Notfallplan für Behördenkommunikation

In der heutigen digitalisierten Welt spielen E-Mails eine zentrale Rolle im Kommunikationsfluss von Behörden. Sie ermöglichen einen effizienten und schnellen Austausch von Informationen und tragen zur reibungslosen Verwaltung öffentlicher Angelegenheiten bei. 

Allerdings bergen sie auch Risiken, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen, denn die Digitalisierung öffnet die Türen für Cyberangriffe. Gerade in Behörden werden täglich zahllose sensible Daten versendet, die das Interesse von Kriminellen wecken. Jüngste Vorfälle von Cyberattacken haben gezeigt, dass der Ausfall der E-Mail-Infrastruktur zu erheblichen Störungen führen kann. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, einen Notfallplan für die Behördenkommunikation zu etablieren.

Abhängig von der Behörde und Art des Angriffs  kann das nur ein ärgerlicher Zwischenfall sein, der den normalen Arbeitsablauf behindert, aber auch ein schwerwiegendes Sicherheitsrisiko darstellen, denkt man beispielsweise an das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr. Daher ist es von größter Bedeutung, dass Behörden frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um sich vor solchen Szenarien zu schützen und alternative Kommunikationswege als Backup etablieren, wie beispielsweise  sichere Kommunikationsplattformen.

Wie kann es zu so einem Ausfall kommen?

Die zunehmende Vernetzung der Behördensysteme und die fortschreitende Digitalisierung haben es Cyberkriminellen ermöglicht, immer ausgeklügeltere Angriffe durchzuführen. Hier sind einige mögliche Szenarien, die zu einem Ausfall von Behördeninfrastrukturen führen können:

• Cyberattacke: Eine gezielte Cyberattacke, wie beispielsweise eine Distributed-Denial-of-Service (DDoS)-Attacke, bei der die E-Mail-Server der Behörden überlastet werden und zusammenbrechen.

• Ransomware-Angriff: Eine Ransomware kann in das Netzwerk der Behörde eindringen und die E-Mail-Infrastruktur verschlüsseln oder beeinträchtigen, wodurch der Zugriff auf E-Mails oder andere Informationen und Daten unmöglich wird.

• Phishing-Angriff: Wenn Mitarbeiter einer Behörde auf betrügerische E-Mails hereinfallen und ihre Zugangsdaten preisgeben, können Angreifer diese Informationen benutzen, um die E-Mail-Infrastruktur zu kompromittieren.

• Hardware- oder Softwarefehler: Ein Ausfall der Hardware oder Softwarekomponenten der E-Mail-Infrastruktur kann ebenfalls zu einem Zusammenbruch des E-Mailverkehrs führen. Dies kann beispielsweise durch Stromausfälle, Hardwareausfälle oder fehlerhafte Software-Updates verursacht werden.

Was sind die möglichen Auswirkungen?

So vielseitig wie die Einsatzmöglichkeiten von E-Mails in der Behördenkommunikation sind, so vielseitig sind auch die Auswirkungen bei einem Ausfall der E-Mail-Infrastruktur. 

• Kommunikationsengpässe: Die E-Mail ist oft das primäre Kommunikationsmittel in Behörden, sowohl für interne Zwecke als auch in der Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern. Wenn E-Mails nicht mehr versendet werden können, kann dies zu Kommunikationsengpässen führen. Mitarbeiter haben dann Schwierigkeiten, Informationen auszutauschen, Anfragen von Bürgern oder anderen Behörden zu beantworten und wichtige Updates zu erhalten.

• Verzögerungen bei Entscheidungsprozessen: Auch der Austausch wichtiger Informationen geschieht in Behörden häufig per E-Mail. Sie helfen dabei, Entscheidungen zu treffen beziehungsweise Genehmigungen einzuholen. Wenn diese Kommunikationsmöglichkeit wegbricht, können Entscheidungsprozesse verlangsamt werden. Dies kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen, Projekten oder internen Abläufen führen.

• Manuelle Alternativen: Wenn E-Mails nicht verfügbar sind, müssen Behörden auf alternative Kommunikationswege zurückgreifen. Dies kann bedeuten, dass Informationen telefonisch übermittelt werden müssen oder dass physische Dokumente und Briefe verwendet werden, was zeitaufwändiger sein kann. Die Umstellung auf manuelle Alternativen kann den Arbeitsablauf beeinträchtigen und zusätzliche Ressourcen erfordern.

• Compliance: Beim Ausweichen auf manuelle Alternativen ist es zudem schwieriger, Compliance-Vorgaben einzuhalten. Physische Dokumente können in falsche Hände geraten und verloren gehen. 

• Auswirkungen auf externe Kommunikation: Behörden interagieren oft mit Bürgern, anderen Behörden, Lieferanten und Partnern über E-Mails. Wenn diese Kommunikationsmöglichkeit wegbricht, kann es schwierig sein, auf Anfragen zu reagieren, Informationen auszutauschen oder wichtige Mitteilungen zu machen. Dies kann das Vertrauen der Öffentlichkeit beeinträchtigen und zu Frustration führen.

Fazit

Um solche Situationen zu bewältigen, ist es wichtig, dass Behörden alternative Kommunikationskanäle implementieren, die unabhängig von der E-Mail-Infrastruktur funktionieren, wie zum Beispiel sichere Kommunikationsplattformen, die über den Browser abgerufen werden können. Die Etablierung eines Notfallversorgungsplans kann Behörden zudem helfen, auf solche Szenarien vorbereitet zu sein und angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die Kontinuität der Kommunikation sicherzustellen.