Werden Sie digital – auch bei der Gehaltsabrechnung

Die Zustellung von Gehaltsabrechnungen auf Papier ist ein kostspieliger Prozess. Warum also Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht digital zustellen?

„Denn wir gedenken in der Zukunft zu leben“, dem Zitat eines nicht weiter benannten Managers eines der DAX-Unternehmen, möchte man hinzufügen: „aber in der Vergangenheit abzurechnen.“ Denn Monat für Monat zeigt sich in Unternehmen das gleiche Bild: Die Gehaltsabrechnungen werden von SAP, Navision oder DATEV erstellt, gedruckt. kuvertiert und anschließend entweder per Post an die Mitarbeiter versandt oder durch die Vorgesetzten verteilt. Dieser immense „analoge“ Aufwand steht im Widerspruch zu jeder Digitalisierungsstrategie. Die Lösung: digitale Gehaltsabrechnung.

Bis zu 70 Prozent Kostenersparnis

Die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwändiger, sondern auch deutlich teurer, verglichen mit einer elektronischen Zustellung der Dokumente. In Zeiten von Smartphone und Tablets sollten Dokumente doch am liebsten digital verfügbar sein. Stellt ein Unternehmen auf digital um, werden die Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform übergeben, sondern im digitalen Archiv eines jeden Mitarbeiters sicher abgelegt. Dort sind sie gesammelt gespeichert, zu jeder Zeit abrufbar und können beliebig oft gedruckt oder sogar weitergeleitet werden.

Die Kosten für die klassische Gehaltsabrechnung variieren je nach Anbieter und können bis zu 3,10 Euro pro Mitarbeiter betragen. Selbst wenn man von nur 1,10-1,60 Euro pro Mitarbeiter im Monat ausgeht, lassen sich bei einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern auf das Jahr gesehen 36.000 Euro einsparen und wesentlich effizienter einsetzen. und die Mitarbeiter profitieren von der unkomplizierten Anwendung.

Integration und Sicherheit ausschlaggebend


Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn durch den digitalen Prozess die Bereitstellung der monatlichen Abrechnung erheblich vereinfacht wird. Der digitale Gehaltsnachweis muss sich also einfach und sicher in die bestehenden Systeme eines Unternehmens integrieren lassen, unabhängig vom genutzten Lohnsystem. Für die IT darf kein zusätzlicher Administrations- oder Schulungsaufwand entstehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die DSGVO-Konformität einer digitalen Lösung. Kann ein Unternehmen bei der analogen Zustellung auf den Schutz der hochsensiblen Daten unter anderem durch das Briefgeheimnis vertrauen, sollten bei einer digitalen Lösung sämtliche Datenspeicherung und Datentransfervorgänge verschlüsselt erfolgen. Am besten Ende-zu-Ende.

Der FTAPI Payslip


Der FTAPI Payslip erfüllt sämtliche rechtlichen Anforderungen beispielsweise des Arbeitsrechts oder der DSGVO. Möglich wird das durch die zertifizierte SecuPass-Technologie, die bei der Übertragung und Speicherung der Daten auf eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzt. Dadurch bleiben die sensiblen Daten eines jeden Arbeitnehmers vor unbefugten Dritten geschützt.

Die monatlichen Abrechnungen werden in einem geschützten, digitalen Archiv abgelegt, auf das nur der jeweilige Arbeitnehmer Zugriff hat. Zusätzlich werden die Dokumente vor Diebstahl, Brand- und Wasserschäden sowie Verlust geschützt. Wird ein Dokument benötigt, kann es jederzeit abgerufen und beliebig oft nachgedruckt werden. Eine Zugriffskontrolle stellt zudem sicher, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Dokumente einsehen kann. Der automatische Schlüsseltausch, der unmerklich im Hintergrund abläuft, erhöht dabei die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Unternehmensprozesse einfach digitalisieren


Der FTAPI Payslip beruht auf dem Process-Modul der FTAPI Secure Content Plattform. Mithilfe dieser Module lassen sich beliebige Unternehmensprozesse einfach und sicher automatisieren und digitalisieren. Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind neben der digitalen Krankmeldung beispielsweise. der automatisierte Rechnungseingang oder Bewerbungsprozess.

Sicherer Datentransfer für Unternehmen

Daten sicher und einfach transferieren. Sicher auf allen Endgeräten