War for Talents: Online-Bewerbungen werden zum Standard

Die Digitalisierung im HR-Bereich schreitet voran – das zeigt unter anderem eine aktuelle Bitkom-Studie. Demnach setzen inzwischen vier von zehn Unternehmen ausschließlich auf Online-Bewerbungen und haben damit die Potenziale der Digitalisierung genau erkannt. Denn digitale Bewerbungsverfahren sparen nicht nur Aufwand und Kosten – sie spielen außerdem eine wichtige Rolle im War for Talents.

Auf Nachhaltigkeit setzen

Viele der 850 befragten Unternehmen haben nicht nur den Bewerbungseingang, sondern den kompletten Einstellungsprozess digitalisiert – vom Bewerbungsgespräch bis zum Einstellungsangebot. Damit treffen sie genau den Zahn der Zeit. Denn umfangreiche und ausgedruckte Bewerbungsmappen gehören ebenso der Vergangenheit an wie die stundenlange Anreise zum Bewerbungsgespräch. 

Der verantwortungsvolle Umgang mit begrenzten Ressourcen – in diesem Fall Zeit und Papier – gehört seit geraumer Zeit zu den Top-Themen unserer Gesellschaft. Unternehmen, die sich das Thema Nachhaltigkeit auf die Agenda schreiben, werden im Vergleich mit anderen potenziellen Arbeitgebern eher positiv wahrgenommen.

Datenschutz: Grundlage für vertrauensvolle Zusammenarbeit

Ein weiterer Faktor, um bei Bewerbenden positiv aufzufallen, ist das Thema Datenschutz. Bei Online-Bewerbungen handelt es sich um personenbezogene und damit spätestens seit der DSGVO um besonders schützenswerte Daten. Aus diesem Grund ist eine verschlüsselte Übertragung der Daten während der Online-Bewerbungen unerlässlich.

Durch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sollten die vertraulichen Bewerberinformationen wie Anhänge und Eingaben im besten Fall direkt beim Versand noch im Browser verschlüsselt werden, bevor sie sicher übertragen und strukturiert im Unternehmen eingehen. Neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben stärkt die verschlüsselte Übertragung das Vertrauen der Bewerbenden. Ihnen wird das Gefühl vermittelt, dass ihre Daten und damit ihre Privatsphäre wichtig und schützenswert sind und die Themen Datenschutz und sicherer Datentransfer im Unternehmen ernst genommen wird.

Pluspunkte durch effiziente Abläufe

Weitere Pluspunkte können durch eine zusätzliche Automatisierung von Prozessen gesammelt werden. Durch die gezielte Automatisierung von wiederkehrenden Abläufen schaffen Organisationen einen smarten Recruiting-Prozess, der datenschutzkonform ist und die Effizienz des bereits digitalen Bewerbungsverfahrens noch einmal steigert.

Beispielsweise, wenn für den Bewerbungsprozess sichere Online-Formulare genutzt werden. Daten werden von den Bewerbenden direkt sicher und strukturiert eingegeben. Durch vorab definierte Pflichtfelder wird dabei keine Information ausgelassen, die für den zukünftigen Arbeitgeber wichtig ist. So bekommt der Kandidat direkt ein Gefühl dafür, worauf der potenzielle neue Arbeitgeber achtet. Nach dem Dateneingang wird der entsprechende Ansprechpartner der zuständigen Fachabteilung automatisch informiert. Er erhält einen Hinweis, sich zeitnah beim Bewerbenden zu melden. Durch eine zeitnahe Reaktion auf die eingegangene Bewerbung wird direkt Wertschätzung und Interesse ausgedrückt. 

Anschließend werden die Daten aus dem Formular automatisch in die Unternehmens-internen IT-Systeme weitergeleitet und übernommen. Damit wird eine einheitliche Datenbasis geschaffen, die dafür sorgt, dass Bewerbungen vergleichbar sind und damit schneller – und automatisiert – ausgewertet werden können. Das Auswahlverfahren wird damit deutlich beschleunigt.

Automatisierung als Game Changer

Insgesamt kann die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen dazu beitragen, sich als zukunftsfähiger und innovativer Arbeitgeber zu positionieren. Durch einen systematischen, transparenten und professionellen Bewerbungsprozess wird der positive Eindruck beim Bewerbenden gestärkt. 

Insbesondere für High Potentials aus der Generation Y und Z ist der Umgang mit digitalen Medien selbstverständlich und erwarten auch im beruflichen Umfeld technische Prozesse auf höchstem Niveau, die ihnen gleichzeitig die Bewerbung erleichtern.

Denn mal ehrlich: Mobiles Arbeiten als Benefit in der Stellenausschreibung haut Interessierte zwischen genauso wenig um wie Recruiter der sichere Umgang mit den gängigen Office-Programmen. Wer sich da noch hinter einer komplizierten Account-Erstellung versteckt, bei dem jeder Punkt des gerade hochgeladenen Lebenslaufs noch einmal händisch abgetippt werden muss, gewinnt keinen Blumentopf – und auch keine Nachwuchskraft.

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