Über das Unternehmen.
- Fertigung
- Deutschland
- 2.100 Mitarbeitende
- ZIELE:
- Unternehmensdigitalisierung
- optimierte HR-Prozesse
- digitalisierte Gehaltsabrechnung
- sicherer und DSGVO-konformer Datenaustausch
Kurz und knapp.
- Einsparung von über 3.000 Blatt Papier plus Druckkosten und 1.500 Umschlägen.
- Entlastung der Personalabteilung: keine manuelle Kurvertierung und Verteilung der Gehaltszettel mehr nötig.
- Durch digitale Versendung der Gehaltszettel keine zeitliche Verzögerung mehr: Gehaltszettel kann überall abgerufen werden.
- Dank großer Zufriedenheit: Einsatz von SecuFlows nun auch bei Steuer- und Meldebescheinigungen.
Die Herausforderung.
Über 3.000 Seiten Papier - und das jeden Monat
Die Personalabteilung von VEGA stand bei der monatlichen Gehaltsabrechnung immer wieder vor dergleichen Herausforderung: die Abrechnungen wurden ausgedruckt, kontrolliert, nochmals ausgedruckt, kuvertiert und durch das HR-Team persönlich an über 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt. Alleine für die Verdienstabrechnungen fielen monatlich mehr als 3.000 bedruckte Seiten Papier an, hinzu kamen über 1.500 Umschläge.
Der zeitliche Aufwand für das Drucken und Verteilen ist hier noch nicht mit einberechnet.
Die Lösung.
Benutzerfreundlich, übersichtlich und vertrauenswürdig
VEGA Grieshaber war auf der Suche nach einer Lösung, die nutzerfreundlich gestaltet und mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche ausgestattet ist. „Unser Ziel war von Anfang an, den Nutzern nur das zur Verfügung zu stellen, was sie tatsächlich benötigen und nicht mit Unmengen an Informationen und Möglichkeiten zu überfrachten,“ erklärt Georg Boser aus der VEGA-Personalabteilung, der das Projekt federführend betreute.
Nach dem Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Die Lösung musste einen sicheren Datenversand bieten und nicht eine bloße Datenübermittlung. „Wir haben einen Anbieter gesucht, der nachweislich Erfahrung damit hat, neben Gehaltsabrechnungen auch andere sensible Dokumente sicher zu übermitteln. FTAPI ist dieser Anbieter”, sagt Georg Boser.
Das Ergebnis.
So setzt VEGA Grieshaber KG die Lösung von FTAPI ein.
Nach der konkreten Ausarbeitung der Rahmenbedingungen und einer ersten Demo mit ausgewählten Nutzergruppen entschied sich VEGA dafür, FTAPI für alle Gehaltsabrechnungen einzusetzen. Für die sichere und verschlüsselte digitale Übermittlung kommt FTAPI SecuMails zum Einsatz.
Die Automatisierung des Versands an die korrekten Empfänger funktioniert per FTAPI SecuFlows: Die erforderlichen Daten stammen aus dem Abrechnungssystem und werden nach der Überprüfung automatisch digital an die einzelnen Empfänger versandt.
„Die Umsetzung und Implementierung ging sehr schnell und FTAPI hat den vorgegebenen Zeitplan genau eingehalten”, erinnert sich Georg Boser. Seitdem können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Abrechnungen genau dann ansehen, wenn sie sie brauchen.
Sie möchten FTAPI in Aktion erleben?
Bitte geben Sie hier Ihre vollständigen Daten ein und lassen Sie uns bereits vorab wissen, welche Herausforderungen Sie lösen möchten. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.
Unsere Expert:innen zeigen Ihnen in einer persönlichen Online-Präsentation Funktionsweise und Vorteile der FTAPI Secure Cloud und gehen gezielt auf Ihre Anforderungen ein.