E-Mails DSGVO-konform versenden und empfangen

Datenschutz pragmatisch und sicher mit FTAPI und Outlook.

E-Mails und Datenschutz – sensible Kommunikation zuverlässig schützen.

Beim E-Mail-Versand den notwendigen Datenschutz einzuhalten, ist schwierig – wenn Sie dabei auf sich alleine gestellt sind. Wir von FTAPI unterstützen Sie darin mit unserer langjährigen Erfahrung bei über 2000 Kund*innen. Mit Hilfe von FTAPI SecuMails erfüllen Sie die Anforderungen des Datenschutzes anwendungsfreundlich und rechtssicher.

Die DSGVO im E-Mail-Verkehr – mit FTAPI einfach und sicher umgesetzt.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betrifft ohne Ausnahme jedes Unternehmen. Sie harmonisiert den Schutz personenbezogener Daten in der gesamten Europäischen Union. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, die Erhebung und den Austausch personenbezogener Daten technisch und organisatorisch zu schützen.

Sensible Informationen fallen fast überall an: in der geschäftlichen Kommunikation zwischen Unternehmen ebenso wie im Datentransfer zwischen Unternehmen, Behörden und Bürger*innen. Sind Daten, die Sie per E-Mail versenden, verschlüsselt und gegen Angriffe gesichert? Können Ihre Geschäftspartner*innen und Kund*innen Anhänge ebenso sicher und im Einklang mit der DSGVO per E-Mail übermitteln? Können Sie die für den Datenschutz notwendigen Einwilligungen dokumentieren?

FTAPI SecuMails bietet Ihnen einen bewährten Kommunikationsweg, der in beiden Richtungen funktioniert. Ohne Größenbeschränkungen und ohne zusätzliche Installationen für Ihre Kommunikationspartner*innen. Selbstverständlich stets auf dem aktuellen Stand transport-verschlüsselt, mit nur einem Klick werden E-Mails auch zuverlässig Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Mit Microsoft Outlook die DSGVO einhalten.

Ob Sie regelmäßig sensible Daten per E-Mail versenden oder große Anhänge: Das FTAPI SecuMails Outlook-Add-In integriert sich nahtlos in Ihre Arbeitsumgebung. Die Mitarbeiter*innen haben direkten Zugriff auf die vier FTAPI-Sicherheitsstufen: vom sicheren Link bis hin zu Ende-zu-Ende-verschlüsselten Anhängen und Nachrichteninhalten. Die Anforderungen können Sie je nach Bedarf konfigurieren.

Dabei wickeln Sie ihren E-Mail-Verkehr wie gewohnt nutzungsfreundlich ab. In der E-Mail-Verschlüsselung mit Outlook ist die DSGVO dank FTAPI so einfach umzusetzen wie das Schreiben einer Mail. Aber auch mit anderen E-Mail-Programmen kommunizieren Sie mit FTAPI sicher und effizient. Nutzen Sie dazu einfach das browserbasierte FTAPI WebUI oder die FTAPI SubmitBox. Alles, was Sie dazu benötigen, ist eine Internetverbindung und ein Browser.

Häufige Fehlerquellen ausschließen.

FTAPI SecuMails hilft effizient, häufig vorkommende Fehler zu vermeiden. Haben Sie oder eine*r Ihrer Mitarbeiter*innen schon jemals eine E-Mail an eine*n falsche*n Empfänger*in gesendet, die oder der sie eigentlich nicht erhalten sollte? Oder befürchten Sie, dass dieser Fall eines Tages eintreten könnte? Ein massives Problem für den Datenschutz kann es sein, wenn über E-Mail-Verteiler personenbezogene Daten übermittelt werden. In Unternehmen oder Behörden gelangen auf diesem Weg immer wieder unversehens sensible Informationen an Empfänger*innen, die dazu nicht berechtigt sind.

