Automatisierter Mahnungsversand

Unbezahlte Rechnungen können besonders für kleine und mittelständische Unternehmen zu einem Problem werden. Wenn man zu lange auf das Geld säumiger Schuldner warten muss, gilt es zu handeln. Dann ist ein erster wichtiger Schritt, Mahnungen ohne Verzögerung fristgerecht zu verschicken.

Der SecuFlow für den automatisierten Mahnungsversand übernimmt genau das. Das entlastet Ihre Mitarbeiter und sorgt für Sicherheit bei Zahlungsfristen.

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Was passiert beim automatisierten Mahnungsversand?

Schritt 1

Sie erstellen Ihre Mahnung im gewohnten Buchhaltungssystem. Dann legt Ihr System die Dateien an einem definierten Speicherort ab.

Die Mahnung werden über eine Schnittstelle (API, File-System) an FTAPI übergeben.

Schritt 2

Das FTAPI-System erkennt die jeweiligen Mahnungsempfänger anhand eines definierten Merkmals (z. B. Kundennummer, Steuernummer, Dateiname).

Zu jedem Mahnungsempfänger hat das System einen Datensatz mit den notwendigen Adressdaten.

Schritt 3

Neben den Adressdaten können noch weitere Informationen der Mahnung ausgelesen werden.

Zum Beispiel das genaue Mahnungsdatum, Auftragsnummer, Mahnungsstand und mehr.

Schritt 4

Das FTAPI-System verschickt die Mahnung per sicherem Datentransfer.

Dabei kann neben einem Standardtext auch ein personalisierter E-Mail-Text hinzugefügt werden.

Alternativ kann die Mahnung auch automatisiert als ePost-Brief verschickt werden.

Schritt 5

Optional kann nach erfolgreicher Versendung die Mahnung an Ihr DMS- oder Archiv-System übergeben werden.

Ihre Vorteile mit dem automatisierten Mahnungsversand

  • Kostenreduktion

  • Nachvollziehbarkeit dank Download-Bestätigung

  • Schnelle Prozesse

  • Automatische Weiterverarbeitung von Daten

  • DSGVO-Konformität

  • Vorreiter bei der Digitalisierung

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