Als geschützter und neutraler Raum gewinnen virtuelle Datenräume besonders bei firmenübergreifenden Projekten an Bedeutung – was steckt dahinter?

Metro hat für den Verkauf von Real einen eingerichtet. eon bei der Übernahme von innogy genauso auf einen zugegriffen, wie Walt Disney bei der Akquisition von 21st Century Fox. Die Rede ist vom sogenannten virtuellen Datenraum. In früheren Zeiten waren Datenräume tatsächlich “echt”, also mit Decke und Wänden, auch heute gibt es diese physischen Datenräume noch, die Nutzung ist aber sehr viel seltener.

Eine Frage der gebotenen Sorgfalt

Warum wird überhaupt ein Datenraum benötigt? Bei Unternehmensübernahmen geht es oft um sehr hohe Summen. Daher wird ein möglicher Kauf im Vorfeld sehr sorgfältig geprüft. Das Objekt der Transaktion wird eingehend unter die Lupe genommen. Das erfordert umfassende Analysen und die Auswertung umfangreicher Unterlagen. Man nennt diese Art der Überprüfung auch “Due Diligence” – eine Prüfung mit der gebotenen Sorgfalt.

Das erklärt sich aus dem hohen Wunsch nach Diskretion und Vertraulichkeit bei wichtigen Transaktionen. Würde eine Kauf- oder Verkaufsabsicht vorzeitig bekannt, käme der Deal in vielen Fällen nicht zustande. Andererseits erwarten Interessenten Informationen, die über die veröffentlichten und allgemein zugänglichen Daten hinausgehen, um sich im Rahmen der Due Diligence ein zutreffendes Bild machen zu können. Solche Interna müssen besonders geschützt werden – unter anderem, indem sie in einem Raum mit überwachtem Zugang und kontrollierter Nutzung zur Verfügung gestellt werden.

Vereinfachung des Verkaufsprozesses

Zwischen Due Dilligence und streng geplanten Abschlussfristen gehören Merger & Acquisition-Projekte (M&A) zu den komplexesten Aufgaben für Verkäufer und Käufer gleichermaßen. Ein sicherer Datenraum stellt auch eine Vereinfachung des Verkaufsprozesses dar. So können Anbieter zum Beispiel für einzelne Ordner oder einzelne Dokumente unterschiedliche Lese-, Lösch- oder Schreibrechte vergeben. Zudem kann der Anbieter, anders als in einem physischen Datenraum, sicherstellen, dass auch wirklich nur die gewünschten Dokumente zugänglich sind.

Due Dilligence in M&A-Projekten ist aber nur ein Gebiet, bei dem ein virtueller Datenraum zum Einsatz kommt. Im Grunde ist er für alle Projekte sinnvoll, die Sicherheit und Professionalität beim Speichern, Verwalten und Austauschen von Dokumenten erfordern.

Datenräume in der Immobilienwirtschaft

Bei der Verwaltung von Real Estate-Projekten müssen die Projektmanager eine Vielzahl an Dokumenten – von Bauplänen über Dokumentationen bis zu Berichten – für unterschiedliche Seiten zugänglich machen. Schreiten die Verhandlungen weiter voran, kann der Anbieter im virtuellen Datenraum weitere Dokumente für ausgewählte Partner zugänglich machen. Datenräume stellen diese Informationen nicht nur zentralisiert und schnell auffindbar zur Verfügung, sondern können auch nach der Realisierung eines Deals als digitales Archiv zugänglich bleiben.

Bauprojekte und Datenräume

Auch Bauprojekte erfahren eine deutliche Vereinfachung. Durch die Verknüpfung unterschiedlicher Gewerke und Projektmitarbeiter sind diese besonders komplex, beinhalten unzählige Informationen und erfordern einen hohen Koordinationsaufwand. Ein virtueller Projektraum kann als zentraler Datenspeicher und Quelle für alle Informationen rund um das Projekt genutzt werden. Darauf basierend lassen sich digitale Bauprozesse digitalisieren und ein sinnvolles Informationsmanagement aufbauen.

Managementkommunikation erfordert Compliance

Führungskräfte stehen vor die Herausforderung, sichere Lösungen für die Vorstands- und Geschäftsleitungskommunikation zu finden, die die oft strengen Compliance-Vorgaben erfüllen. Ein virtueller Datenraum ermöglicht nicht nur einen schnellen, sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf vertrauliche Daten wie Geschäftsberichte oder Bilanzen, sondern ist auch ideale gemeinsame Ablage für Dokumente vor der internen oder externen Veröffentlichung. Insbesondere für die Einbeziehung von unternehmensfremden Personen, wie zum Beispiel Berater oder Aufsichtsräte, in eine vertrauliche Zusammenarbeit eignet sich der virtuelle Datenraum.

Unabhängig von der Branche hat Datensicherheit bei Datenräumen absolute Priorität. Der Verlust vertraulicher Informationen kann nicht nur zum Ende geschäftlicher Partnerschaften führen, sondern im schlimmsten Fall auch weitreichende juristische Konsequenzen haben. Für die Zusammenarbeit auf einer Plattform gehört Datensicherheit deswegen zu den nicht verhandelbaren Anforderungen bei der Wahl des richtigen Anbieters.

Die FTAPI Datenräume

In den FTAPI Datenräumen können Dateien und Dokumente Ende-zu-Ende-verschlüsselt abgelegt und für Kollegen, Partner oder Kunden freigegeben werden. Nur die Mitglieder der Datenräume können die darin sicher abgespeicherten Dateien entschlüsseln. Anders als bei üblichen Cloud-Anbietern können weder Server-Betreiber noch Provider die Dateien einsehen. Die FTAPI Mobile App ermöglicht darüber hinaus die ortsunabhängige Erreichbarkeit aller Unterlagen.

Die FTAPI App ist speziell für mobiles Arbeiten optimiert und lässt den Datenraum für jeden Anwender wie einen lokalen Ordner aussehen. Dieser wird entweder lokal repliziert oder virtuell synchronisiert. Downloads und Uploads laufen minimiert im Hintergrund, während Sie einfach weiterarbeiten. Online heruntergeladene Daten werden auf dem mobilen Gerät gespeichert und können ohne weiteren Download wieder geöffnet werden – und das mit jeder dateiformatkompatiblen App.