BITKOM Digital Office Index: Inputmanagement hilft digitalisieren

Beim diesjährigen Digital Office Index des Branchenverbands Bitkom erreichen die deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeiten auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten einen Durchschnittswert von 55. Ganz oben stehen dabei Banken (59 Punkte) und Versicherungen (57 Punkte). Schlusslicht ist die Transport- und Logistikbranche mit 53 Punkten.

Viele Unternehmen haben im Zuge von Corona in Hardware und Software investiert. Das zeigt sich auch an der gestiegenen Nutzung digitaler Kommunikationskanäle. Zudem verliert Papier in deutschen Büros immer mehr an Bedeutung und die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist auf dem Vormarsch. 86% der Unternehmen geben an, dass sie Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen wollen, 80% sagen, dass E-Rechnungen für sie relevant sind.

Digitale Formulare: Effizienter und sicherer Dateneingangskanal

Man sieht, dass es gerade beim Eingang von Daten ins Unternehmen viele standardisierte Arbeitsabläufe gibt, die noch per Hand durchgeführt werden, sich aber leicht digitalisieren lassen. Inputmanagement hilft, den Dateneingang intelligent zu managen, um die Effizienz zu erhöhen sowie die Kosten und den Arbeitsaufwand zu senken. Dabei lassen sich ganz einfach und rasch signifikante Potenziale heben.

Ein innovativer Ansatz, der das Inputmanagement revolutionieren kann, liegt im Einsatz von digitalen Formularen. Hier geht es nicht um das Handling von eingehender Post in Papierform, sondern gezielt um das effiziente Management von Dokumenten, die das Unternehmen bereits auf elektronischem Wege erreichen.

Unstrukturierten Dateneingang vermeiden

Denn angetrieben von der digitalen Transformation verschicken immer mehr Kunden, Partner und Lieferanten von Unternehmen ihre Dokumente nicht mehr per Post, sondern elektronisch per E-Mail. Das spart Zeit, Papier und Geld.

Doch auch hier ist der Bearbeitungs-Aufwand beim Posteingang zunächst kaum geringer als bei Papier-Dokumenten. Die E-Mails landen häufig in zentralen elektronischen Postfächern des Unternehmens oder einzelner Abteilungen. Sie müssen dann zunächst wieder von Mitarbeitern gesichtet und dann an die zuständigen Fachkräfte weitergeleitet werden. Und auch bei digitalen Dokumenten werden zentrale Daten häufig noch per Hand in die IT-Systeme übertragen.

Vielfältige Anwendungsfälle

Doch der Daten-Versand via E-Mail birgt noch weitere Tücken: Die digitalen Dokumente erreichen Unternehmen meist nur unverschlüsselt (Sicherheitsrisiken), sind für die gängigen E-Mail-Postfächer teilweise zu groß, werden an den falschen Empfänger adressiert oder enthalten nicht alle geforderten Angaben. Das verursacht ebenfalls einen unnötigen Arbeitsaufwand und eine Verzögerung interner Prozesse.

Die Anwendungsfälle für digitale Formulare sind äußerst vielfältig. Das Spektrum reicht vom digitalen Eingang für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine über das Einreichen von Bewerbungen bis hin zur Supportunterstützung. Weitere Einsatzmöglichkeiten können Schadensformulare bei Versicherungen, Antragsformulare bei Behörden und Ämtern oder die Abwicklung von datenintensiven Druckaufträgen sein.

Vorteile eines strukturierten digitalen Inputkanals

Mit digitalen Formularen, die einfach in eine Firmen-Website integriert werden können, bieten Unternehmen ihren Kunden, Lieferanten oder Bewerbern einen strukturierten, effizienten und sicheren Dateneingangskanal, der viele Vorteile hat. Zum Einen wird dadurch ein effektiver elektronischer Übertragungsweg für wichtige Dokumente angeboten, der den Postversand von Papier-Dokumenten überflüssig macht. So können Firmen der Vision von einem papierlosen Büro mit all seinen Vorteilen einen entscheidenden Schritt näher kommen. Zum anderen wird sichergestellt, dass die Informationen ohne Umwege direkt beim richtigen Ansprechpartner landen. Darüber hinaus verhindert das Ausfüllen der Formularmaske, dass wichtige Informationen zur Weiterverarbeitung des Dokuments fehlen. Und schließlich können über diesen digitalen Inputkanal Anhänge mit wesentlich höheren Datenmengen versandt werden, als bei E-Mails.

Mit dem Produkt SecuForms bietet FTAPI individuell konfigurierbare, digitale Formulare, die den Dateneingang in das eigene Unternehmen sicher, strukturiert und nachvollziehbar abbilden. Für jeden Anwendungsfall lässt sich innerhalb weniger Minuten ein eigenes SecuForm erstellen und selbst festlegen, welche Angaben der Sender hinterlassen muss, wer der entsprechende Empfänger ist, welche Daten eingereicht werden können und mit welcher Sicherheitsstufe die Daten übertragen werden. Der Einsatz von digitalen Formularen auf der Website des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle, um den elektronischen Dateneingang effizient, zielgerichtet und sicher zu steuern. Mit der richtigen, leicht bedienbaren Software, die schnell und unkompliziert installiert und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden kann, lassen sich standardisierte Arbeitsprozesse zeitnah digitalisieren.

Mithilfe des FTAPI Process Clients lässt sich aber auch digitale Kommunikation via E-Post-Schnittstelle automatisiert als Briefpost versenden.

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