Sichere, digitale Bürgerkommunikation dank OZG?
Noch bis Ende des Jahres 2022 haben Behörden in Deutschland Zeit, ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Denn das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen – kurz Onlinezugangsgesetz, oder OZG – verpflichtet öffentliche Verwaltungen in Bund, Länder und Kommunen, bestimmte Verwaltungsleistungen zukünftig über entsprechende Verwaltungsportale digital anzubieten. Ziel ist es, eine moderne Verwaltung zu schaffen, die sich an den Anforderungen der Bürger*innen orientiert und diese wieder in den Mittelpunkt stellt.
Wenn Sie sich jetzt denken „Zeit wird’s!”, dann können wir bei FTAPI hier nur sehr vehement nickend zustimmen. Und obwohl das OZG Vieles richtig macht, hat es nach Einschätzung von FTAPI eine wichtige Sache vergessen: die sichere Rückkommunikation zwischen Bürger*innen und Behörden.
Digitale Angebote für Behörden
Insgesamt definiert das OZG rund 600 Leistungen, die seit Verabschiedung des Gesetzes im August 2017 nach und nach digitalisiert werden. Dabei steckt der Teufel wie so oft im Detail. Denn während die Digitalisierung der OZG-Leistungen, die im “Digitalisierungsprogramm Bund” zusammengefasst wurden, vollumfänglich in der Verantwortung des Bundes liegt, sind für die Umsetzung der Leistungen im Paket “Digitalisierungsprogramm Föderal” die Bundesländer und Kommunen selbst zuständig.
Aus diesem Grund haben verschiedene Dienstleister die letzten fünf Jahre genutzt, um ein buntes Portfolio an digitalen Leistungen zu entwickeln, die genau den Bedürfnissen des “Digitalisierungsprogramm Föderal” entsprechen. Darunter zählen beispielsweise sichere Formulare, die die Antragsstellung zwischen Bürger*innen und Behörden erleichtern sollen. Über eine zentrale Stelle werden alle Informationen in ein sicheres Online-Formular eingetragen und an die zuständige Behörde geschickt. Im besten Fall werden Bürger*innen sogar noch darüber informiert, dass der Antrag eingegangen ist – viel weiter geht es häufig nicht.
Was passiert beispielsweise, wenn der zuständige Sachbearbeitende eine Rückfrage zum Antrag hat? Oder wenn wichtige Unterlagen unvollständig oder veraltet sind? An dieser Stelle fehlt ein sicherer Rückkanal, der die Kommunikation zwischen Bürger*innen und Behörden absichert und eine verschlüsselte Übertragung von personenbezogenen Daten, Dokumenten und Details ermöglicht.
Mehr Sicherheit durch temporäre Kommunikationskanäle
Basis eines solchen sicheren Rückkanals sollte in diesem Fall immer die Kommunikation über eine sichere E-Mail-Verschlüsselung sein. Auf diese Weise müssen die Sachbearbeitenden, die die Anträge prüfen und weiterverarbeiten, keine umständlichen Programme öffnen, sondern nutzen für die Bürgerkommunikation ganz einfach und wie gewohnt ihr E-Mail-Programm. Damit erhöht sich nicht nur die Akzeptanz der Mitarbeitenden, die neue, sichere Technologie auch einzusetzen, gleichzeitig wird auch ein unnötiger Medienbruch vermieden.
Eine mögliche und dabei besonders praktikable Lösung ist an dieser Stelle die automatisierte Erstellung eines temporären Kommunikationskanals zwischen Bürger*in und Behörde: Nach der Antragstellung wird automatisch ein sicherer Kanal erstellt, der eine durchgängig verschlüsselte Kommunikation ermöglicht. Sachbearbeitende und Bürger*innen können diesen, dem Antrag zugeordneten Kanal nutzen, um eventuelle Rückfragen zu stellen, fehlende Informationen einzuholen oder sogar, um notwendige Dokumente auch noch nachträglich sicher und verschlüsselt an die entsprechende Behörde zu leiten. Nach einer erfolgreichen Bearbeitung und der Fertigstellung des Antrags kann der Kanal genutzt werden, um das erstellte Dokument sicher und einfach zu übermitteln. Anschließend kann der Kanal für eine zukünftige Kommunikation offen gehalten oder aber nach erfolgreichem Abschluss des Antrags geschlossen werden, um auch nachträglich ein ungewolltes Abfließen oder Ausspionieren der übermittelten Daten zu verhindern.
(Fast) digitale Bürgerkommunikation
Das OZG war ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer digitalen, agileren öffentlichen Verwaltung. Unnötige Amtsgänge gehören bald ebenso der Vergangenheit an wie umständliche Papierformulare und Rücksendeumschläge. Doch um wirklich digital, und vor allem sicher, zu kommunizieren, ist es noch ein weiter Weg für Behörden – und wir sind gespannt, welches Bundesland die Ziellinie als erstes überschreitet. Oder ob alle zusammen ein bisschen zu spät durch’ s Ziel laufen.