IT-gestützt, per Telefon oder schriftlich – Worauf es bei der Auswahl von Hinweisgebersystemen ankommt

Für Unternehmen fast jeglicher Größe werden Hinweisgebersysteme immer wichtiger. Zum einen sorgt über Kurz oder Lang die sogenannte EU-Whistleblower-Richtlinie dafür, dass Unternehmen ab 50 Angestellten dazu verpflichtet werden, solche Meldekanäle einzuführen. Zum anderen wächst auch das Bewusstsein für gewisse Grundsätze, die sich Unternehmen für ihre innere Organisation selber geben – Stichwort Code of Conduct und Compliance. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die eigentlich (noch) unter keine gesetzliche Pflicht hierfür fallen.

Ein glaubwürdiges Meldesystem schafft Vertrauen: bei Mitarbeitern, Partner und in der Öffentlichkeit. Es kann den Kulturwandel in Unternehmen unterstützen. Hin zu einer gelebten Fehlerkultur und einer offeneren Kommunikation.

Hat man sich einmal für die Einrichtung eines Meldekanals entschieden oder ist dazu verpflichtet, stellt sich für viele Unternehmen als nächstes die Frage, wie genau der Kanal aussehen soll. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Briefkästen, Anrufbeantworter, Hotlines, Ombudspersonen, E-Mail-Postfächer oder andere IT-gestützte Systeme.

Für Hinweisgeber gibt es in den meisten Fällen eine ganze Menge Bedenken und Hemmschwellen, bevor sie eine Meldung machen. Ein passendes Meldesystem kann helfen, eine Meldung zu erleichtern und die firmeninterne Fehlervermeidung zu verbessern.

Bei der Auswahl des Meldekanals gilt es die folgenden drei Faktoren besonders zu beachten

• Erreichbarkeit

• Technische Umsetzung

• Wahrung der Identität der Meldenden

Erreichbarkeit

Hier unterscheidet man von zeitlich eingeschränkt erreichbaren Möglichkeiten und solchen, die prinzipiell immer eine Meldung annehmen können. Briefkästen, Meldestellen bei Ombudsmänner oder Hotlines sind nicht immer erreichbar. Das kann es Angestellten erschweren, eine Meldung zu machen.

Vorteile bieten hier Anrufbeantworter, E-Mail-Postfächer und IT-gestützte Systeme. Sie sind immer erreichbar, das bedeutet vor allem – außerhalb etwaiger Arbeitszeiten. Außerdem sind solche Kanäle auch besser für Firmenexterne erreichbar. Diesen muss nach der besagten EU-Richtlinie ebenfalls die Möglichkeit zur Meldung gegeben werden.

Technische Umsetzung

Neben der Einrichtung sollen beziehungsweise müssen Meldekanäle auch unterhalten werden. Außerdem müssen die Meldungen in irgendeiner Form weiterverarbeitet werden. Hierbei ist wahrscheinlich die Einrichtung einer Meldestelle in Form eines Büros einer Ombudsperson am aufwändigsten. Die Person muss dauerhaft oder regelmäßig am Platz sein, besonders, wenn Sprechstunden angeboten werden. Ähnlich personalintensiv ist die Besetzung einer Hotline.

Neben der Technik bedarf es auch Regeln

Es empfiehlt sich daher auch, vor der Einrichtung des Kanals genau festzulegen, wie Meldungen bearbeitet, nachverfolgt und eventuell archiviert werden und wer diese bearbeiten darf. Das gilt unabhängig vom Kanal. Die EU-Richtlinie und das wahrscheinlich kommende deutsche Gesetz dazu sieht eine Dokumentationspflicht vor.

Asynchrone Meldekanäle sparen hier deutlich Zeit in Form von Personenstunden. Beim Anrufbeantworter reicht es, wenn die verantwortliche Person in Intervallen nach neuen Meldungen schaut. IT-gestützte Systeme verschicken automatisiert eine Meldung, wenn ein neuer Hinweis eingegangen ist. Außerdem bieten sie unter Umständen gleich eine sichere Archivierungsfunktion mit. So gibt es keinen Medienbruch und eine deutlich geringere Fehleranfälligkeit, wenn der Hinweis in ein administratives System übertragen werden muss. Beide Maßnahmen lassen sich zudem schnell und einfach aufsetzen.

Wahrung der Identität der Meldenden

Der beste Meldekanal der Welt bringt nichts, wenn potentielle Hinweisgeber kein Vertrauen in ihn haben. Zum einen geht es darum, ob man darauf vertraut, dass die eigene Identität nicht preisgegeben wird und man damit zum Ziel von Anfeindungen, Repressalien oder beruflichen Nachteilen wird. Zum anderen ist es wichtig, dass Hinweisen glaubwürdig nachgegangen wird und Angestellte dies auch glauben.

Während der zweite Punkt viel mit der Mentalität der verantwortlichen Entscheider*innen zu tun hat, wirkt sich die Wahl des Kanals unmittelbar auf den ersten Punkt aus.

Wie schon erwähnt, hilft es, die Perspektive der meldenden Person einzunehmen. Unabhängig davon, wie gut ihre Identität geschützt wird, wird die Person immer noch selbst auf Nummer sicher gehen, um nicht direkt mit der Meldung in Verbindung gebracht zu werden. Das bedeutet konkret, dass eine persönliche Meldung oder auch nur das Gesehen-Werden im Umfeld einer Meldestelle oder eines Briefkasten so abschreckend wirken kann, dass keine Meldung gemacht wird.

Wenn der Briefkasten an der falschen Stelle steht, bringt er nichts

Steht zum Beispiel der Briefkasten in einer ungünstigen Position, bei dem man an vielen Büros vorbei muss und oft gesehen werden kann? Oder ist die Ombudsperson vielleicht nicht glaubwürdig und neutral genug? Das sind die eindeutigen Herausforderungen von physischen Meldekanälen. Aber auch bei den digitalen Varianten gilt es einiges zu beachten. Kann ich das Postfach nur über meine Firmen-E-Mail erreichen? Wird beim Anrufbeantworter immer meine Nummer angezeigt? Steht vielleicht auch der AB leicht zugänglich? Und an wie viele Personen geht die Meldung per E-Mail?

Eindeutige Vorteile bieten hier vor allem IT-gestützte Hinweisgebersysteme, besonders wenn sie außerhalb der IT-Infrastruktur des Unternehmens erreichbar sind. Und wenn über sie eine gezielte aber dennoch identitätswahrende und unter Umständen sogar anonyme Meldung möglich ist. Eine entsprechende Verschlüsselung sorgt zusätzlich dafür, dass Meldungen nicht von Dritten mitgelesen sondern nur von berechtigten Empfängern geöffnet werden können. So können Hinweisgeber die Meldung auch außerhalb ihrer Arbeitsumgebung tätigen und sich stärker auf Wahrung ihrer Identität verlassen.

Fazit

Hinweisgebersysteme werden nach und nach zum Standard für Unternehmen. Dabei können sie helfen, einen entscheidenden Beitrag zu Früherkennung von Fehlern und Problemen zu leisten. Und das, bevor es zu wahrnehmbaren Schäden für das jeweilige Unternehmen kommt. Davon profitieren alle Stakeholder Damit dies allerdings gelingt, bedarf es Vertrauen und Transparenz. Vertrauen in die entsprechende Technik und das Personal dahinter. Transparenz, die aufzeigt, dass Hinweise nicht einfach ignoriert werden. Mit der richtigen Technik kann hierfür schnell, einfach und sicher eine ideale Grundlage gelegt werden.

(Bildquelle: shutterstock.com/Victor_Moussa)