Rhein-Neckar-Kreis digitalisiert Dokumentenübermittlung im Sozialbereich

Die Herausforderung

Bisheriger Belegfluss und regulatorische Einschränkungen

Rechnungen und Dokumente wurden von externen Partnern physisch gedruckt und auf dem Postweg an das Landratsamt übermittelt. In der Poststelle führte dies zu einem hohen manuellen Aufwand, da sämtliche Sendungen gesichtet, sortiert und verteilt werden mussten.

Bedingt durch diese rein physischen Laufwege beanspruchten die internen Umläufe über mehrere Stationen und Fachabteilungen hinweg einen Zeitraum von fünf bis sieben Tagen. Dies erhöhte zusätzlich das Risiko von Fehlzuordnungen oder verloren gegangenen Dokumenten. Da personenbezogene und sensible Daten aus Datenschutzgründen nicht per E-Mail übermittelt werden durften, war die Nutzung einer einfachen digitalen Versandlösung ausgeschlossen.

Die Lösung

Digitale Schnittstellen und automatisierten Dokumentenimport

Mit der Einführung von FTAPI wurde ein sicheres Upload-Portal mit Hilfe der SecuForms etabliert. Darüber können externe Nutzer Dokumente strukturiert digital einreichen. Das System lädt diese Dokumente automatisiert herunter und überführt sie direkt in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio, wo sie gezielt der zuständigen Abteilung zugeordnet werden. Durch diesen medienbruchfreien Prozess entfallen die manuellen Verteilungsschritte in der Poststelle vollständig.

„Rechnungen und Dokumente werden automatisiert heruntergeladen und in unser DMS-System übermittelt. Die Dokumente gehen gezielt an die jeweiligen Abteilungen. Das bedeutet eine große Zeitersparnis," so Sabine Hahn, die beim Landratsamt Rhein-Neckar für die IT-Anwendungsbetreuung zuständig ist.

Das Ergebnis

Prozessoptimierung und messbare Projekterfolge

Durch den DSGVO-konformen Übertragungsweg für sensible Sozialdaten werden bereits über 4.000 Dokumente pro Monat digital verarbeitet – mit steigender Tendenz.

Die Bearbeitungsdauer sank dadurch von zuvor bis zu einer Woche auf nunmehr ein bis drei Tage. Da Fehlerquellen durch manuelle Eingriffe nahezu eliminiert sind, ist ein fast fehlerfreier Prozess mit lückenloser Nachvollziehbarkeit sowie einer dauerhaft gesicherten Compliance gewährleistet. Zudem wird die Poststelle deutlich entlastet, wodurch Kapazitäten für komplexere Aufgaben freiwerden.