; etwa wenn Labore oder Pflegeeinrichtungen Befunde oder Anträge abgeben müssen. Das funktioniert entweder in Form eines digitalen Briefkastens per E-Mail, mit der SubmitBox, oder über die Integration von Formularen auf der Website der Gesundheitseinrichtung.

• Integration bestehender Faxgeräte: Falls Organisationen noch auf klassische Faxgeräte angewiesen sind, können deren Scans automatisch digital verarbeitet und sicher weitergeleitet werden – ohne manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche.

Außerdem ist die FTAPI Plattform zukunftssicher: Krankenhäuser und Gesundheitsdienstleister können damit nicht einfach nur E-Mails sicher verschlüsseln. Sie bekommen eine komplett integrierte Plattform für sicheren Datenaustausch, Automatisierung und Compliance, die mittelfristig die administrativen Aufwände in der Praxis reduziert.

Fazit: Die Digitalisierung als Chance begreifen

Insgesamt ist das Ende des Faxes keine Schikane, sondern eine Chance, Kommunikation und Prozesse sicherer und effizienter zu gestalten. Denn das Faxgerät wird nicht ohne Grund ausgetauscht: Es gilt als unsicher und ineffizient. Wer jetzt aktiv wird, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und positioniert sich gleichzeitig als moderner, vertrauenswürdiger Akteur im Gesundheitswesen. Bewährte Lösungen wie FTAPI ermöglichen dabei einen reibungslosen Übergang – ohne Wartezeiten, ohne Risiko und mit maximaler Zukunftssicherheit.