Mobiles Arbeiten wegen Corona: Tipps für die sichere Ad-Hoc-Umsetzung
Plötzlich Home Office? Wegen Corona kann das derzeit passieren – sowohl ganzen Unternehmen als auch einzelnen Personen oder Abteilungen. Gibt es nicht bereits organisatorische Maßnahmen ist das gar nicht so einfach.
Corona breitet sich aus und alle Lebensbereiche sind davon betroffen. Logisch, dass immer mehr Firmen über mobiles Arbeiten oder Home Office, also den Arbeitsplatz temporär oder ständig aus den Büroräumlichkeiten zu verlagern, nachdenken. Doch das ist gar nicht so einfach, wenn die Unternehmen damit noch keine Erfahrung gesammelt haben. Regelungen fehlen meist und nicht selten bleibt die Datensicherheit im Home-Office auf der Strecke. Wir haben im Folgenden ein paar Tipps fürs Turbo-Home Office zusammengestellt.
Home Office vorbereiten
Die Einführung von mobiler Arbeit ist eigentlich nicht als ad hoc-Werkzeug gedacht. Im Idealfall nehmen sich Unternehmen Zeit, bevor es losgeht. Doch drohende Quarantäne aufgrund von Corona lässt diese fehlen. Man sollte aber nicht kopflos an den heimatlichen Arbeitsplatz verschwinden, sondern sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Arbeit gar nicht von zuhause erledigt werden kann und wie man Workarounds findet.
Kommunikationswege bestimmen
Ein Team sollte sich konkrete Regeln überlegen, wann Besprechungen möglich sind. Dazu ist es wichtig, die entsprechenden Kommunikationskanäle zu definieren bzw. festzulegen. Es bringt schließlich niemanden etwas, wenn die Kommunikation über fünf verschiedene Kanäle erfolgt. Verwendet man Messenger, sollte auf die DSGVO-Konformität der Dienste geachtet werden, vor allem, falls private Hardware verwendet wird. So greift WhatsApp beispielsweise auf alle Kontakte auf dem Gerät zu und sendet die Daten zur Verarbeitung nach Amerika. Das entspricht nicht der DSGVO. Videokonferenzdienste sind die meist bessere Alternative.
Arbeitsrecht beachten
Grundsätzlich haben Vorgesetzte zwar ein Weisungsrecht – doch bei der Frage, wo Arbeit erledigt wird, sind die Spielräume erstmal begrenzt. Im Regelfall legt der Arbeitsvertrag fest, wo die Arbeit verrichtet wird. Nur wenn in diesem, einer Tarif- oder Betriebsvereinbarung auch die Anordnung von Homeoffice vorgesehen ist, muss der Beschäftigte der Anordnung zum Arbeiten von zuhause auch Folge leisten. Wenn es entsprechende Vereinbarungen nicht gibt, müssen diese eigentlich ausgehandelt werden – dann muss auch der Betriebsrat beteiligt werden.
Mindestanforderungen an den Arbeitsplatz
Die heutige Hardware macht es möglich, grundsätzlich überall zu arbeiten. Doch egal ob Schreibtisch, Küchentisch oder Krankenbett – gute Internet- und Telefonverbindungen sind ein Muss. Die betrieblichen Regelungen für Gesundheits- und Arbeitsschutz gelten auch bei mobiler Arbeit. Theoretisch müssen Schreibtischhöhen und Lichteinfallwinkel in den eigenen vier Wänden bestimmte Auflagen erfüllen – wobei das praktisch im Zuge kurzfristiger Wechsel wohl nicht alle Beschäftigten einfordern werden. Um die Forderungen der DSGVO zu erfüllen, sollten aber Daten sorgfältig vor dem unerwünschten Einblick Dritter – dazu zählen auch Familienmitglieder – geschützt werden.
Für sicheren Datentransfer sorgen
Bei kurzfristigem Wechsel auf mobiles Arbeiten fehlen normalerweise VPN und Firewalls. Sensible Daten werden dann gerne einfach per Mail ausgetauscht – unverschlüsselt. Für Cyberkriminelle leichte Beute und überhaupt nicht im Sinne der DSGVO. Große Dateien erschweren den Datentransfer zusätzlich: Clouddienste wie WeTransfer, Google Drive oder Dropbox bieten bzgl. Datenschutz keine sicheren Standards und haben ihre Server- oder Unternehmensstandorte in den USA. Hier empfiehlt es sich auf sichere Datentransferlösungen, wie FTAPI zurückzugreifen, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und das Versenden von unbegrenzt großen Dateien ermöglichen.
Arbeitszeiterfassung
Das Thema Arbeitszeiterfassung ist seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EUGH) im vergangenen Sommer nicht ganz unkompliziert. Denn theoretisch muss seitdem auch die Arbeitszeit zuhause rechtssicher erfasst werden. In das deutsche Arbeitsrecht ist das Urteil bislang noch nicht eingeflossen, weshalb es noch einige Unklarheiten gibt. Zur Arbeitszeiterfassung gibt es zahlreiche digitale Angebote, die Unternehmen nutzen können. Wichtig ist allerdings, dass im Home Office schnell die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen können. Beschäftigte sollten vorab einen konkreten Tagesablauf für sich festlegen und dem Rest des Teams kommunizieren.
Virtueller Datenraum als Alternative
Muss man schnell auf mobiles Arbeiten zurückgreifen, ist die Infrastruktur meist nicht vorhanden, um auf den Firmenserver zurückzugreifen. Auch falls VPN-Verbindungen vorhanden sind, sind diese beim Zugriff auf große Dateien meist sehr langsam und bremsen den Workflow. Virtuelle Datenräume sind hier eine sinnvolle Alternative. Als Projektraum genutzt bieten diese eine hochsichere Zusammenarbeits- und Austauschplattform für das eigene Team.
