Datenaustausch zwischen Behörden

Vereinfachen Sie die Abläufe auf dem Amt und bleiben Sie dabei sicher und datenschutzkonform.

Herausforderungen bei der Datenweitergabe an Behörden

In Ämtern und Behörden arbeiten die Fachkräfte mit den sensibelsten Daten überhaupt – den Daten der Bürgerinnen und Bürger. Die Beamt*innen und Angestellten im öffentlichen Dienst bewegen sich in einem Spannungsfeld zwischen den Bedürfnissen nach Einfachheit, Verfügbarkeit und Effizienz auf der einen Seite, und Datenschutz und Datensicherheit auf der anderen Seite.

Die Ansprüche, mittels Digitalisierung viele Amtsgeschäfte zu vereinfachen und als Behörde effizienter zu arbeiten, sind hoch. Gesetze zum Onlinezugang für Verwaltungsleistungen und zum eGovernment treiben die Entwicklung voran. In der Praxis aber hinkt die Verwaltung den hohen Erwartungen leider oft noch hinterher.

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Fehlendes Datenschutzabkommen zwischen EU und USA

Eine Folge: Wenn Fachkräften in der Behörde und im öffentlichen Dienst keine sichere Lösung aus dem eigenen Haus zur Verfügung steht, greifen sie häufig auf Angebote zurück, die sie aus der privaten Nutzung kennen, wie zum Beispiel eine einfache E-Mail oder Online-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder Wetransfer. 

Ein grundsätzliches Problem dieser weit verbreiteten Lösungen: ihr Einsatz ist in vielen Fällen nicht mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz vereinbar. Denn zwischen der EU und den USA existiert derzeit kein gültiges Datenschutzabkommen. Wenn Behörden Angebote US-amerikanischer Unternehmen einsetzen, sind personenbezogene Daten nicht geschützt und die Vorschriften Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht erfüllt. Auch europäische Software-Lösungen, die auf US-basierte Cloud- und Netzwerk-Dienste zurückgreifen, sind davon betroffen und bieten daher keine datenschutzrechtliche Sicherheit für Behörden.

 Setzen Sie auf sichere Lösungen europäischer Unternehmen

Um die personenbezogenen Daten der Bürger*innen zu schützen, ist es deshalb zwingend notwendig, sie ausschließlich Unternehmen anzuvertrauen, die ihren Sitz in der Europäischen Union haben, Daten nur innerhalb der EU verarbeiten und alle weiteren Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. 

Geht die öffentliche Verwaltung leichtfertig mit sensiblen Informationen wie z.B. personenbezogenen Daten von Bürger*inen um, läuft sie Gefahr, das Vertrauen der Bürger*innen zu verspielen und sich selbst rechtlichen Risiken bis hin zu Bußgeld- und Strafverfahren auszusetzen.

Datenaustausch zwischen Behörden sicher und effizient gestalten

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Neben den Anforderungen an den Datenschutz sind in der behördlichen Kommunikation weitere Aspekte wichtig: Daten müssen sicher transferiert und gespeichert werden, wobei dies auch für große Dokumente möglich sein soll, die Programme sollen möglichst einfach zu bedienen sein, und sie sollten sich mit vertretbarem Aufwand in bestehende Systeme integrieren lassen. 

Datensicherheit gewährleisten

Staatliche Stellen sind dafür verantwortlich, im Kontakt mit Bürger*innen und der Wirtschaft die anfallenden Informationen kontinuierlich vor missbräuchlichem Zugriff zu schützen. Ihre Verantwortung beginnt mit der Eingabe der Daten und reicht über die Übermittlung an andere Behörden bis zur dauerhaften Speicherung und Archivierung. Werden bei der Datenweitergabe in Behörden die Sicherheitsanforderungen nicht sorgfältig beachtet und umgesetzt, ist die Gefahr des Datendiebstahls und -missbrauchs groß. Denn unverschlüsselte Daten sind das digitale Einfallstor in Gemeinden.

Eine sichere Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf dem Stand der Technik sollten in jeder eingesetzten Lösung Standard sein. FTAPI SecuMails und FTAPI SecuRooms erfüllen alle diese Voraussetzungen. Die sensiblen Daten sind sowohl auf dem Transportweg als auch bei der Verarbeitung und Speicherung mit führenden Verschlüsselungstechnologien geschützt.

Bedienung einfach halten

Damit ein sicheres Datenverarbeitungsprogramm auch im Alltag verwendet wird, sollte sie auch einfach und anwendungsfreundlich gestaltet sein. Eine sichere digitale Bürgerkommunikation und Serviceorientierung sind die Ziele des Onlinezugangsgesetzes und des eGovernment-Gesetzes. Gute Software und Abläufe erleichtern das Leben der Bürger*innen ebenso wie der Fachkräfte in der Verwaltung. 

