Schluss mit dem Datenmüll! Boosten Sie mit Löschfristen Compliance und Produktivität.
Datenmüll ist ein weit verbreitetes Problem in Unternehmen. Er entsteht durch die Ansammlung von veralteten oder überflüssigen Dokumenten, Präsentationen und Tabellen, die nicht mehr genutzt werden. Solche Dateien bleiben oft auf Festplatten oder in Cloud-Speichern liegen, ohne dass sie regelmäßig überprüft oder gelöscht werden. Dies führt zu einer unübersichtlichen Datenstruktur, die die Produktivität mindert und Sicherheitsrisiken birgt. Dagegen hilft regelmäßiges, manuelles Löschen – oder der Einsatz automatischer Löschfristen.
Regelmäßiges Löschen lohnt sich!
Das regelmäßige Entfernen alter Dateien hat viele Vorteile:
- Kosteneffizienz: Ungenutzte Daten belasten den Speicher und verursachen unnötige Kosten. Durch regelmäßiges Löschen sparen Sie Speicherplatz und damit Geld.
- Produktivitätssteigerung: Eine aufgeräumte Datenstruktur erleichtert den Zugang zu wichtigen Informationen. So sparen Sie Zeit und erhöhen die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.
- Verbesserte Sicherheit: Alte Dateien können sensible Informationen enthalten, die ein Sicherheitsrisiko darstellen. Das Löschen solcher Dateien verringert die Gefahr von Datenlecks und Cyberangriffen.
- Einhaltung von Vorschriften: Viele Branchen haben strenge Aufbewahrungsrichtlinien. Regelmäßiges Löschen hilft Ihnen, diese Vorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden.
Compliance: Datenmüll vermeiden
In stark regulierten Branchen wie dem Finanzsektor, dem Gesundheitswesen und dem Rechtswesen bestimmen strenge Vorschriften den Umgang mit Daten. Die Vermeidung von Datenmüll spielt hier eine zentrale Rolle für die Compliance.
Unsachgemäß verwaltete Daten können zu erheblichen Verstößen gegen geltende Datenschutzbestimmungen führen, da sie häufig übersehen und nicht ausreichend gesichert werden. Dadurch erhöht sich auch das Risiko, dass sensible Informationen versehentlich offengelegt werden, was schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben kann.
Datenmanagement: Automatische Löschfristen
Durch gezielte Maßnahmen zur Reduzierung von Datenmüll können Unternehmen ihre Compliance stärken und gleichzeitig die Datensicherheit erhöhen. Eine effektive Lösung dazu sind automatische Löschfristen. Diese sorgen dafür, dass Daten nach einer festgelegten Zeit automatisch gelöscht werden. Mögliche Maßnahmen sind:
- Aufbewahrungsregeln: Administratoren können Regeln festlegen, wie lange verschiedene Daten gespeichert werden. Diese Regeln lassen sich auf rechtliche Vorgaben, interne Richtlinien oder operative Bedürfnisse anpassen.
- Automatisches Löschen: Das System löscht Daten automatisch, sobald die Aufbewahrungsfrist abläuft, um beispielsweise die Einhaltung von Speicher- und Datenschutzrichtlinien sicherzustellen.
- Kategorisierung: Daten können nach Typ oder Sensibilität kategorisiert werden, um unterschiedliche Löschfristen anzuwenden. Beispielsweise können personenbezogene Daten strengere Löschfristen haben als allgemeine Dateien.
- Benachrichtigung: Eine automatisierte Benachrichtigung informiert darüber, wie lange die Daten noch zur Verfügung stehen. Dies gewährleistet, dass alle Beteiligten rechtzeitig über eine bevorstehende Datenlöschung informiert sind.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten
Automatische Löschfristen sind nicht nur bei gesetzlichen Vorgaben nützlich. Sie helfen auch in anderen Bereichen, etwa bei:
- Projektbezogenen Dokumenten
- Abgelaufenen Verträgen
- Veralteten HR-Unterlagen
- Aktuellen Informationen
Automatische Löschfristen sparen Zeit, sorgen für eine aufgeräumte Datenstruktur und ermöglichen effizientes, sicheres Arbeiten.
Löschfristen bei FTAPI: Boosten Sie Ihre Compliance!
Mit FTAPI haben Sie ein wichtiges Werkzeug zur Hand, um Ihre Compliance-Bemühungen zu unterstützen. Beim Versand von Dateien mit FTAPI SecuMails können Sie selbst festlegen, wie lange die Dokumente zugänglich bleiben.
Darüber hinaus können Sie in den FTAPI SecuRooms automatische Löschfristen festlegen. Diese Regeln können auf Datenraum-Ebene, für Ordner oder sogar einzelne Dateien angewendet werden. Diese Funktionen bieten Ihnen einen klaren Vorteil und machen cloudbasierte Datenräume auch für stark regulierte Branchen optimal nutzbar.