Über die Behörde.
Mit rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die fast 50.000 Einwohner ist die Verwaltung der Stadt Straubing eine „erwachsene” Behörde, die zahlreiche Aufgaben übernimmt, die man sonst nicht in der klassischen Stadtverwaltung verorten würde.
Wie alle deutschen Behörden befindet sich auch die Stadtverwaltung Straubing mitten im Prozess der Digitalisierung. Konkret geht es einerseits um den Weg zum papierlosen Büro und zur eAkte sowie zum anderen darum, ein digitales Angebot für Anträge und Verwaltungsverfahren aufzusetzen und Bürgerinnen und Bürgern dauerhaft anzubieten.
Dank FTAPI nutzen nun bereits rund 275 Verwaltungskräfte mit FTAPI SecuMails und FTAPI SecuRooms Lösungen, mit denen Daten sicher und einfach digitalisiert ausgetauscht werden können.
- Behörde
- Deutschland
- 1.000 Mitarbeitende
- ZIELE:
- Digitalisierung
- Zeiteinsparung in der IT
- digitales Verwaltungsverfahren für Bürger:innen
- sicherer und DSGVO-konformer Datenaustausch
Kurz und knapp.
- 5 Stunden Zeitersparnis pro Woche in der IT durch den Einsatz von FTAPI.
- Nur kurze Schulungen der Mitarbeitenden nötig, weil Lösung intuitiv und nahezu selbsterklärend.
- Statt 3 unterschiedlicher Software-Lösungen nur noch die Verwendung von FTAPI.
- Integrierter Virenscanner erhöht das Sicherheitslevel zusätzlich.
Die Herausforderung.
Sicherer Datenaustausch auch bei sensiblen Daten
Bei der täglichen Arbeit von Verwaltungskräften mit PC-Arbeitsplatz wird der sichere digitale Datenaustausch immer wichtiger. Dabei ist ein Großteil der Daten personenbezogen und muss aus diesem Grund besonders geschützt werden. „Der Datentransfer ist standardmäßig ein Sicherheitsrisiko”, sagt Stefan Boiger, stellvertretender Leiter des Amts für Informations- und Kommunikationstechnik der Stadt Straubing. Daher sind physische Datenträger wie USB-Sticks oder auch CDs und DVDs verboten.
Die IT stellte den Verwaltungskräften drei verschiedene Lösungen für den sicheren Datentransfer zur Verfügung, die sich gegenseitig in ihren Funktionen ergänzten und neben dem konventionellen Datentransfer etwa den mobilen Zugriff auf Daten per Cloud ermöglichten. Auf Dauer war diese Kombination aber weder für die Nutzenden noch für die IT die passende Lösung. „Auch nach dem Rollout bekamen wir fast täglich Support-Anfragen zur Passwortwiederherstellung und anderen kleineren Problemen wie etwa bei der Bedienung”, erinnert sich Boiger. Die ergänzenden Lösungen wurden zudem nie flächendeckend von den Fachkräften angenommen.
Die Lösung.
Benutzerfreundlich und gleichzeitig sicher.
Die Anforderungen an eine neue Software waren dementsprechend klar: Benutzerfreundlichkeit bei gleichbleibender Sicherheit stand mit Blick auf die Nutzenden im Vordergrund. Aus technischer Sicht kam hinzu, dass die Lösung komplett in Outlook integrierbar sein sollte, sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
und ein Single-Sign-On möglich war – auch um eine häufige Fehlerquelle der vorigen
Lösungen abzustellen, macht Boiger deutlich: „Uns war wichtig, dass so wenige Credentials wie möglich eingegeben werden müssen.”
Im Auswahlprozess überzeugt FTAPI sowohl technisch als auch fachlich. „Unser Ansprechpartner von FTAPI hat unseren wunden Punkt getroffen, ohne dass wir ihm alle Schmerzen mitgeteilt haben. Das war für uns ein deutliches Zeichen, dass es in die richtige Richtung geht. Die Einfachheit, sei es beim automatischen Schlüsseltausch oder der Benutzung, haben wir woanders nicht kennengelernt”, so Boiger weiter.
Das Ergebnis.
So setzt die Stadt Straubing FTAPI ein.
Nach einem sehr erfolgreichen internen Testlauf in der IT entschied sich die Stadt Straubing dazu, FTAPI SecuMails und FTAPI SecuRooms einzusetzen und die bestehenden Lösungen nach und nach abzulösen.
Begonnen wurde mit 275 Lizenzen für jene Verwaltungskräfte mit dem höchsten Bedarf. Das Feedback aus den Abteilungen kam schnell: „Den Kolleg:innen ist sofort die intuitive Bedienung besonders der FTAPI SecuMails positiv aufgefallen”, berichtet Boiger. Die FTAPI Lösungen werden in vielen Bereichen der Stadtverwaltung Straubing eingesetzt, sowohl intern als auch extern. Dazu gehören etwa die Kommunikation mit Dienstleistern, Bürger:innen und andere Verwaltungen.
Viele Verwaltungsfachkräfte bauen ihre individuelle SubmitBox in die E-Mail-Signatur ein, um Externen einen direkten sicheren Weg zur digitalen Kommunikation zu bieten. „Das Thema Verschlüsselung ist grundsätzlich kompliziert – FTAPI hat das mit seiner Lösung sehr schön vereinfacht”, beschreibt Boiger.
Die FTAPI SecuRooms sind besonders hilfreich im Hochbau, etwa um Pläne mit Architekten auszutauschen. „Wir überlegen dazu, die FTAPI SecuRooms als Alternative zu größeren Projektmanagement-Plattformen einzusetzen.”
Sie möchten FTAPI in Aktion erleben?
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