FTAPI SecuMails und FTAPI SecuRooms integrieren sich hervorragend in den Behördenalltag. Beide Lösungen sind sehr einfach zu bedienen, haben eine intuitive Benutzeroberfläche und lassen sich sehr gut an die Bedürfnisse der jeweiligen Institution anpassen.

Austausch von großen Dateien

Bei der Kommunikation mit Behörden müssen auch große Dokumente – wie z.B. Baupläne, Messdaten oder technische Zeichnungen – auf digitalem Weg übermittelt werden. Für das Versenden per E-Mail sind solche Dateien häufig zu groß. Mit FTAPI SecuMails lassen sich Dateien jeder Größe einfach und sicher per E-Mail verschicken. Und mit FTAPI SecuRooms können Sie große Dateien speichern und anschließend mittels einer Rollen-/Rechtevergabe für andere Personen freigeben.

Aufwand und Kosten senken

Für den schnellen und reibungslosen Start ist es wichtig, dass die Software sich nahtlos in bestehende Systeme einbinden lässt. Die Kosten müssen transparent sein und der Verwaltungsaufwand gering. Das ist auch entscheidend für den langfristigen Erfolg. 

Alle FTAPI-Produkte sind schnell und einfach installiert und lassen sich problemlos mit Microsoft Outlook verwenden. Sie können mitunter mehrere Einzel-Lösungen integrieren und ersetzen. Der Schulungsaufwand ist äußerst gering, so die übereinstimmende Rückmeldung unserer Kund*innen.

Whitepaper: Datensicherheit in Behörden, Verwaltung und Amt

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Use Cases

Anwendungsfelder für den Datenaustausch in Behörden mit FTAPI

Als Amt oder Kommune voneinander lernen

Use Case: Stadt Straubing

Erfahren Sie, wie die Stadt Straubing problemlos 275 Fachkräfte mit einem einfachen und sicheren Tool für den Datenaustausch versorgte.

Referenzen

Referenzleiste Logo Landkreis Celle

Verringern auch Sie den Aufwand für den IT-Support, lösen Sie teilweise veraltete Software ab, und schulen Sie die Mitarbeiter*innen in kürzester Zeit. Weitere Anwendungsszenarien für Ihre Behörde erhalten Sie unter Datenschutz in Behörden

Datenaustausch unter Behörden mit FTAPI – bürger*innenfreundlich und DSGVO-konform

Ihre Vorteile

  • Höchste Sicherheit

    Vom sicheren Downloadlink bis hin zur durchgehenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Damit auch nur Sender*in und Empfänger*in Zugriff auf die Daten haben.

  • Einfache Bedienung

    Die Nutzung und Administration aller FTAPI Lösungen sind leicht verständlich. Dabei fügt sich FTAPI nahtlos in bestehende Prozesse ein und lässt sich beispielsweise direkt in Outlook oder per App verwenden.

  • Daten jeder Größe

    Auch besonders große Datenmengen können mit FTAPI ganz einfach ausgetauscht werden. FTAPI bietet somit eine echte Alternative zu Private Cloud-Diensten und verhindert wirksam eine Schatten-IT.

  • Transparent & revisionssicher

    Empfangs- und Download-Bestätigungen machen Datenaustausch zwischen Behörden nachvollziehbar. Sie wissen immer, wer Ihre Daten wann heruntergeladen hat – wie ein digitales Einschreiben.

  • Individuelle Anpassung

    Farben, Logos, Texte und vieles mehr lassen sich individuell an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens anpassen. Das stärkt den Wiedererkennungswert bei Fachkräften und Bürger*innen und schafft so Akzeptanz und Vertrauen.

  • DSGVO-konform

    Personenbezogene Daten werden datenschutzkonform und sicher versendet und empfangen. Automatisierungen und Löschfristen helfen Ihnen zudem, Art. 15 der Datenschutzgrundverordnung zu erfüllen.

FAQ

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Behörden und öffentliche Einrichtungen beim Datenaustausch mit Bürger*innen?

Fachkräfte in Behörden und öffentlichen Einrichtungen haben im täglichen Austausch mit Bürger*innen mit personenbezogenen Daten zu tun und sind daher an die Richtlinien und Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gebunden. Zudem fordern das Onlinezugangsgesetz (OZG) sowie das eGovernment-Gesetz (eGovG), die flächendeckende Digitalisierung von Bürgerservices in ganz Deutschland, unter Einhaltung hohe Standards bei Qualität, IT-Sicherheit und Datenschutz.

Was zeichnet eine gute Software-Lösung zum Datenaustausch bei Behörden aus?

Bei der Auswahl einer optimalen Lösung sollten Behörden darauf achten, dass folgende Kriterien erfüllt werden: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung muss BSI-konform und der verwendete Algorithmus als sicher eingestuft sein. Zudem muss sie eine dem aktuellen Standard entsprechende Schlüssellänge verwenden. Außerdem sollte die Anwendung einfach in der Bedienung sein und eine Integration in bestehende Systeme möglich sein.