Sichere Bürgerkommunikation im Regnitztal – Wie die Gemeinde Möhrendorf den Datenschutz verbessert

Die Gemeinde Möhrendorf, am westlichen Ufer der Regnitz gelegen, ist nicht nur bekannt für seine historischen Wasserschöpfräder. Der Ort nördlich von Erlangen zählt laut bayerischem Landwirtschaftsministerium auch zu den 100 Genussorten in Bayern. Dafür sorgen besonders der fränkische Spargel, zahlreiche Wurstvariationen sowie Karpfenspezialitäten.

Nicht nur, wenn es um den Tourismus geht, ist die Gemeindeverwaltung Möhrendorf eine wichtige Anlaufstelle für Bürgerbelange. Auch bei allem Administrativen wie etwa Bauvorhaben, Kita-Anmeldungen oder der Abfallentsorgung wenden sich die rund 5000 Einwohner an das Rathaus. Und das zunehmend auf digitalem Weg. Bei vielen digitalen Anträgen müssen Bürger personenbezogene und sensible Daten ans Amt übermitteln. Solche Dateien genießen nicht nur einen besonderen rechtlichen Schutz, sie sollten auch nicht in die Hände Dritter gelangen. Da empfiehlt sich ein sicherer Datenaustausch.

Bisher war es für die Möhrendorfer relativ kompliziert, sicher digital mit der Gemeinde zu kommunizieren. Bestehende Lösungen erforderten eine umständliche Registrierung und regelmäßige Logins. Der Bedienkomfort war gering. Für die Gemeindeverwaltung und seinen geschäftsleitenden Beamten Stephan Buchner war daher klar, dass eine Lösung für den Datenaustausch gefunden werden musste, die nicht nur sicher, sondern auch für Bürger sehr einfach zu bedienen ist.

Bei der Suche stieß die Gemeinde durch die Empfehlung einer anderen Kommune auf SecuTransfer von FTAPI. Hiermit lassen sich Dateien jeder Größe sicher und einfach senden und empfangen. Das geht sowohl über herkömmliche Internetbrowser als auch über ein AddIn in bekannten E-Mail-Programmen oder über den digitalen Briefkasten SubmitBox.

„Auf unserer Homepage haben wir für jeden Verwaltungsmitarbeiter einen Link zu einer eigenen SubmitBox eingerichtet. Bürger, Vereine, Firmen und Organisationen haben so die Möglichkeit, jedem Sachbearbeiter direkt und verschlüsselt Nachrichten und Dateien zu übersenden“, sagt Stephan Buchner. Man benötigt keine Registrierung mehr, was den Ablauf beschleunigt.

Jeder Bürger kann sich somit sicher sein, dass bei der Nutzung der SubmitBox durch die angebotene Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sensible Daten ausschließlich beim gewünschten Sachbearbeiter landen. Die Lösung von FTAPI ist komplett in Deutschland entwickelt und alle übermittelten Daten werden auf zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert. Damit ist die Lösung auch DSGVO-konform.

Zusätzlich haben die Sachbearbeiter der Gemeinde FTAPI SecuTransfer in ihrem Outlook integriert. Jeglicher ausgehender E-Mail-Schriftverkehr mit Anhängen wird damit automatisch abgesichert und verschlüsselt. „Bei E-Mails ohne Anhang entscheidet jeder Sachbearbeiter selbst, ob eine Verschlüsselung notwendig ist“, so Stephan Buchner weiter.

Die Lösung von FTAPI war nach wenigen Tagen im April 2021 eingerichtet und die neue und vor allem einfache Art, sicher mit der Behörde zu kommunizieren, wird auch zunehmend von den Bürgern, Vereinen und Firmen angenommen. „Das Thema Datenschutz ist bei unserer Gemeinde beim Austausch von Nachrichten und Daten mit Bürgern keine Worthülse“, kommentiert Stephan Büchner.

(Im Text sind immer alle Geschlechter gemeint. Bilderquelle: Gemeinde Möhrendorf)

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