E-Mails DSGVO-konform versenden und empfangen

Datenschutz pragmatisch und sicher mit FTAPI und Outlook

E-Mails und Datenschutz – sensible Kommunikation zuverlässig schützen

Beim E-Mail-Versand den notwendigen Datenschutz einzuhalten, ist schwierig – wenn Sie dabei auf sich alleine gestellt sind. Wir von FTAPI unterstützen Sie darin mit unserer langjährigen Erfahrung bei über 2000 Kund*innen. Mit Hilfe von FTAPI SecuMails erfüllen Sie die Anforderungen des Datenschutzes anwendungsfreundlich und rechtssicher.

Die DSGVO im E-Mail-Verkehr – mit FTAPI einfach und sicher umgesetzt

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betrifft ohne Ausnahme jedes Unternehmen. Sie harmonisiert den Schutz personenbezogener Daten in der gesamten Europäischen Union. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, die Erhebung und den Austausch personenbezogener Daten technisch und organisatorisch zu schützen.

Sensible Informationen fallen fast überall an: in der geschäftlichen Kommunikation zwischen Unternehmen ebenso wie im Datentransfer zwischen Unternehmen, Behörden und Bürger*innen. Sind Daten, die Sie per E-Mail versenden, verschlüsselt und gegen Angriffe gesichert? Können Ihre Geschäftspartner*innen und Kund*innen Anhänge ebenso sicher und im Einklang mit der DSGVO per E-Mail übermitteln? Können Sie die für den Datenschutz notwendigen Einwilligungen dokumentieren?

FTAPI SecuMails bietet Ihnen einen bewährten Kommunikationsweg, der in beiden Richtungen funktioniert. Ohne Größenbeschränkungen und ohne zusätzliche Installationen für Ihre Kommunikationspartner*innen. Selbstverständlich stets auf dem aktuellen Stand transport-verschlüsselt, mit nur einem Klick werden E-Mails auch zuverlässig Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Mit Microsoft Outlook die DSGVO einhalten

Ob Sie regelmäßig sensible Daten per E-Mail versenden oder große Anhänge: Das FTAPI SecuMails Outlook-Add-In integriert sich nahtlos in Ihre Arbeitsumgebung. Die Mitarbeiter*innen haben direkten Zugriff auf die vier FTAPI-Sicherheitsstufen: vom sicheren Link bis hin zu Ende-zu-Ende-verschlüsselten Anhängen und Nachrichteninhalten. Die Anforderungen können Sie je nach Bedarf konfigurieren.

Dabei wickeln Sie ihren E-Mail-Verkehr wie gewohnt nutzungsfreundlich ab. In der E-Mail-Verschlüsselung mit Outlook ist die DSGVO dank FTAPI so einfach umzusetzen wie das Schreiben einer Mail. Aber auch mit anderen E-Mail-Programmen kommunizieren Sie mit FTAPI sicher und effizient. Nutzen Sie dazu einfach das browserbasierte FTAPI WebUI oder die FTAPI SubmitBox. Alles, was Sie dazu benötigen, ist eine Internetverbindung und ein Browser.

Erleben Sie FTAPI SecuMails im Live-Webinar

Wir zeigen Ihnen regelmäßig in unseren kostenlosen Produkt-Demos den Funktionsumfang von FTAPI SecuMails. Melden Sie sich jetzt zum nächsten Online-Webinar an!

Häufige Fehlerquellen ausschließen

FTAPI SecuMails hilft effizient, häufig vorkommende Fehler zu vermeiden. Haben Sie oder eine*r Ihrer Mitarbeiter*innen schon jemals eine E-Mail an eine*n falsche*n Empfänger*in gesendet, die oder der sie eigentlich nicht erhalten sollte? Oder befürchten Sie, dass dieser Fall eines Tages eintreten könnte? Ein massives Problem für den Datenschutz kann es sein, wenn über E-Mail-Verteiler personenbezogene Daten übermittelt werden. In Unternehmen oder Behörden gelangen auf diesem Weg immer wieder unversehens sensible Informationen an Empfänger*innen, die dazu nicht berechtigt sind.

Mit FTAPI SecuMails bauen Sie solchen Versehen ganz einfach einen Riegel vor. Sie können die Anwendung je nach dem Sicherungsbedarf Ihres Unternehmens konfigurieren. So können Sie etwa festlegen, dass Empfänger*innen sich authentifizieren, bevor sie eine Nachricht lesen oder einen Anhang herunterladen. Oder Sie legen in der Administration für einzelne Benutzergruppen fest, mit welchen Sicherheitsstufen die Benutzer*innen E-Mails versenden können und definieren damit Mindestanforderungen an die Sicherheitsstufen.

Kostenloses Whitepaper: DSGVO-konformer Datentransfer via E-Mail

Warum der verschlüsselte Versand ein Erfolgsfaktor ist. Hintergründe, Lösungen und die einfache Umsetzung im Unternehmen.

Anwendungsfälle in Unternehmen und Behörden

  • Versand von besonders großen Dateien

    Deutscher Datenschutz-Standard statt fragwürdiger Angebote: Mit FTAPI SecuMails organisieren Sie jeden Datenaustausch ganz einfach DSGVO-konform.

  • Digitale Gehaltsabrechnung

    Sichere Übertragung statt aufwändigem Papierkram: Die effizienten FTAPI-Workflows schaffen mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

  • Sicherer Rückkanal zu Bürger*innen

    Vertrauensvolle Kommunikation statt Improvisation: Versenden und empfangen Sie personenbezogene Daten mit FTAPI SecuMails. Das schafft Vertrauen und Akzeptanz.

  • Austausch von sensiblen Daten von Patient*innen

    Einheitliche Lösung ohne manuellen Aufwand: Die durchgehende E-Mail-Verschlüsselung von FTAPI ist für alle Beteiligten nutzungsfreundlich und sicher.

So funktioniert der DSGVO-konforme E-Mail-Versand mit FTAPI SecuMails

So sicher und anwendungsfreundlich ist Datenschutz mit FTAPI

– Ihre Vorteile –

  • Höchste Sicherheit

    Bilden Sie die Prozesse beim Datenaustausch DSGVO-konform ab – vom sicheren Link bis zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

  • Einfache Anwendung

    Keine Umstellung in der Benutzung durch die Verwendung des Outlook Add-Ins.

  • Nachweisfunktion

    Vollumfängliche Transparenz durch automatische Empfangs- & Downloadbestätigungen.

  • Automatische Löschfristen

    Personenbezogene Dokumente können automatisch zeitgesteuert gelöscht werden.

  • Datenintegrität

    Unsere Technologie sorgt dafür, dass Daten und Dokumente nicht verändert werden.

  • Reporting

    Schnell und einfach einen Nachweis der Verarbeitung bieten – exportierbar als PDF.

Datenschutz im E-Mail-Verkehr: Mit FTAPI auf der rechtssicheren Seite
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