24. Februar 2017 Die digitale Gehaltsabrechnung – ein echter Mehrwert für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Monat für Monat zeigt sich in Unternehmen das gleiche Bild: Die Gehaltsabrechnungen werden von SAP oder DATEV erstellt, gedruckt, kuvertiert und anschließend entweder per Post an die Mitarbeiter versendet oder durch den Abteilungsleiter verteilt. Das bedeutet immer noch einen immensen Kosten- und Verwaltungsaufwand und steht im Widerspruch zur Digitalisierungsstrategie, die immer mehr Unternehmen verfolgen. Die Lösung: die digitale Gehaltsabrechnung.

Stellen Unternehmen auf die elektronische Gehaltsabrechnung um, werden diese nicht mehr in Papierform übergeben, sondern im digitalen Archiv eines jeden Mitarbeiters sicher abgelegt. Dort sind sie für ihn gesammelt gespeichert, zu jeder Zeit abrufbar und können beliebig oft gedruckt oder sogar weitergeleitet werden.

Versandprozess Gehaltsabrechnung

Kostenfaktor als entscheidender Unternehmensvorteil

Entscheidet sich ein Unternehmen für den digitalen Verdienstnachweis, so kann es damit bis zu 70% an Kosten einsparen. Ein reizvoller Vorteil wenn man bedenkt, wie hoch die Kosten für Papier, Porto, Kuverts, Druck und das dafür benötigte Personal sind. Pro Monat und Mitarbeiter entsteht so ein Aufwand zwischen 1 – 1,50 €. Hochgerechnet auf das ganze Unternehmen und Jahr ergibt sich schnell eine große Summe an Geld, wie das Rechenbeispiel anhand eines Unternehmens mit 5000 Mitarbeitern zeigt. Dieses Geld kann wesentlich effizienter eingesetzt werden.

Rechenbeispiel Gehaltsabrechnung

Gleichzeitig wird durch den digitalen Prozess die Bereitstellung der monatlichen Abrechnung erheblich vereinfacht. In der Regel lassen sich solche Lösungen ganz einfach in die bestehenden Systeme eines Unternehmens integrieren, unabhängig von deren genutztem Lohnsystem. Dadurch entsteht für die IT kein zusätzlicher Administrations- oder Schulungsaufwand und die Mitarbeiter profitieren von der unkomplizierten Anwendung.

Die Vorzüge für Arbeitnehmer

Viele Arbeitnehmer kennen diese Situation: Hat man seine Gehaltsabrechnung erst einmal erhalten, landet sie neben vielen anderen Dokumenten in Schränken, Schubladen oder Ordnern. Werden diese dann für die Steuererklärung oder einen neuen Mietvertrag gebraucht, ist man erst einmal mit dem Durchforsten der Ablage beschäftigt und kann sie im schlimmsten Fall nicht wieder finden. Das raubt Zeit und Nerven.

Im Gegenzug dazu stellt die elektronische Gehaltsabrechnung eine bequeme und sichere Alternative dar. Die monatlichen Abrechnungen werden in einem geschützten, digitalen Archiv abgelegt, auf das nur der jeweilige Arbeitnehmer Zugriff hat. Dort werden diese Dokumente gesammelt aufbewahrt und man weiß somit zu jederzeit, wo sich diese befinden. Das Abheften und manuelle Aufbewahren entfällt komplett. Zusätzlich werden die Dokumente vor Diebstahl, Brand- und Wasserschäden sowie Verlust geschützt. Wird ein Dokument benötigt, kann es jederzeit abgerufen und beliebig oft nachgedruckt werden.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Datenschutz

Dennoch gibt es viele Arbeitnehmer, die noch Bedenken gegenüber der elektronischen Gehaltsabrechnung haben. Denn immerhin geht es dabei um sehr sensible Informationen, die nicht in die Hände anderer Personen fallen sollen. Zu unsicher und kein ausreichender Datenschutz sind die Schlagwörter, die fallen.

Und natürlich muss sichergestellt sein, dass eine solche Lösung vertrauenswürdig, rechtskonform und verlässlich ist. Dafür gilt es bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, wie beispielsweise das Bundesdatenschutzgesetz oder das Arbeitsrecht.

Möglich wird das durch ein System, dass bei der Übertragung und Speicherung der digitalen Gehaltsabrechnung auf eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzt. Dadurch bleiben die sensiblen Daten eines jeden Arbeitnehmers vor unbefugten Dritten geschützt. Eine Zugriffskontrolle stellt zudem sicher, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Dokumente einsehen kann. Der automatische Schlüsselaustausch, der im Hintergrund abläuft, erhöht dabei die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Achten Unternehmen bei der Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung auf diese Punkte, dann stellt sie eine einfachere und effizientere Möglichkeit im Gegensatz zur kosten- und aufwandsintensiven Papierform dar.

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