22. April 2020 Drei Gründe, warum sich HR stärker mit der Digitalisierung beschäftigen sollte

IoT, Industrie 4.0, vernetzte Fertigung – die Digitalisierung im Mittelstand hat offensichtlich ordentlich Fahrt aufgenommen. Solange es um das Wichtigste in der Fertigungsbranche geht, nämlich die Produktion an sich, stimmt das auch – doch die Verwaltung der Unternehmen arbeitet nach wie vor überwiegend analog. Das wirkt sich auf Dauer negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Ein gutes Beispiel für Verbesserung ist der Bereich Human Resources (HR), also das Personalwesen.

Digitalisierung wird von vielen Entscheidern in der Administration nach wie vor als Trend belächelt. Aussagen wie "Schauen wir mal, ob sich das durchsetzt" oder "das haben wir doch schon immer so gemacht" sind keine Seltenheit. Die "schlechte" Nachricht für Verweigerer: Der Digitalisierung kann sich kein Unternehmen entziehen – auch nicht kleine und mittlere Betriebe. Die gute Nachricht: Unternehmen, die sich heute mit der Digitalisierung ihrer Querschnittsfunktionen auseinandersetzen, haben im besten Fall schon morgen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Und können auch flexibel auf veränderte Anforderungen in Krisenzeiten reagieren, wie sich aktuell zeigt.

Sichere Digitalisierung sorgt für erfolgreiches Recruiting

Schaut man sich vor allem bei größeren Unternehmen in den Personalabteilungen um, so stellt man fest, dass kein anderer HR-Bereich so stark digitalisiert ist, wie das Recruiting. Nicht ohne Grund – schließlich sorgen digitale Prozesse im Recruiting für

  • schnellere Erfolge
  • größere Reichweiten einer Stellenausschreibung
  • eine positive Candidate Journey
  • ein aktives und positives Employer Branding
  • bessere Such- und Filtermöglichkeiten
  • Messbarkeit und umfassende Auswertungsmöglichkeiten
  • effizientere Pflege eines Talentpools
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Egal ob Active Sourcing, Chatbots oder der Aufbau einer Arbeitgebermarke – im Recruiting kann die Digitalisierung besonders deutlich zeigen, was alles in ihr steckt. Grundvoraussetzung dafür ist aber die sichere digitale Erfassung der erforderlichen Daten. Das geht am besten über Online-Formulare. Sind diese individuell konfigurierbar, kann schnell auf wechselnde Anforderungen der zu erfassenden Daten reagiert werden – die verschlüsselte Eingabe, Weiterverarbeitung und Übertragung der Daten ist Stand der Technik und sollte auf jeden Fall zur Anwendung kommen.

Kosten und Ressourcen sparen durch die digitale Gehaltsabrechnung

Gerade in der Lohnabrechnung ist die Umsetzung der Digitalisierung für den Mittelstand besonders einfach: In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die sich mit den richtigen Hilfsmitteln ganz oder teilweise automatisieren lassen. Denn letztlich läuft die Entgeltabrechnung jeden Monat nach demselben Schema ab.
Davon abgesehen gibt es viele gute Gründe für Unternehmen jeder Größe, sich mit der digitalen Transformation der Unternehmensprozesse im HR-Bereich auseinanderzusetzen:

  • Effizienzsteigerung: Eine automatisierte Entgeltabrechnung ist in einem Bruchteil der Zeit erledigt. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont und frei für wichtigere Aufgaben, gleichzeitig steigt die Effizienz.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Die relevanten Daten liegen meist ohnehin im Personalsystem (SAP, DATEV, NAVISION, ...) digital vor und müssen lediglich über eine Schnittstelle weiterverarbeitet werden. Die Fehleranfälligkeit des Prozesses verringert sich, wenn der Prozess digital bleibt.
  • Kostenersparnis: Weniger Arbeitszeit bedeutet gleichzeitig auch geringere Kosten. Zugleich werden weitere Kostenfaktoren eingespart, z. B. Druckkosten und Porto. Zudem muss durch die Digitalisierung der Lohnabrechnung seltener externes Fachpersonal hinzugezogen werden (z.B. Steuerberater), nur noch zur Klärung spezieller Fragen.

Automatisierung ein wichtiger Baustein für DSGVO-Konformität

Ein Großteil des Arbeitsalltags von Personalern beispielsweise besteht aus administrativen Aufgaben wie dem Anlegen und Pflegen von Personalakten, dem Bearbeiten von Krankmeldungen, der Lohnbuchhaltung oder des Bewerbermanagements. Diese Aufgaben sind zweifelsfrei wichtig, aber auch zeitaufwendig und lästig. Hinzu kommt, dass die administrierten Daten praktisch alle personenbezogen sind und damit zu den sensibelsten überhaupt gehören. Fehler bei der Verarbeitung führen zwangsweise zu einem Verstoß gegen die DSGVO. Damit einher können hohe Geldstrafen für das Unternehmen und auch den handelnden Mitarbeiter gehen.

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Die Digitalisierung hat für dieses Problem die ideale Lösung – immerhin lassen sich administrative Aufgaben sehr effektiv und leicht automatisieren und beispielsweise Löschfristen für Bewerber- oder Mitarbeiterdaten systemseitig verwalten. Das wiederum spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote und trägt somit maßgeblich zum Erfolg der Personalabteilung sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Secure Content Plattformen bieten Mehrwert bei COViD-19

All diese Digitalisierungsmerkmale sind Bestandteile von Secure Content Plattformen, wie FTAPI. Dazu kombiniert FTAPI modernste Verschlüsselungstechnologie mit einem Maximum an User-Komfort und einer Vielzahl von Automatisierungsmöglichkeiten. Darüber hinaus hilft FTAPI Arbeitsprozesse, die besonderem Schutz bedürfen schnell und einfach zu digitalisieren.

FTAPI kann in der aktuellen Situation in einem weiteren Punkt entscheidend helfen: Flatten the curve – also den Anstieg der Infektionen so lang wie möglich hinauszögern, um das Gesundheitssystem zu entlasten – ist die erklärte Strategie in der Coronakrise. Das funktioniert am besten, wenn persönlicher Kontakt weitestgehend vermieden wird und auch alle anderen Übertragungswege des Virus eingedämmt werden. Das ist schwierig in der Praxis, wenn viele Vorgänge noch nicht digital abgewickelt werden, sondern auf persönlichen Kontakt oder die Bearbeitung in Papierform beruhen. Die Digitalisierung der Dateneingabe durch individualisierbare Formulare über die beispielsweise bequem Krankmeldungen aber auch alle anderen Dateneingaben ins Unternehmen erfolgen können, helfen hierbei ebenso wie die papierlose Gehaltsabrechnung.

Außerdem ermöglicht es FTAPI, sofort eine DSGVO-konforme Infrastruktur für Home Office einzurichten und während der Krise Kommunikation, Ablage und Zusammenarbeit auch mit sensiblen Unternehmensdaten ohne VPN problemlos im Home Office durchzuführen.

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