Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ihre Situation: Abrechnung in Papierform kostet Ressourcen.

Sparen Sie Zeit und Geld durch den elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Sie erstellen jeden Monat hunderte oder tausende Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Arbeitnehmenden und versenden sie per Post. Das beansprucht Sie unzählige Stunden an jedem Monatsende und blockiert wertvolle Ressourcen – ganz zu schweigen von den Kosten. Ihre Mitarbeitenden erhalten die Abrechnungen erst einige Tage später.

Ihnen ist bewusst: Das ist nicht mehr zeitgemäß. Außerdem ist die Abrechnung in Papierform in puncto Datenschutz kritisch: Sie kann leicht von unbefugten Personen eingesehen werden. Deshalb suchen Sie nach einer Lösung, um den Abrechnungsversand zu digitalisieren.

Die Lösung für eine Digitalisierung im Abrechnungsversand.

Sie versenden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen komplett digital mit der FTAPI-Software. Der gesamte Prozess läuft automatisiert ab. Manuelle Arbeiten sind nicht mehr nötig: eine große Erleichterung und Zeitersparnis! Alle Daten werden verschlüsselt übermittelt: auf dem Weg vom HR-System bis zu den einzelnen Empfangenden. Damit erfüllen Sie ohne weitere Maßnahmen alle Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz.

Statt mit Papier beschäftigen Sie sich in der HR-Abteilung in Zukunft mit wichtigeren Aufgaben – und bieten Ihren Mitarbeitenden als Arbeitgeber den Service, den sie erwarten.

Weniger Papier, mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

So profitieren Sie durch die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Innerhalb weniger Minuten erledigt

Es dauert nur wenige Klicks und Minuten, bis die Lohnabrechnungen aus Ihrem System zu Ihren Angestellten kommen – egal, wie viele es sind. Sie sparen sich Stunden an Arbeitsaufwand fürs Ausdrucken, Sortieren, Kuvertieren, Versenden oder Verteilen der Briefe. Auch auf die manuelle Ablage der Papierunterlagen im Archiv können Sie in Zukunft verzichten.
Vollständig DSGVO-konform

Nur mit einer digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich strenge Datenschutzvorgaben wirklich einhalten. Die Dokumente werden verschlüsselt aufbewahrt und versendet und können nur von den Empfangenden geöffnet werden. Anhand automatischer Empfangsbestätigungen können Sie die Zustellung jedes einzelnen Dokuments nachvollziehen.
Top Service für die Mitarbeitenden

Die meisten Arbeitnehmenden bevorzugen digitale Dokumente: sie benötigen keine Aktenordner zur Ablage und die Umwelt wird geschont. Außerdem stehen die Informationen sofort zur Verfügung und sind auch später noch abrufbar. Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören zum Service-Angebot jedes modernen Arbeitgebers. Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse erhalten die Entgeltabrechnung weiterhin per Post, als ePost-Brief – natürlich genauso automatisiert.
Null Euro Druck- und Portokosten

Durch den Verzicht auf die Papierform sparen Sie hohe Kosten: nämlich für Papier, Druck, Kuverts und Briefporto. Allein dadurch – ohne die weiteren Vorteile zu berücksichtigen – zahlt sich die Umstellung auf eine Software-Lösung schnell aus: die Kosten für die Anschaffung holen Sie in 12-24 Monaten wieder herein. Gerade heute in Zeiten steigender Preise zählt dieses Argument doppelt.

Elektronischer Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit FTAPI.

So einfach geht’s! Sie müssen den Versand mit wenigen Klicks anstoßen – den Rest übernimmt FTAPI vollautomatisch.

Schritt 1: Importieren

Ihr Abrechnungssystem (SAP, Navision, DATEV usw.) übergibt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden automatisch über eine Schnittstelle an FTAPI.

FTAPI teilt Sammeldateien automatisch in einzelne Dokumente auf; es erkennt diese anhand eines eindeutigen Merkmals, meist der Personalnummer.

Schritt 2: Zuordnen

Zu jeder Personalnummer ist in FTAPI ein Datensatz mit der E-Mail-Adresse oder der Postanschrift der Arbeitnehmenden hinterlegt.

FTAPI gleicht die Informationen ab und ordnet den einzelnen Mitarbeitenden jeweils deren Abrechnung zu.

Schritt 3: Per E-Mail benachrichtigen

Danach werden die Dokumente verschlüsselt auf den FTAPI-Server hochgeladen.

Die Angestellten werden per E-Mail benachrichtigt, dass ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung zur Verfügung steht. Alternativ können die Abrechnungen per ePost-Brief versendet werden.

Schritt 4: Abrufen

Die Mitarbeitenden rufen ihre verschlüsselte Entgeltabrechnung sicher über das kundeneigene Portal ab – wann und wo sie möchten. Dabei werden automatische Downloadbestätigungen generiert.

Die Gehaltsdokumente werden auf dem FTAPI-Server für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft gespeichert.

FTAPI funktioniert mit jedem Abrechnungssystem.

Wir binden FTAPI auch an Ihr Lohnsystem an. Dafür nutzen wir Standardschnittstellen als auch native Integrationen.
FTAPI Whitepaper

Wie groß ist das Einsparpotenzial durch die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Unser Whitepaper zum Thema rechnet vor, wie viel Sie im Unternehmen durch die Umstellung von Papierform auf digital pro Jahr einsparen können und erklärt weitere Vorteile einer Software-Lösung.

Warum die automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit FTAPI digitalisieren?

Ihre Vorteile.

Integriert sich in Ihre Systeme

FTAPI lässt sich über Standardschnittstellen (sog. REST-API) in Ihre bestehenden IT-Systeme integrieren. Sie arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Umgebung und müssen nicht ständig mehrere Tools nutzen. FTAPI arbeitet reibungslos im Hintergrund.

