HR-Prozesse automatisieren – aber wie?

Die Digitalisierung in Deutschland hat in den letzten Jahren einen erheblichen Sprung nach vorne gemacht. Dennoch gibt es etliche Bereiche, in denen händisch ausgeführte Prozesse weiterhin zum Arbeitsalltag gehören. Ein Bereich, der in puncto Digitalisierung und Automatisierung häufig hinterherhinkt, ist das Personalwesen. Dabei liegt in den Personalabteilungen dieser Welt enormes Potenzial, das durch eine sichere Automatisierung von HR-Prozessen freigelegt werden kann. 

Wir haben die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche und sichere Workflow Automation in Ihrer Personalabteilung für Sie zusammengefasst. 

Status Quo: So digital ist meine Personalabteilung

Voraussetzung für eine Automatisierung von Personalprozessen ist eine zumindest halbwegs digitale Personalabteilung. Nur, wenn Daten in digitaler Form vorliegen, können sie von der eingesetzten Software weiterverarbeitet werden. Bevor es also mit der Automatisierung losgehen kann, müssen sich Organisationen einen Überblick über die wiederkehrenden Prozesse machen. Welche sind bereits digital? Und besteht die Möglichkeit, bereits vorhandene digitale Abläufe zu automatisieren? 

Als Richtwert gilt: eine Automatisierung bietet sich vor allem bei Prozessen an, die aus der zeitintensiven Bearbeitung kleinteiliger Arbeitsschritte besteht, die ein hohes Maß an Genauigkeit erfordern. Abläufe, die immer wieder ausgeführt werden müssen, wie beispielsweise die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, können für die Mitarbeitenden schnell monoton werden. Auch diese eignen sich hervorragend für eine sichere Workflow Automation, da sich gerade bei eintönigen Arbeiten gerne Flüchtigkeitsfehler einschleichen. 

Erfolgsfaktor Software-Lösung

Ist der Status Quo ermittelt und die Prozesse, die automatisiert werden sollen, erst einmal identifiziert, kann es richtig losgehen. Da die wenigsten Unternehmen über das entsprechende Know-how und die personellen Ressourcen in ihren IT-Abteilungen verfügen, um eine sichere Workflow Automatisierung selbstständig umzusetzen, vertrauen viele auf die Unterstützung von Anbietern von entsprechenden Software-Lösungen. Diese sollten nicht nur das nötige technische Know-how mitbringen, das erforderlich ist, um Arbeitsabläufe schnell in automatisierte Workflows zu übertragen, sondern auch über eine entsprechende Beratungskompetenz verfügen, um Personalabteilungen auf dem Weg in eine automatisierte Zukunft zu begleiten. 

Um die Software nahtlos in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren, verschafft sich auch der Anbieter der Software-Lösung noch einmal einen Überblick. Entsprechende standardisierte Schnittstellen (API) sind erforderlich, um Systeme unkompliziert miteinander zu verknüpfen – auch über Unternehmens- und Systemgrenzen hinweg. 

Sobald die technischen Voraussetzungen für eine sichere Prozessautomatisierung geschaffen wurde, werden die entsprechenden Lösungen implementiert. Der anschließende Praxistest entscheidet dann über den Erfolg der geplanten Automatisierung: Nur, wenn die Usability der Software entsprechend hoch und der Support bei eventuellen fragen entsprechend kompetent ist, werden die Mitarbeitenden die neuen, automatisierten Prozesse in ihren Arbeitsalltag integrieren. 

Hohes Sicherheitsniveau

Die personenbezogenen Daten, die in HR-Abteilungen verarbeitet werden, müssen entsprechend geschützt werden. Aus diesem Grund muss die eingesetzte Software nicht nur einfach in der Handhabung sein, sondern gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit für die sensiblen Daten bieten. Eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung während des gesamten Workflows bietet einen effektiven Schutz, eine revisionssichere Automatisierung verhindert eine nachträgliche Datenmanipulation. Sichere Workflow Automation ermöglicht es also, die Datensicherheit zu erhöhen, ohne den Arbeitsalltag in den Personalabteilungen durch komplizierte Tools zusätzlich zu erschweren. 

Mit der Wahl der richtigen Software können Personalprozesse sicher automatisiert und damit eine der drängendsten Hürden von Personalabteilungen gemeistert werden.

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