Mit FTAPI SecuMails bauen Sie solchen Versehen ganz einfach einen Riegel vor. Sie können die Anwendung je nach dem Sicherungsbedarf Ihres Unternehmens konfigurieren. So können Sie etwa festlegen, dass Empfänger*innen sich authentifizieren, bevor sie eine Nachricht lesen oder einen Anhang herunterladen. Oder Sie legen in der Administration für einzelne Benutzergruppen fest, mit welchen Sicherheitsstufen die Benutzer*innen E-Mails versenden können und definieren damit Mindestanforderungen an die Sicherheitsstufen.

Falsches Verschicken von Daten gehört der Vergangenheit an.

Anwendungsfälle in Unternehmen und Behörden.

Versand von besonders großen Dateien.

Deutscher Datenschutz-Standard statt fragwürdiger Angebote: Mit FTAPI SecuMails organisieren Sie jeden Datenaustausch ganz einfach DSGVO-konform.

Digitale Gehaltsabrechnung.

Sichere Übertragung statt aufwändigem Papierkram: Die effizienten FTAPI-Workflows schaffen mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Verlieren Sie keine Zeit mehr mit analogen Abrechnungs-workflows.

Sicherer Rückkanal zu Bürger*innen.

Vertrauensvolle Kommunikation statt Improvisation: Versenden und empfangen Sie personenbezogene Daten mit FTAPI SecuMails. Das schafft Vertrauen und Akzeptanz

Austausch von sensiblen Daten von Patient*innen.

Einheitliche Lösung ohne manuellen Aufwand: Die durchgehende E-Mail-Verschlüsselung von FTAPI ist für alle Beteiligten nutzungsfreundlich und sicher.

FTAPI, Ihr Spezialist im Gesundheits-wesen.

So funktioniert der DSGVO-konforme E-Mail-Versand mit FTAPI SecuMails.

Schritt 1
Die IT installiert und konfiguriert das FTAPI Outlook Add-In für alle Mitarbeiter*innen. Das ist in wenigen Stunden erledigt. Falls Sie kein Microsoft Outlook verwenden, nutzen Sie einfach unsere Web-Oberfläche (WebUI und SubmitBox).
Schritt 2
Bei allen DSGVO-relevanten Datentransfers wählen die Mitarbeiter*innen einfach die passende Sicherheitsstufe aus dem Menü. „Sicherer Link“, „Eindeutiger Login“, „Verschlüsselte Daten“ und „Verschlüsselte Nachricht“ sind die vier FTAPI-Sicherheitsstufen.
Schritt 3
Beim Empfang erhalten Sie je nach Sicherheitsstufe einen sicheren Link, oder eine verschlüsselte Nachricht mit Anhang, oder müssen sich authentifizieren. Externe Empfänger*innen brauchen dafür kein FTAPI-Produkt installiert zu haben.
Schritt 4
Beim Versand erhalten Sie auf Wunsch eine Benachrichtigung über den erfolgreichen, DSGVO-konformen Datenaustausch. Die erforderliche Transparenz über den Austausch personenbezogener Daten ist damit gewährleistet.

So sicher und anwendungsfreundlich ist Datenschutz mit FTAPI.

Ihre Vorteile.

Höchste Sicherheit

Bilden Sie die Prozesse beim Datenaustausch DSGVO-konform ab – vom sicheren Link bis zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Einfache Anwendung

Keine Umstellung in der Benutzung durch die Verwendung des Outlook Add-Ins.

Nachweisfunktion

Vollumfängliche Transparenz durch automatische Empfangs- & Downloadbestätigungen.

Automatische Löschfristen

Personenbezogene Dokumente können automatisch zeitgesteuert gelöscht werden.

Datenintegrität

Unsere Technologie sorgt dafür, dass Daten und Dokumente nicht verändert werden.

Reporting

Schnell und einfach einen Nachweis der Verarbeitung bieten – exportierbar als PDF.

Datenschutz im E-Mail-Verkehr:
Mit FTAPI auf der rechtssicheren Seite.