Fünf zentrale Vorteile von sicherer Workflow Automation

Die grundlegende Idee klingt einleuchtend: Durch Workflow Automation lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, bei denen Daten von einem System in ein anderes System übertragen werden müssen – auch dann, wenn diese Systeme nicht über geeignete Schnittstellen verfügen, um barrierefrei miteinander zu kommunizieren. 

Benötigt wird eine Art Vermittler – derzeit meist noch in Form eines Mitarbeitenden – der die Daten von einem in ein anderes System überträgt, zum Beispiel Rechnungen in die Buchhaltungssoftware oder Bewerbungsunterlagen in die Personalakten. Durch Workflow Automation werden diese repetitiven Aufgaben und Abläufe, wie zum Beispiel in der Buchhaltung automatisiert. Welche zentralen Vorteile das für Unternehmen haben kann, haben wir für Sie zusammengefasst. 

1. Effizienzsteigerung und Fehlervermeidung

Keiner mag repetitive Aufgaben. Da sind wir ganz ehrlich. Manuell ausgeführte Aufgaben kosten extrem viel Zeit und binden die Kapazitäten der Mitarbeitenden. Oft können diese nicht parallel ausgeführt werden – so kann beispielsweise nur eine Rechnung nach der anderen händisch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Gleichzeitig bergen sie ein hohes Fehlerpotenzial: ein Zahlendreher in der Kontonummer oder ein Komma an der falschen Stelle und schon gerät die gesamte Rechnungsabwicklung ins Stocken. Durch eine gezielte Workflow Automation können diese Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch parallel ausgeführt werden. Das spart Zeit und vermeidet gleichzeitig unnötige Fehlerquellen. 

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Freisetzung von personellen Ressourcen

Die häufig noch manuell ausgeführten Aufgaben, bei denen Daten erfasst werden, zählen zu den wichtigsten Prozessen im Unternehmensumfeld: ohne Rechnungsstellung, ohne Auftragsmanagement und ohne Gehaltszahlungen steht der Betrieb quasi still. Gleichzeitig, und da wiederholen wir uns, gehören sie zu den weniger beliebten Aufgaben von Angestellten. Durch den manuellen Abgleich von Datensätzen bleibt viel weniger Zeit für die schönen Aufgaben. Die Automatisierung zeitintensiver und lästiger Aufgaben kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, die Stärken der Mitarbeitenden zu fördern und die personellen Ressourcen insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels optimal einzusetzen. 

3. Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Wenn sich Mitarbeitende weniger mit administrativer Zahlenschieberei beschäftigen müssen, können sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren – beispielsweise auf die Interaktion mit den Kunden. Die Freisetzung bisher gebundener Potenziale gibt ihnen beispielsweise die Chance, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren – ganz abgesehen von den Möglichkeiten, die Workflow Automation bei der Abwicklung von ersten Kundenanfragen oder Reklamationen bietet.

4. Vereinfachte Skalierbarkeit und Harmonisierung der Systemlandschaft

Anders als manuell ausgeführte Abläufe lassen sich automatisierte Prozesse einfach erweitern – im IT-Umfeld spricht man hier auch von skalieren. Denn einem Stück Software ist es egal, wie viele Gehaltszettel am Ende des Monats verschickt werden sollen – anders als den Mitarbeitenden in der Verwaltung. Gleichzeitig kann die Software die Konvertierung von Dateiformaten automatisiert übernehmen. Das spielt insbesondere beim unternehmensübergreifenden Datentransport eine wichtige Rolle. Durch den Einsatz unterschiedlicher Software-Tools entstehen Medienbrüche, die entweder für den Sender oder den Empfänger der Daten zeitintensive Arbeit bedeutet, da die Daten in kompatible Formate überführt werden müssen. Einfacher ist es, den Prozess direkt so anzupassen, dass die Konvertierung vor dem Versand automatisch an den jeweiligen Empfänger angepasst wird. 

5. Einhaltung von Gesetzesvorgaben und Sicherheitsanforderungen

Nicht erst seit der DSGVO gelten beim Transfer und der Verarbeitung von Daten spezielle Sicherheitsanforderungen. Insbesondere bei personenbezogenen und geschäftskritischen Daten muss eine gesetzeskonforme Verarbeitung sichergestellt werden. Andernfalls drohen nicht nur hohe Bußgeldern, sondern – und das wiegt für viele Unternehmen noch weitaus schwerer – der Verlust von Vertrauen oder gravierende Imageschäden. Aus diesem Grund müssen Prozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher automatisiert werden. Eine revisionssichere Prozessautomatisierung verhindert beispielsweise eine nachträgliche Datenmanipulation, eine Verschlüsselung während des gesamten Workflows garantiert die gesetzeskonforme Verarbeitung der Daten. 

Welche Prozesse automatisiert und welche Potenziale damit tatsächlich freigesetzt werden können, hängt von den individuellen Unternehmenszielen ab. Aber eines gilt für alle: Wer keinen Prozess optimiert, kann auch keine (ungeahnten) Unternehmenspotenziale freisetzen.

Bild: shutterstock.com/BillionPhotos

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