Datensicherheit sollte der ständige Begleiter der Digitalisierung sein

Die Digitalisierung hat unsere Arbeitswelt und Kommunikation grundlegend verändert. Doch diese rasante Entwicklung hat auch Schwachstellen geschaffen, die es so vorher nicht gab. Während vor einem Vierteljahrhundert ein Tippfehler höchstens dazu führte, dass sich der Papierkorb füllte, können heute bereits kleinste Unachtsamkeiten dazu führen, dass Informationen dort landen, wo sie nicht hingehören. Die Angst, etwas falsch zu machen, ist im digitalen Arbeitsalltag deshalb allgegenwärtig. Den Mitarbeitern diese zu nehmen, ist eine der größten Verantwortungen der IT-Security eines jeden Unternehmens.

In den meisten Abteilungen treffen die unterschiedlichsten Generationen aufeinander. Und das ist gut, denn so können die Teams von ganz unterschiedlichen Erfahrungen und Wissenswerten profitieren. Was dabei allerdings häufig aus dem Blick gerät, ist die Tatsache, dass die jeweiligen Altersgruppen auch im Bezug auf Daten verschiedene Umgangsweisen an den Tag legen – und das kann früher oder später zum Problem werden.

Umgang mit Daten eine Frage des Alters

Die nach 1996 geborene Generation Z kommuniziert größtenteils digital und kann sich innerhalb kürzester Zeit Zugang zu jedem x-beliebigen Kommunikations- und Konferenztool verschaffen. Ein gewisses Maß an technischer Affinität hat sie quasi mit der Muttermilch aufgesogen. Mit ehemaligen Errungenschaften der Telekommunikation, wie zum Beispiel dem Fax-Gerät, hatte sie hingegen keinerlei Berührungspunkte mehr und auch spontane Telefonanrufe sind inzwischen nicht mehr gern gesehen. Sie gelten eher als Eingriff in die Privatsphäre. Die Babyboomer fühlen sich hingegen oft weniger wohl mit den heutigen Kommunikationstools. Der Grund dafür ist ein gewisses Grundmisstrauen. Sie neigen eher dazu, kritisch zu hinterfragen: Was passiert mit meinen Daten? Wer hat darauf Zugriff? Und wie groß ist das Risiko eines Missbrauchs?

Diese Tendenz bestätigen auch die Ergebnisse einer Umfrage, die im Rahmen des ARD-Deutschlandtrends im Januar 2019 veröffentlicht wurden: Hier gab nicht einmal die Hälfte der bis 34-Jährigen an, besorgt um den Missbrauch ihrer persönlichen Daten zu sein. Bei den Befragten zwischen 50 und 64 waren es dagegen 66 Prozent. Beides hat im Hinblick auf den Erfolg eines Unternehmens gewisse Vor- und Nachteile: Während jüngere Generationen zwar agiler auf die Einführung neuer Technologien reagieren können, gehen sie unbedachter mit sensiblen Daten um. Ältere Mitarbeiter sind eventuell übervorsichtig und bringen dadurch die internen Geschäftsprozesse zum Stocken. Dass in den meisten Unternehmen solche internen Diskrepanzen bestehen, ist vielen Entscheidern, denen die IT-Sicherheit obliegt, gar nicht bewusst. Sie sich überhaupt bewusst zu machen, ist deshalb der erste wichtige Schritt.

Corona verstärkt den Bedarf an Datensicherheit


Gerade im Hinblick auf die Corona-Krise hat die Frage nach einer ausreichenden Datensicherheit enorm an Relevanz gewonnen. Aufgrund der kurzfristig eingeführten Abstands- und Kontaktregelungen wurden hunderttausende Arbeitnehmer von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt und dort mit ihren technischen Sorgen und Defiziten oftmals völlig allein gelassen. Dass geschäftliche E-Mails vom privaten Smartphone verschickt oder Dokumente mittels eines ungesicherten Hotspots heruntergeladen wurden, kam da mehr als einmal vor.

Das Problem: Um die Geschäftsfähigkeit dadurch aufrechtzuerhalten, lag das Hauptaugenmerk der Unternehmen darauf, schnellstmöglich digitale Alternativlösungen zu etablieren. Dabei fiel die Wahl auf das erstbeste Tool, das die jeweiligen Anforderungen schnell und kostengünstig zu erfüllen schien. Das Thema Datensicherheit wurde dabei jedoch vernachlässigt. Dass die gewählten Lösungen eine Vielzahl an Sicherheitslücken aufweisen können, wurde vielen erst bewusst, als es zu einer medienwirksamen Aufdeckung kam. Viel zu spät, wie sich herausstellt. Denn wenn jemand von der Krise profitiert hat, dann sind es in erster Linie Hacker, die die Unachtsamkeit der Unternehmen schamlos ausnutzen, um Kapital daraus zu schlagen.

Daten – das wichtigste Gut des Unternehmens


Die internen Daten sind heutzutage das höchste Gut eines jeden Unternehmens. Deshalb ist es einerseits essentiell, einen sicheren Umgang mit ihnen zu gewährleisten. Wer sie vor Zugriffen von außen schützt und sie darüber hinaus intelligent zu analysieren weiß, kann sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. Diese Sicherheit für die Chefetagen zu gewährleisten, ist jedoch nicht genug. Dasselbe gilt andererseits auch für die Mitarbeiter. Die Verantwortlichen der IT-Sicherheit sind gefragt, auch ihnen ein Gefühl der Sicherheit zu geben. Denn das Einführen neuer, digitaler Tools und Prozesse ist nicht genug. Sie müssen allen Teams von Grund auf näher gebracht werden, um einen einheitlichen Standard zu schaffen – und zwar über alle Altersgrenzen hinweg. Nur so kann die Angst vor etwaigen, schwerwiegenden Fehlern minimiert werden, was sich letztlich unmittelbar in einer gesteigerten Produktivität niederschlägt.

Um jederzeit die Kontrolle über die Daten zu behalten, ist eine Lösung zum sicheren Datentransfer ein Muss. Überall, wo Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei der Übertragung gefragt sind, kommen Unternehmen an einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht vorbei. Sie umfasst eine sichere Verschlüsselung des Transportweges, der Nachricht sowie der angehängten Dateien.

FTAPI bietet Unternehmen eine Plattform, die nicht nur sicher und einfach ist, sondern sich auch schnell in wichtige Kommunikationsprozesse, unter anderem Outlook, integrieren lässt. So bleibt der Austausch von beliebig großen Daten genauso einfach wie das Versenden einer normalen Mail, wird aber um den Aspekt Sicherheit ergänzt. Die individuell konfigurierbaren SecuForms digitalisieren den Dateneingang und schaffen einen wichtigen Baustein für die Erfüllung der DSGVO.

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