E-Rechnungen setzen sich durch – darum lohnt sich der Umstieg für Unternehmen

Seit geraumer Zeit rückt die E-Rechnung immer weiter in den Vordergrund. Eine Studie der Bitkom belegt dies anhand von Zahlen durch Befragungen von mehr als 500 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Während vor einem Jahr nur knapp ein Drittel der Unternehmen elektronische Rechnungen einsetzten, sind es in diesem Jahr immerhin schon 43 Prozent.

Elektronische Rechnungen definieren sich dadurch, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dadurch wird eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung gewährleistet. Die elektronische Rechnung erfreut sich besonders in kleineren Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern an einer Zunahme in den letzten zwölf Monaten. Dabei stieg die Nutzeranteil von 22 Prozent auf 43 Prozent.

Nicht nur die Corona-Pandemie als Treiber

Die Zunahme lässt sich möglicherweise auf die Corona-Pandemie zurückführen, in der digitale Prozesse wie zum Beispiel die E-Rechnung große Vorteile mit sich bringen. Dazu zählt nicht nur der Aspekt, dass sie bequem im Homeoffice genutzt werden können. Durch die Möglichkeit der automatisierten Integration in bestehende digitale Abrechnungssysteme können Unternehmen ebenso Zeit und Geld sparen. Der Zustellungsprozess erfolgt deutlich schneller als beim herkömmlichen Verfahren. Zudem können Ausgaben für den Versand sowie für Papier eingespart werden, was sich folglich außerdem umweltschonend erweist.

Seit Ende des Jahres 2020 verpflichtet der Gesetzgeber Lieferanten dazu auf E-Rechnungen umzustellen, was sich ebenfalls positiv auf den erhöhten Nutzeranteil auswirkt. Es ist zu beobachten, dass unstrukturierte Rechnungsformate, beispielsweise im PDF-Format, oder auch die normale Papierrechnung trotzdem in vielen Unternehmen präsent ist. Daraus zeigt sich das weiterhin hohe Potenzial der E-Rechnung für die Zukunft.

Zahlreiche Vorteile für Unternehmen durch sichere Online-Formulare

Allgemein beobachtet lässt sich erkennen, dass Dokumente und Formulare vermehrt digital ausgetauscht werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig und in zahlreichen Branchen umzusetzen. Die Gefahr, die sich beim Versenden mit herkömmlichen Verfahren ergeben sind sehr hoch. Sensible Informationen kommen dabei häufig auf unverschlüsselten Weg bei den Adressaten an, im schlimmsten Fall noch bei den falschen Empfängern. Es fehlen möglicherweise auch Angaben, das geforderte Dateiformat liegt nicht vor oder unstrukturierte Daten behindern eine einfache Weiterverarbeitung.

Die Lösung sind sichere Online-Formulare, wodurch der digitale Dateneingang sicher, strukturiert und datenschutzkonform abläuft. Individuell konfigurierbar und mit wenigen Klicks zu erstellen, sorgen sie in der Outperformance für verringerten Arbeitsaufwand. Es können zahlreiche Abläufe im Unternehmen digitalisiert werden, wie zum Beispiel Bewerbungen, der zuvor erwähnte Rechnungseingang oder auch Krankmeldungen – Das Ganze erfolgt einfach und sicher.

(Bildquelle: shutterstock.com/Belozersky)