Der Mensch im Mittelpunkt: Prozessautomatisierung in der HR

Fachkräftemangel, War for Talents, New Work – die Aufgaben der Personalabteilungen haben sich in den letzten Jahre stark gewandelt. Aus operativen Dienstleistern, Buchhaltern und Verwaltern sind Strategen, Change Manager und digitale Vordenker geworden. So zumindest die Theorie. Denn neben den neuen, spannenden Aufgabenfeldern, die nur darauf warten, bearbeitet zu werden, bleibt eines konstant: der stetig wachsende administrative Verwaltungsaufwand. 

Obwohl HR-Abteilungen maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen, müssen sie sich bei den Themen Digitalisierung und Automatisierung häufig erstmal hinten anstellen. Dabei liegt gerade hier ein hohes Potenzial, um die Produktivität und Qualität von Prozessen zu erhöhen. Sensible Daten-Workflows sicher zu digitalisieren hilft bei der Automatisierung administrativer Prozesse, die aktuell noch manuell und zeitintensiv von Hand ausgeführt werden müssen. 

Um den Menschen wieder in den Mittelpunkt der Personalabteilungen zu stellen, müssen personelle Ressourcen in den Abteilungen freigesetzt werden. Wenn manuelle Abläufe, wie beispielsweise der Eingang von Bewerbungsunterlagen oder die Einreichung von Urlaubsanträgen, automatisiert werden, kann das den Arbeitsalltag für Personalabteilungen deutlich vereinfachen. 

Effizienz steigern und Fehlerquoten senken 

In Personalabteilungen grüßt zwar nicht täglich, aber doch sehr regelmäßig das Murmeltier: der Versand von Gehaltsunterlagen beispielsweise erfordert jeden Monat das manuelle Überprüfen, Drucken und Kuvertieren von Unterlagen, die eigentlich bereits in digitaler Form vorliegen. Eine sichere Prozessautomatisierung kann diese Abläufe automatisch erledigen. Zusätzliche Zeit wird gespart, da die automatisierten Prozesse parallel ablaufen können. Gleichzeitig werden Flüchtigkeitsfehler wie Zahlendreher oder ein falsch gesetztes Komma vermieden, was zu einer konstanten Qualität der ausgeführten Prozesse führt. 

Personenbezogene Daten schützen

Einer der Gründe, warum Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen zögern, ist die Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten. Da bei personenbezogenen Daten eine besondere Sorgfaltspflicht greift, muss eine gesetzeskonforme Verarbeitung sichergestellt werden. Sichere Workflow Automatisierung kann Personalabteilungen hier unterstützen, da eine revisionssichere Prozessautomatisierung die nachträgliche Manipulation von Daten und Unterlagen verhindert. Insbesondere im HR-Umfeld empfiehlt sich der Einsatz von Lösungen, die die Daten während des gesamten automatisierten Workflows zusätzlich verschlüsseln, um ein unbemerktes Abfließen der Daten zu verhindern. 

Den bedeutendsten Vorteil haben wir uns für einen starken Schlusssatz aufgehoben: Durch die Automatisierung standardisierter und repetitiver Prozesse können sich Personalabteilungen wieder auf das Wesentliche konzentrieren – auf die Mitarbeitenden nämlich.  

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