Einsatzbereit innerhalb von wenigen Tagen

Nach Ihrer Bestellung richten wir Ihre FTAPI-Lösung innerhalb weniger Tage bei Ihnen ein – danach können Sie sofort mit der Arbeit loslegen. Dieser schnelle Start begeistert unsere Kunden jedes Mal aufs Neue.

Zertifiziert nach ISO 27001

FTAPI ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit. Damit sind wir ein zuverlässiger Partner auch für Unternehmen in sicherheitskritischen Umfeldern.

Behörden, Unternehmen und kritische Infrastrukturbetreiber vertrauen auf FTAPI.

Die FTAPI-Lösungen für Ihre digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Sensible Daten-Workflows sicher digitalisieren und automatisieren.

FTAPI SecuFlows

Mit FTAPI SecuFlows können Daten erfasst, ausgetauscht oder weiterverarbeitet werden – für gleichzeitig höchste Sicherheit und flüssiges Arbeiten. Sie garantiert sehr hohe Kompatibilität und Einheitlichkeit der Produkte und ermöglicht die einfache und sichere Umsetzung auch von komplexeren Herausforderungen im manuellen sowie automatisierten Datentransfer – alles aus einer Hand.
Beliebig große Dateien sicher versenden mit FTAPI SecuMails.

FTAPI SecuMails

Mit FTAPI SecuMails senden und empfangen Sie Dateien jeder Größe einfach per E-Mail oder über eine Weboberfläche direkt im Browser. Die Software ermöglicht Ihnen den sicheren Datentransfer sensibler und großer Dateien zwischen Kundinnen, Partnerinnen und Mitarbeiter*innen. Setzen Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens spielend leicht in Ihrer täglichen Kommunikation um – ortsunabhängig, einfach zu bedienen, mit automatischem Schlüsselaustausch und optional Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Häufige Fragen zur automatisierten Gehaltsabrechnung.

Gerade der manuelle Versand der Gehaltsabrechnung ist in den meisten Unternehmen noch immer ein besonders kosten- und zeitintensiver Prozess, der jeden Monat aufs Neue wertvolle Ressourcen blockiert.

Durch die Umstellung auf die automatisierte Gehaltsabrechnung machen Sie aus diesem zeitfressenden Papiertiger einen schlanken, schnellen und sicheren digitalen Prozess, von dem Unternehmen wie Angestellte profitieren. Keine Druck- und Portokosten mehr, schneller ROI, deutlicher Zeitgewinn, zufriedene Mitarbeitende, Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und ein Top-Service für Ihre Angestellten sind nur einige der zahlreichen Mehrwerte, die die automatisierte Gehaltsabrechnung mit sich bringt.

In unserem Prozess der automatisierten Gehaltsabrechnung können sämtliche Abrechnungssysteme eingebunden werden. Zu den gängigsten Systemen, die wir bereits integriert haben, gehören unter anderem Datev, SAP, Sage, Loga und Varial. Gerne sprechen wir mit Ihnen in einem persönlichen Beratungstermin über die Anbindung Ihres Abrechnungssystems.

Den Prozess der automatisierten Gehaltsabrechnung bieten wir standardisiert an. Das heißt, dass lediglich ein kurzer Check Ihrer spezifischen Voraussetzungen (Drittsysteme, Schnittstellen, Art und Bereitstellung der Daten) notwendig ist und unser Team anschließend sofort in die Umsetzung einsteigen kann. Die Implementierung ist üblicherweise innerhalb weniger Tage möglich.

Unser Versprechen: Wir bringen alles Nötige mit, um den Prozess schnell in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Es entsteht kein langwieriges Projekt und es ist kein Code notwendig. Alle Ihre Daten sind sicher und werden vertraulich behandelt.

Mit der automatisierten Gehaltsabrechnung bieten wir Ihnen eine einheitliche Lösung für alle Mitarbeitenden an – auch für die, die über keine eigene E-Mail-Adresse verfügen (Verkäufer im Laden, Mitarbeiter in der Produktion, …). Die Gehaltsabrechnung kann dann zum Beispiel als ePost-Brief zugestellt werden. Ganz automatisch und ohne Mehraufwand. Alternativ könnte aber auch ein “Dummy”-User verwendet werden. Dazu wird ein Benutzer im FTAPI-System mit einer nicht existierenden E-Mail-Adresse angelegt. Der Mitarbeiter kann so auf das System zugreifen und seine Abrechnung digital einsehen und bei Bedarf drucken.
Das hängt von der jeweiligen Einstellung am Server ab – also von den Anforderungen Ihres Unternehmens. Grundsätzlich ist von 1 Tag bis unendlich alles möglich.
Wie klassische FTAPI Zustellungen auch, können die Gehaltsabrechnungen mit den Sicherheitsstufen 1,2,3 oder 4 versendet werden. Je nach Anforderung empfehlen wir den Versand mit Sicherheitsstufe 2 (Sicherer Link + Login) oder 3 (Ende-zu-Ende verschlüsselt).
Haben die Empfänger der digitalen Gehaltsabrechnung noch keinen FTAPI-Account, erhalten sie einen Gastzugriff auf das FTAPI-System. Für den Gastzugriff fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an.
Nein, es gibt kein Gesetz, das die Ausstellung der Gehaltsabrechnung in Papierform vorschreibt. Festgelegt ist lediglich die Ausstellung in Textform. Diese Vorgabe erfüllt die digitale Gehaltsabrechnung.
Die gesamte FTAPI Plattform hat Datenschutz und IT-Sicherheit als oberstes Ziel. Den SecuFlow der automatisierten Gehaltsabrechnung haben wir durch externe Datenschützer prüfen lassen und als datenschutzkonformen Prozess eingeführt.