01. September 2020 Bürger- und Behördenkommunikation im Spannungsfeld von Digitalisierung und Datensicherheit

In jeder Behörde wird täglich eine große Bandbreite an personenbezogenen und sensiblen Daten verarbeitet und mit externen Empfängern ausgetauscht. Zudem fordern eGovernment-Gesetz (eGovG) und Onlinezugangsgesetz (OZG) eine Digitalisierung der Bürgerservices. Das stellt hohe Anforderungen an den Schutz der Informationen und die Datensicherheit bei deren Erhebung, Verarbeitung und vor allem Übermittlung. Eine intelligente Lösung für einfache und sichere Kommunikation ist daher unverzichtbar.

Während der Austausch von Daten innerhalb der Behörde normalerweise unproblematisch vonstattengeht, schafft die Kommunikation zwischen verschiedenen Ämtern oder mit externen Empfängern große Herausforderungen. Geht es beispielsweise um den Austausch zwischen Jugend- und Ausländeramt oder sollen Informationen von einem Kindergarten oder einer Schule an die Eltern übermittelt werden, können die Mitarbeiter nicht mehr verschlüsselt im Behördennetzwerk arbeiten. Beim Austausch von Bauplänen mit beteiligten Bauunternehmen oder Architekten kommen aufgrund der Dateigröße herkömmliche E-Mail-Lösungen schnell an ihre Grenzen.

Datenaustausch mit Ämtern und externen Stellen – häufig ein Problem

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Mangels Alternativen weichen verärgerte Anwender auf Lösungen aus, die sie aus ihrem privaten Umfeld kennen: Die rechtlichen und organisatorischen Folgen dieser sogenannten Schatten-IT können schwerwiegend sein. 

Mit nicht autorisierten Lösungen, verliert die IT die Kontrolle über die Dateien, die dann auf öffentlichen Servern außerhalb der eigenen IT-Infrastruktur liegen. Damit wird gegen Gesetze, die DSGVO sowie Compliance-Vorgaben verstoßen. Public Cloud-Dienste bieten nur ganz selten verschlüsselte Übertragung beziehungsweise Speicherung der Daten an. Nicht erst seit dem Fall von Privacy Shield, kommt hinzu, dass die Server der gängigen Dienste in den USA stehen oder es sich um US-Unternehmen handelt, die dazu verpflichtet sind, Daten im Zweifelsfall herauszugeben. 

OZG und eGovG tun das Übrige 

Bürger*innen bewegen sich heute mit einer hohen Selbstverständlichkeit in der digitalen Welt. Sie wollen Aktivitäten wie das Beantragen des Personalausweises nicht mehr vor Ort im Bürgeramt vornehmen, sondern von zu Hause erledigen. Deswegen wurde das Onlinezugangsgesetz geschaffen. Die geforderte Digitalisierung der Prozesse kann viele Schritte vereinfachen, schafft aber auch Herausforderungen bei der Datenübertragung und -sicherheit. Wenn künftig alle Leistungen online zur Verfügung stehen sollen, ergeben sich Gefahrenquellen, die häufig nicht bedacht werden. Gerade Behörden sind nämlich beliebte Angriffsziele von Hackern geworden, denn die Daten sind meist hochsensibel und personenbezogen. Der Bürger fordert zu Recht digitale Prozesse. Doch genauso will er die Gewissheit haben, dass die eigenen Daten sicher sind. 

Verschlüsselte Datenübertragung ist ein Muss 

Um jederzeit die Kontrolle über die Daten zu behalten, ist eine Lösung zum sicheren Datentransfer ein Muss. Überall, wo Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei der Übertragung gefragt sind, kommen Behörden an einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht vorbei. Sie umfasst eine sichere Verschlüsselung des Transportweges, der Nachricht sowie der angehängten Dateien. 

Der Softwarespezialist FTAPI bietet Behörden eine Plattform, die nicht nur sicher und einfach ist, sondern sich auch schnell in wichtige Kommunikationsprozesse, unter anderem Outlook, integrieren lässt. So bleibt der Austausch von beliebig großen Daten genauso einfach wie das Versenden einer normalen Mail, wird aber um den Aspekt Sicherheit ergänzt. Die individuell konfigurierbaren SecuForms digitalisieren den Dateneingang und schaffen einen wichtigen Baustein für die Erfüllung von eGovG und OZG. 

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