Warum Hybrid Work und virtuelle Datenräume unzertrennlich sind

Hybride Arbeitsmodelle sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Während es im März 2020 durch den Beginn der Pandemie schnell gehen musste mit dem Umzug ins Home Office, können Unternehmen sich jetzt Zeit nehmen, um Systemlandschaften zu modernisieren und die perfekte Umgebung für ein sicheres, ortsunabhängiges Arbeiten zu schaffen. Grundlage bilden innovative Lösungen wie virtuelle Datenräume, die eine sichere Kommunikation und einen vertrauenswürdigen Datenaustausch ermöglichen – sowohl intern, als auch über Unternehmensgrenzen hinweg.

Kommunikationsmittel Nummer Eins

Die E-Mail ist und bleibt die unangefochtene Nummer Eins unter den Kommunikationsmedien: Täglich werden Informationen, Daten und Termine digital von A nach B geschickt, schnell, unkompliziert und quasi umsonst. Gerade aus dem Home Office tauschen Kolleg:innen Informationen lieber schnell per E-Mail aus, als zum Hörer zu greifen und dem Kollegen zu erklären, wo das besagte Dokument auf dem Server zu finden ist. Das kann unter Umständen riskant sein, denn was das Schutzniveau betrifft, ist eine unverschlüsselte E-Mail nicht viel sicherer als eine digitale Postkarte, die von unbefugten Dritten ohne viel Aufwand mitgelesen werden kann.

Aus diesem Grund sollte der E-Mail-Versand von sensiblen, personenbezogenen Daten nur verschlüsselt erfolgen, um einerseits den Anforderungen der EU-DSGVO gerecht zu werden und andererseits ein ungewolltes Abfließen von Informationen zu verhindern.

Große Herausforderung: Der Austausch von Big Data

Beim Versand großer Dateien stoßen E-Mail-Postfächer schnell an ihre Grenzen. Stehen Mitarbeitenden dann keine geeigneten, sicheren Lösungen für den Austausch großer Daten zur Verfügung, greifen sie häufig auf kostenfreie Online-Tools zurück, die sie aus dem privaten Gebrauch kennen. 

Und das ist aus verschiedenen Gründen problematisch: 

1. IT-Abteilungen haben keinen Überblick darüber, welche Programme genutzt werden oder welche Dateien ausgetauscht wurden. Eine sogenannte Schatten-IT entsteht.
2. Die Sicherheit der ausgetauschten Daten ist gefährdet. Gerade bei Lösungen, die nicht in Deutschland oder Europa gehostet werden, sind die Datenschutzrichtlinien häufig nur schwer zu durchschauen. 
3. Zahlreiche Ablageorte führen nicht nur zu einem unüberblickbaren Datenberg, sondern auch zu ineffizienten Abläufen, die Unternehmen wertvolle Zeit und Geld kosten. 

Unternehmen, Behörden und Organisationen benötigen eine sichere und gleichzeitig benutzerfreundliche Lösung für ein risikofreies Filesharing über die eigenen Organisationsgrenzen hinweg. Zudem sollte die Lösung den kostenfreien Online-Tools in puncto Usability in nichts nachstehen und trotzdem dem wachsenden Sicherheitsbewusstsein gerecht sein.

Mit virtuellen Datenräumen zu mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein virtueller Datenraum ist ein digitaler Speicherplatz für jede Art von Daten. Die Informationen, die hier abgelegt werden, können jederzeit und von überall eingesehen und bearbeitet werden.

Anders als beim Versand via E-Mail können Daten und Informationen hier strukturiert abgelegt und zur gemeinsamen Bearbeitung geteilt werden – ob intern mit Kolleginnen und Kollegen oder extern über Unternehmensgrenzen hinweg mit Dienstleistern, Partnern oder Lieferanten. Für Unternehmen, die eine hybride und gleichzeitig sichere Arbeitsumgebung schaffen wollen, sind virtuelle Datenräume daher eigentlich ein Must Have. 

Über ein entsprechendes Rechtemanagement können Zugriffs- und Leserechte ganz genau eingestellt werden. So behalten Unternehmen, Abteilungen oder auch  einzelne Mitarbeitenden immer die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf die Daten hat – und wer eben nicht. 

Ein weiterer Vorteil gegenüber der klassischen E-Mail liegt in der strukturierten Dokumentenablage. Wer kennt sie nicht, die unzähligen Dokumente mit den Endungen _V1, _final, _final1 … kein Wunder, wenn man hier den Überblick verliert. In virtuellen Datenräumen werden nur die aktuellsten Versionen abgelegt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten immer auf die neueste Version eines Dokuments oder den aktuellen Projektstatus zugreifen können. Word-Files mit Endungen wie _finalfinal2 gehören damit endlich der Vergangenheit an. 

Fazit: Virtuelle Datenräume als Basis einer modernen Systemlandschaft

Unternehmen, die eine zukunftssichere, moderne Systemlandschaft für ihre Mitarbeitenden schaffen wollen, brauchen ein Tool, das über die Unternehmensgrenzen hinweg nutzbar ist und bei voller Transparenz und Nachvollziehbarkeit einen sicheren und geschützten Zugriff auf Daten ermöglicht – und zwar jederzeit und von überall. Sichere, virtuelle Datenräume sind ein geeignetes Tool, das Unternehmen bei der Gestaltung von hybriden Arbeitsmodelle unterstützt. Das Arbeiten aus dem Home Office gelingt mit Datenraum-Lösungen sicher und effizient, ohne, dass die IT-Infrastruktur vor großen Herausforderungen steht. Somit schaffen Unternehmen den nächste innovative Sprung in der Arbeitswelt, ohne IT-Ressourcen zu erschöpfen.

Digitale Datenräume ermöglichen:

• verschlüsselten Datentransfer
• eine strukturierte Ablage von Daten
• ein Rechtemanagement für volle Kontrolle über den Zugriff auf Daten
• Prävention von Schatten-IT

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