Über das Unternehmen.
Die Notare Fritzenschaft Sälzler beraten Mandantinnen und Mandanten in allen Fragen rund um Immobilien-, Familien- und Erbrecht sowie des Handels- und Gesellschaftsrechts. Sie werden dabei von 14 Mitarbeitenden unterstützt.
Mit Blick in die Zukunft ist es den Notaren wichtig, auch die Mandantenkommunikation modern und innovativ zu gestalten. Gleichzeitig spielt der Datenschutz im notariellen Umfeld eine entscheidende Rolle, da bei der Erstellung von Urkunden und Verträgen zahlreiche sensible, personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet werden, die umfassend geschützt werden müssen.
Aus diesem Grund setzen die Notare Fritzenschaft Sälzer auf die Lösungen von FTAPI. Mit den FTAPI SecuMails werden E-Mails direkt aus dem Outlook heraus verschlüsselt. So können auch sensible Daten jeder Größe einfach und sicher verschickt werden. Die FTAPI SecuForms, die direkt in die Website der Notare eingebunden sind, ermöglichen einen strukturierten und digitalen Dateneingang.
- Notare
- Deutschland
- 16 Mitarbeiter:innen
- ZIELE:
- Digitalisierung von Prozessen
- Sichere Mandantenkommunikation
- Transparez und Nachvollziehbarkeit
- sicherer und DSGVO-konformer Datenaustausch
Kurz und knapp.
- Sichere, DSGVO-konforme Mandant:innen-Kommunikation ohne Zertifkatsaustausch.
- In wenigen Wochen von der Kaufentscheidung zur erfolgreichen Implementierung.
- Problemloser Versand auch großer Datenmengen.
- Einsatz moderner, zukunftssicherer Technologien.
Die Herausforderung.
Vertrauensvolle Kommunikation - auch via E-Mail.
Die digitale Kommunikation gehört inzwischen zum Alltag – auch bei den Notaren Fritzenschaft und Sälzler ist die E-Mail zum Hauptkommunikationsmittel geworden. Während Urkunden noch auf Papier ausgestellt werden, gehen die Informationen, die für die Erstellung nötig sind, immer häufiger via E-Mail ein.
Für die Notare eine sehr erfreuliche Entwicklung, denn das Einreichen von digitalen Unterlagen erspart den Mitarbeitenden viel Zeit. “Früher sind unsere Mandanten gerne auch persönlich bei uns vorbeigekommen, weil sie empfindliche Informationen nicht per Post und schon gar nicht per E-Mail verschicken wollten”, erinnert sich Karl Sälzler.
Denn das Thema Datenschutz spielt im notariellen Umfeld eine sehr große Rolle, da nicht nur personenbezogene Daten, sondern auch sensible Informationen wie Grundbucheinträge oder Verkaufspreise versendet werden.
“Unsere Mandanten vertrauen uns quasi alles an”, ergänzt Peter Fritzenschaft. “Dieses Vertrauen, das uns entgegengebracht wird, nehmen wir sehr ernst. Mit der E-Mail-Verschlüsselung und den verschiedenen Sicherheitsstufen von FTAPI erfüllen wir jetzt alle datenschutzrechtlichen Kriterien.”
Die Lösung.
Sichere Mandantenkommunikation aus dem E-Mail-Postfach.
Auf Anraten des Datenschutzbeauftragten machten sich die Notare auf die Suche nach einer geeigneten Lösung, um auch große Dateien einfach und Datenschutz-konform zu versenden und wandte sich dabei an die ambiel IT-Systemhaus GmbH. Der Full Service IT-Dienstleister ist auf Notariate spezialisiert und empfahl die FTAPI Lösungen für einen einfachen und sicheren Datentransfer.
“Natürlich war uns die Empfehlung unseres IT-Dienstleisters sehr wichtig”, sagt Peter Fritzenschaft. “Bei FTAPI hatten wir aber auch von Anfang an das Gefühl, gut aufgehoben zu sein. Auch die einfache Bedienbarkeit und die klare, aber schicke Optik von FTAPI haben uns überzeugt.”
ambiel übernahm auch den Rollout und die Implementierung der Software-Lösung: Nur wenige Wochen vergingen von der Kaufentscheidung bis zur erfolgreichen Implementierung in die Notariats-IT. Mit den FTAPI SecuMails können Informationen schnell, unkompliziert und sicher versendet werden.
Für eine Verschlüsselung ist kein komplizierter Austausch von Zertifikaten oder der Einsatz von umständlichen Passwörtern notwendig. Gleichzeitig ermöglicht die Download-Bestätigung einen Überblick darüber, ob Anhänge und Dokumente den Empfänger erreicht und von diesem auch heruntergeladen wurden. Diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit erspart Einschreibeverfahren über den Postweg und schafft zusätzliches Vertrauen.
Das Ergebnis.
Verschlüsselung ohne komplizierten Zertifikatsautausch.
Die Akzeptanz ist sowohl intern wie auch extern sehr groß: Nach einer einmaligen Schulung von FTAPI ist die Software direkt eingesetzt und problemlos in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integriert worden.
“Eine große Erleichterung ist für uns, dass wir auch große Datenmengen problemlos verschicken können”, ergänzt Sigrid Fritzenschaft. “Vorher mussten wir große Dateien wie Aufteilungs- oder Lagepläne umständlich in mehrere Dateien stückeln, um sie verschicken zu können. Mit FTAPI gibt es damit jetzt keine Probleme mehr – weder beim Empfang noch beim Versenden.”
Sichere digitale Formulare
Neben den FTAPI SecuMails setzt das Notariat auch beim Dateneingang auf eine digitale Lösung: “Mit Blick in die Zukunft wollten wir unseren Mandanten zusätzliche Alternativen schaffen, die ihrem Alltag entsprechen – dazu gehört auch die Möglichkeit, Daten zur Erstellung von Urkunden online einzureichen,” sagt Herr Sälzler.
Die Mandantinnen und Mandanten haben weiterhin die Möglichkeit, Formulare in Papierform auszufüllen und einzureichen, doch darüber hinaus wurden die FTAPI SecuForms direkt auf der Website des Notariats integriert. Die intelligenten Formulare, die bei gängigen Prozessen wie der Erstellung von Kaufverträgen, Erbschaftsangelegenheiten oder GmbH-Gründungen eingesetzt werden, erkennen direkt, wenn notwendige Informationen fehlen und erleichtern damit die Antragsstellung auf beiden Seiten.
Der Ausblick.
Digitalisierung und Automatisierung.
Auch in Zukunft werden die Notare Fritzenschaft Sälzler daran arbeiten, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und weitere Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Aktuell arbeitet FTAPI an der Anbindung an die Notariatssoftware NOAH, um die Arbeit im Notariat zusätzlich zu erleichtern.
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Bitte geben Sie hier Ihre vollständigen Daten ein und lassen Sie uns bereits vorab wissen, welche Herausforderungen Sie lösen möchten. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.
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