Mehr Schutz für Ihre Daten: Fünf Gründe für virtuelle Datenräume

Zunehmende Vernetzung, Automatisierung von Arbeitsabläufen, verteiltes Arbeiten – die Liste der Chancen, die sich durch die digitale Transformation ergeben, ist lang. Viele Unternehmen haben die Vorteile bereits erkannt und führen Lösungen und Systeme ein, die den digitalen Arbeitsalltag zunehmend erleichtern. Bei der steigenden Zahl an Cyberangriffen und der weiterhin angespannten Lage der IT-Sicherheit in Deutschland werden Schutzmechanismen, wie beispielsweise eine durchgängige Verschlüsselung, in den eingesetzten Anwendungen immer wichtiger. Der Austausch sensibler Daten sowohl intern als auch über Unternehmensgrenzen hinweg gilt weiterhin eines der größten Einfallstore für Cyberkriminelle. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen und Behörden beim Datentransfer auf virtuelle Datenräume. Wir nennen Ihnen fünf gute Gründe, die für den Einsatz virtueller Datenräume sprechen. 

1. Erleichterte Zusammenarbeit

Spätestens seit Beginn der Pandemie ist der Trend zum Home Office ungebrochen. Immer mehr Unternehmen setzen auch nach den nun einsetzenden Lockerungen auf einen hybriden Betrieb und ermöglichen es Mitarbeitenden, flexibel entweder zu Hause oder im Büro zu arbeiten. Virtuelle Datenräume erleichtern die Zusammenarbeit hier ungemein, da ein Zugriff auf die gemeinsamen Daten jederzeit und ohne VPN-Verbindung möglich ist. Ganz unabhängig davon, ob man im Büro oder zu Hause sitzt. 

Einige virtuelle Datenräume bieten zusätzlich die erweiterte Option, eine Live-Synchronisation zwischen PC-Laufwerk und Cloud einzurichten. So ist ein Zugriff auf die Dateien auch im Offline-Betrieb möglich.

2. Grenzenlose Dateigrößen

Stehen Mitarbeitenden keine sicheren und virtuellen Datenräume zur Verfügung, um Daten auszutauschen, werden diese häufig kurzerhand in den E-Mail-Anhang gepackt und verschickt. Dieser Weg des Datentransfers gilt als äußerst unsicher, insbesondere dann, wenn der E-Mail-Verkehr nicht durch eine entsprechende Verschlüsselung abgesichert ist. Darüber hinaus stoßen E-Mail-Postfächer bei großen Dateien schnell an ihre Grenzen. Gängige Größenbeschränkungen machen die Übermittlung großer Dateien unmöglich.

In virtuellen Datenräumen können Dateien jeder Größe einfach und unkompliziert abgelegt und sowohl intern als auch über Unternehmensgrenzen hinweg sicher zur Verfügung gestellt werden. 

3. Maximale Sicherheit 

Handelt es sich bei den ausgetauschten Daten um sensible, geschäftskritische oder geheime Dokumente, spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Während ein besonderer Schutz von personenbezogenen Daten durch die EU-DSGVO gesetzlich vorgeschrieben ist, kann ein Verlust von geschäftskritischen Dokumenten wie Entwicklungsfortschritte oder Patentanmeldungen gravierende wirtschaftliche Konsequenzen für Unternehmen bedeuten.

Eine durchgängig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung der vertraulichen Daten bietet höchstmöglichen Schutz und verhindern ein ungewolltes Abfließen der Daten. Zusätzlich eingesetzte Virenscanner können die Sicherheit der Daten und Systeme erhöhen. 

4. Detaillierte Zugriffsrechte

Neben der Verschlüsselung der Daten bietet auch die flexible und feingranulare Verteilung von Zugriffsrechten in virtuellen Datenräumen erhöhten Schutz. So können Zugriffsrechte auf einen Datenraum und die damit verbundenen Berechtigungen für jedes Projekt und jeden Nutzenden individuell angepasst werden. Damit ist es möglich, einem Teil der beteiligten Personen lediglich Lese- und Downloadberechtigungen zu erteilen, während eine andere Gruppe erweiterte Berechtigungen erhält und Daten hochladen, löschen oder verwalten kann. Unternehmen können damit genau festlegen, für wen die gewünschten Dokumente zugänglich sind und die Berechtigungen jederzeit anpassen.

Wer auf Nummer sicher gehen will, kann sogar noch einen Schritt weiter gehen und unterschiedliche Rechte für einzelne Dokumente vergeben. Spezielle Aktivitätsprotokolle bieten zu jeder Zeit eine transparente Übersicht über alle Vorgänge im Datenraum. 

5. Einfache Implementierung 

Ein letzter und dennoch nicht zu vernachlässigender Grund, der für den Einsatz von virtuellen Datenräumen spricht, ist die einfache und unkomplizierte Implementierung. Anders als bei anderen Lösungen, wie beispielsweise dem Bereitstellen eines gemeinsamen Servers oder der Einrichtung von VPN-Zugängen, ist bei der Einführung einer Datenraumlösung der Aufwand in der IT-Abteilung gering, da keine zusätzliche IT-Infrastruktur aufgebaut werden muss.

Mit virtuellen, sicheren Datenräumen können Unternehmen sensible Daten jeder Größe einfach und sicher teilen. Gleichzeitig behalten sie durch eine transparente Regelung der Zugriffsrechte jederzeit die Hoheit über die eigenen Daten, die zu jeder Zeit optimal geschützt sind.

Bild: https://www.shutterstock.com/de/g/rawf8

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